Cosa fa un impiegato di file?

Gli impiegati di file usano un sistema, generalmente numerico o alfabetico, per mantenere record cartacei o elettronici, tra cui corrispondenza, ricevute, contratti e fatture, per garantire che le informazioni siano facili da individuare quando sono necessarie. Organizzano e file documenti, recuperano i dati e caricano file elettronici.

Secondo la u.S. Aggiornamento del Bureau of Labor Statistics 2018, circa 110.020 impiegati sono stati impiegati nella U in U.S. Lavorano in assistenza sanitaria, servizi sociali, accademia e vari tipi di uffici professionali come gli studi legali. Qualsiasi organizzazione che genera un grande volume di documenti o documenti elettronici assunti ad impiegati.

File di impiegati e responsabilità

Le aziende, grandi e piccole, hanno server designati, armadi, cassetti, stanze e magazzini in cui sono archiviati file di casi, documenti e altri tipi di informazioni. Gli impiegati di file sono responsabili della manutenzione di questi spazi. Questo lavoro generalmente richiede la capacità di svolgere il seguente lavoro:

• Sviluppa sistemi di archiviazione organizzati.
• Crea, elabora e mantieni i record di file.
• Archiviare e recuperare documenti per altro personale.
• Preparare i record per l'archiviazione fuori sede.
• Mantieni i registri della stanza dei file per tracciare la posizione dei file.
• Smaltire i file secondo i programmi stabiliti da ritenzione di documenti.

Oltre a gestire i registri di un'organizzazione, gli impiegati possono essere chiamati ad assistere in una serie di altre aree, tra cui i visitatori di saluti; rispondere ai telefoni e dirigere le chiamate; Digitare memo, e -mail e altri tipi di documenti; Registrazioni di trascrizione; progettare forme; attrezzatura per ufficio operativo; e gestire materiali riservati.

Stipendio dell'impiegato di file

Lo stipendio di un impiegato di file varia in base all'esperienza, alla posizione e alla possibilità di multitasking in altri ruoli:

• Stipendio annuale medio: $ 31.700 ($ 15.24 ore)
• Stipendio annuo del 10% superiore:Più di $ 50.230 ($ 24.15/ora)
• Stipendio annuo inferiore del 10%: Meno di $ 21.390 ($ 10.28/ora)

Fonte: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Istruzione, formazione e certificazione

Gli standard educativi sono fondamentali per questa professione e la maggior parte della formazione avviene sul lavoro.

• Formazione scolastica: Un diploma di scuola superiore o un equivalente è in genere necessario, sebbene alcune persone che lavorano come impiegati abbiano lauree e titoli avanzati. Circa l'11% ha certificati post -secondari.
• Formazione: Qualche esperienza lavorativa in un campo simile è utile. La formazione sul lavoro spesso implica lavorare sotto un impiegato più esperto per alcune settimane a pochi mesi.

File Clerk Abilità e competenze

Lavorare come impiegato di file richiede forti capacità di organizzazione e comunicazione, nonché meticolosa attenzione ai dettagli. Gli impiegati di file possono anche essere tenuti a eseguire occasionali sollevamenti pesanti di caselle di file e simili. Altre abilità e capacità vitali includono:

• Competenze di computer e software: Dovresti sentirti a tuo agio usando Internet e l'elaborazione testi, fogli di calcolo e app di posta elettronica. Potrebbe essere necessario avere anche familiarità con il software di gestione dei documenti, come EfileCabinet o archiviazione di file nel cloud.
• Abilità di comprensione della lettura: Una parte importante di questa posizione prevede la derivazione della natura di un documento dal suo contenuto e la collocarla in una posizione logica in cui gli altri si aspettano di trovarlo.
• Capacità di ascolto:L'ascolto è importante per comprendere le esigenze dei colleghi e attuare le loro richieste e suggerimenti.
• Capacità di pensiero critico: Le capacità logiche e decisionali sono fondamentali per ordinare rapidamente vari documenti e determinare cosa farne con loro.

Outlook di lavoro

Si prevede che l'occupazione dell'impiegato file diminuirà di circa il 10% tra il 2016 e il 2026 poiché le organizzazioni combinano funzioni amministrative, come la reception e il deposito, e la capacità e la facilità d'uso della memoria tecnologica dei dati continuano a crescere.

Ambiente di lavoro

Gli impiegati di file sono impiegati in un ambiente di ufficio, dove trascorrono gran parte del loro tempo a recuperare e consegnare file ad altri dipendenti o sedersi di fronte a un computer. Gli impiegati di file che lavorano in un ufficio più ampio hanno l'opportunità di incontrarsi e interagire con il personale dell'azienda a molti livelli.

Orario di lavoro

Gli impiegati di file lavorano durante le normali ore di ufficio di norma. Quando un ufficio è aperto a clienti e altri dipendenti sono sul posto di lavoro, dovrebbe essere anche un impiegato di file. Poiché il volume dei documenti prodotti può essere significativo, a seconda delle dimensioni e della natura dell'organizzazione, un impiegato di file potrebbe dover lavorare a tempo pieno per tenere il passo con il flusso. Ma questo non significa che le opportunità di condivisione del lavoro o le posizioni part-time non siano disponibili. Gli straordinari non sono generalmente richiesti.

Come ottenere il lavoro

Aggiorna il tuo curriculum

Prima di inviare un curriculum ai potenziali datori di lavoro, rivedilo e aggiornarlo per assicurarsi che sia attuale e privo di errori di battitura e inesattezze. Se non hai un curriculum o un'esperienza lavorativa da elencare, usa suggerimenti di esperti e un solido esempio per creare un primo curriculum vincente.

Preparati per l'intervista

Prima dell'intervista, cerca l'azienda e chiedi a un amico di aiutarti a esercitarti a rispondere ad alcune delle domande di intervista più comuni. Più ti alleni, più ti sentirai a tuo agio quando sei seduto di fronte al responsabile delle assunzioni.

Confronto di lavori simili

Le persone interessate a lavorare in uno scenario d'ufficio considerano anche altri tipi di lavori d'ufficio. Alcuni di questi lavori possono richiedere ulteriori istruzione e formazione. Ecco un elenco di lavori simili, insieme ai loro stipendi annuali mediani:

• Assistente amministrativo: $ 38.880
• Contabile: $ 40.240
• Trascrittista medico: $ 34.770

Fonte: u.S. Manuale delle prospettive sul lavoro delle statistiche del lavoro, 2018