Cosa fa un receptionist?

Per definizione, un receptionist è la prima persona ad essere vista da un visitatore di qualsiasi azienda. Sono la prima linea di difesa di un'azienda. L'ingresso anteriore di un complesso d'ufficio o di una struttura medica di solito avrà un receptionista di stanza lì per indirizzare i visitatori all'ufficio corretto all'interno della struttura. I singoli uffici all'interno dell'azienda potrebbero anche avere i propri receptionisti.

Doveri e responsabilità della receptionist

I receptionist svolgono una varietà di attività amministrative e di ufficio:

• Rispondi alle telefonate: Ciò può comportare la presa di messaggi o la regia di chiamate al personale appropriato e persino rispondere direttamente a domande generali da clienti, clienti e altri.
• Pianifica clienti e clienti: La maggior parte dei receptionist è responsabile della pianificazione di clienti e clienti per incontrare il personale, oppure pianificherà il personale per compiti fuori sede, come le apparizioni e le riunioni del tribunale.
• Ricevi visitatori: Un receptionist potrebbe essere in grado di affrontare le esigenze di un cliente, ma spesso li dirige verso il personale o la posizione adeguati.
• Raccogliere informazioni: Questo è più comune per coloro che lavorano in strutture mediche. Potrebbero essere accusati di raccogliere informazioni personali da nuovi pazienti e di confermare la copertura assicurativa.
• Rispondi alla posta in arrivo: Ciò include sia la posta e -mail che la posta di carta, in genere indirizzando ciascuno al personale adeguato.

Alcuni receptionisti assumono anche doveri di segreteria, come la digitazione, l'archiviazione e la copia di corrispondenza e documenti.

Stipendio receptionist

Lo stipendio può variare in qualche modo per industria, ma questa è spesso una posizione entry-level e paga di conseguenza. I receptionist sono comunemente compensati all'ora, ma alcuni potrebbero guadagnare stipendi.

• Stipendio annuale medio: $ 28.392 ($ 13.65/ora)
• Stipendio annuo del 10% superiore: Più di $ 40.872 ($ 19.65/ora)
• Stipendio annuo inferiore del 10%: Meno di $ 20.072 ($ 9.65/ora)

Fonte: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2017

Istruzione, formazione e certificazione

Questa non è una posizione che richiede molta istruzione o formazione.

• Formazione scolastica: I receptionist sono in genere tenuti ad avere un diploma di scuola superiore o equivalente.
• Formazione: La formazione è spesso sul lavoro e specifico per le esigenze del particolare settore o azienda.
• Esperienza: La conoscenza dei programmi e del software per computer può essere utile perché molte attività di un reception sono accelerate dalla tecnologia.

Competenze e competenze della receptionist

Le competenze richieste per un lavoro di receptiony possono variare in base al settore, ma alcuni sono comuni alla maggior parte delle aziende.

• Professionalità: Sei la prima persona che un cliente o un altro visitatore vede all'arrivo. Sei la loro prima impressione del tuo datore di lavoro. Dovresti incarnare gli ideali della tua azienda, sia nel tuo comportamento che nel tuo aspetto.
• Abilità comunicative: Il tuo compito principale è salutare le persone. Scopri di cosa hanno bisogno e aiutali a prenderlo. La maggior parte di questa comunicazione sarà verbale, di persona o per telefono.
• Abilità interpersonali: Lavorerai a stretto contatto con varie persone. Se cade un incontro importante, potresti dover spiegare perché. Se qualcuno sta vivendo una brutta giornata, potresti sopportarne il peso e rispondere in modo appropriato può essere critico.
• Nervi d'acciaio: Se un'emergenza si sviluppa in o di fronte al tuo luogo di attività, potresti essere la prima persona che deve rispondere e decidere cosa fare.
• Competenze tecnologiche: Utilizzerai un sistema telefonico complesso, probabilmente uno con più linee interne ed esterne che devi continuare a funzionare senza intoppi. Potresti anche avere familiarità con fogli di calcolo, software di elaborazione di testi, e-mail e sistemi di condivisione di file della tua azienda e possibilmente diverse piattaforme di social media.
• Organizzazione: Sarai il nesso di gran parte della comunicazione interna del tuo datore di lavoro, quindi non dovrai solo mantenerti organizzato, ma dovrai anche mantenere organizzati tutti gli altri. Potresti essere responsabile dello stoccaggio e del raddrizzamento dei materiali di lettura o delle risorse informative anche nella tua area di attesa.
• Capacità multitasking: Una telefonata arriverà inevitabilmente mentre sei ancora in linea con qualcun altro. Dovrai salutare il nuovo chiamante, quindi tornare indietro. Nel frattempo, tre persone potrebbero aspettare di persona per parlare con te. Dovrai mantenere le esigenze di ogni persona separate nella tua mente, non trascurare nessuno e non essere sopraffatto o frustrato.

Outlook di lavoro

Complessivamente, si prevede che la crescita dell'occupazione per gli addetti alle reception nelle industrie sanitarie sia di circa il 9% dal 2016 al 2026, che è circa la media. Altre industrie potrebbero diventare più dipendenti dalla tecnologia e meno bisognose di gatekeeper umani.

L'avanzamento è comune interno. Molti receptionist si spostano in altre posizioni all'interno delle loro aziende.

Ambiente di lavoro

I receptionist possono essere trovati praticamente in ogni settore. È il loro compito proteggere la porta e mantenere l'ordine su ospiti, telefoni e posta in arrivo in arrivo. Ciò significa che non hanno molto in termini di privacy personale. I loro luoghi di lavoro si trovano in genere in aree ad alto traffico e potrebbero dover affrontare clienti, clienti o situazioni spiacevoli.

Orario di lavoro

Questa è in genere una posizione a tempo pieno durante le normali ore lavorative. Ciò può variare tra le aziende che rimangono aperte nei fine settimana, nelle vacanze o nelle serate, tuttavia, come le strutture mediche. Circa il 25% degli addetti alla reception lavora part-time.

Come ottenere il lavoro

Scrivi la lettera di presentazione perfetta

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Confronto di lavori simili

Coloro che considerano il ruolo di receptionist potrebbero anche essere interessati a queste carriere:

• Rappresentante del Servizio Clienti: $ 32.890
• Impiegati di informazioni: $ 33.680
• Tecnici e assistenti della biblioteca: $ 29.050

Fonte: u.S. Ufficio di Statistiche sul Lavoro

Receptionist riprende l'esempio

Questo è un esempio di curriculum per una posizione receptionist. Scarica il modello di curriculum receptionist (compatibile con Google Docs e Word Online) o vedi sotto per ulteriori esempi.

Receptionist riprendi esempio (versione di testo)

Richiedente Jonathan
123 Moore Avenue
Albany, NY 12201
(111) 222-3333
[email protected]

ADDETTO ALLA RECEPTION

Gestire un ufficio frenetico e frenetico con professionalità ed efficienza

Esperto in ambienti sia legali che medici e sono orgogliosi di essere i clienti prima che i clienti vedono in ufficio o la prima voce che sentono al telefono.

Le abilità chiave includono:

• Microsoft Office
• Telefoni multiline
• Risoluzione del conflitto
• Assistenza clienti
• Altamente organizzato
• Multitasking

Esperienza professionale e volontaria

Uffici legali di Smith e Reilly, Colonie, New York
Receptionist/assistente amministrativo (Febbraio 2015-presente)

Prima persona di contatto per i clienti. Organizzare i documenti in preparazione per le date del tribunale. Pianifica e partecipa alle riunioni e prendi i minuti. Altri doveri per uffici generali.

Dental Office of Dr. FABBRO, Albany, New York
ADDETTO ALLA RECEPTION (Novembre 2012-gennaio 2015)

Salutati i pazienti quando arrivarono. Appuntamenti programmati di persona e al telefono. File medici gestiti (realizzazioni, ordinamento e archiviazione). Reclami archiviati presso le compagnie di assicurazione dentale.

National Power and Gas Company, Albany, NY
RAPPRESENTANTE DEL SERVIZIO CLIENTI (Maggio 2011-ottobre 2012)

Rispose chiamate al servizio clienti e problemi risolti e preoccupazioni. Indirizzato i clienti a risorse appropriate quando necessario. Sistema di assistenza clienti comodamente utilizzato da computer.

Camp Happiness, Albany, NY
Consigliere volontario (Giugno 2009-presente)

Trascorri una settimana ogni estate lavorando al campo per bambini in età scolare. Organizzare attività e servire come mentore per la frequenza dei giovani.

Istruzione e credenziali

City College, Albany, New York
Bachelor of Arts in Business Administration, 2011