Cosa fa un assistente amministrativo?

Gli assistenti amministrativi, compresi i segretari, sono la spina dorsale della funzionalità dell'ufficio. Digitano e preparano documenti, pianificano gli appuntamenti e mantengono i file. Rispondono ai telefoni e alle chiamate dirette e aiutano con le riunioni del personale. In alcuni uffici, potrebbero gestire le attività di contabilità fondamentali e potrebbero accettare il pagamento da clienti e clienti.

Un assistente amministrativo che lavora in remoto è comunemente indicato come assistente virtuale.

Circa 3.6 milioni di assistenti amministrativi e segretari stavano lavorando nella U.S. nel 2019.

Doveri e responsabilità amministrativi

Le responsabilità degli assistenti amministrativi possono variare a seconda del tipo di ufficio in cui lavorano, ma alcuni doveri comuni includono:

• Rispondi ai telefoni e prendi messaggi.
• Generare documenti.
• Metti insieme presentazioni di diapositive
• Crea fogli di calcolo.
• Gestisci database.
• Creare e/o mantenere siti Web.
• Esegui contabilità di base.
• Agisci come responsabile dell'ufficio, pianificazione di eventi del personale come cene di premi ed eventi di raccolta fondi, pianificare le riunioni dei clienti e organizzare programmi per i colleghi.

Stipendio assistente amministrativo

Lo stipendio può dipendere dalla natura del business in cui è impiegato un assistente amministrativo, nonché dalla portata dei doveri. Coloro che servono i dirigenti ricevono la massima paga.

• Stipendio annuale medio: $ 40.990 ($ 19.71/ora)
• Stipendio annuo del 10% superiore: Più di $ 67.510 ($ 2.46/ora)
• Stipendio annuo inferiore del 10%: Meno di $ 26.880 ($ 12.92/ora)

Istruzione, formazione e certificazione

Questa occupazione non richiede alcuna istruzione avanzata specifica, ma può essere utile.

• Formazione scolastica: Avrai bisogno di un diploma di scuola superiore o dell'equivalente e puoi ottenere un vantaggio sul campo iscrivendosi a un programma di laurea associato o frequentando un programma di formazione di segreteria dopo il liceo. I segretari spesso possiedono lauree o guadagnano certificazioni incentrate sulla specialità come il segretario legale accreditato o l'assistente amministrativo medico certificato in un numero crescente di settori. Assistenti e segretari esecutivi dovrebbero avere almeno alcuni crediti universitari, se non di una laurea.
• Formazione: Prendi in considerazione l'idea di iniziare con un'agenzia di lavoro temporanea. Questi a volte offrono formazione alle nuove reclute. Altrimenti, se si dispone di alcune competenze di segreteria o amministrativa di base, potrebbe essere fornita una formazione sul lavoro mentre apprendi le corde di un particolare business o campo.

Competenze e competenze assistente amministrative

Avrai bisogno di diverse abilità essenziali per riuscire a diventare un assistente amministrativo.

• Competenze di computer e software: Dovresti sentirti a tuo agio con Microsoft Office, Email e Internet. Potrebbe essere necessario avere familiarità con QuickBooks o altri programmi software di contabilità se lavori per una piccola impresa.
• Abilità multitasking: Questo può essere particolarmente importante se agisci anche come manager. Dovresti essere in grado di destreggiarti con diverse richieste contemporaneamente.
• Capacità di comunicazione verbale e scritta: Questi sono essenziali. Dovresti avere un solido comando della lingua inglese e possedere buone capacità di correzione.
• Abilità interpersonali: Lavorerai con gli altri, compresi i clienti e altri membri del personale dell'ufficio. Le buone maniere e un comportamento calmo possono essere molto importanti.
• Capacità organizzative: È necessario essere orientato ai dettagli e organizzare, in grado di individuare un documento o un protocollo di richiamo in un momento.
• Capacità decisionali: Ti ritroverai spesso a gestire diversi compiti quasi contemporaneamente, in particolare negli uffici impegnati, quindi dovresti essere in grado di dare la priorità e prendere decisioni economiche. Un cliente potrebbe desiderare subito un appuntamento, ma ha davvero un'emergenza o può aspettare qualche giorno?

Outlook di lavoro

Sfortunatamente, questa posizione non ha una prospettiva di lavoro incoraggiante. Il u.S. Bureau of Labor Statistics Projects secondo cui i progressi tecnologici inizieranno a assumere il controllo di molti incarichi di assistenti amministrativi dal 2019 al 2029, con conseguente calo del 9% della crescita del lavoro.

Ambiente di lavoro

Questa posizione è richiesta da quasi ogni settore. Potresti ritrovarti a lavorare in un ufficio medico, in uno studio legale, in un ufficio governativo o per un piccolo appaltatore di quartiere. In ogni caso, probabilmente ti ritroverai in un ufficio.

Gli assistenti virtuali stanno diventando sempre più richiesti, quindi è possibile che tu possa essere in grado di lavorare da casa.

Orario di lavoro

Questo è quasi invariabilmente un lavoro a tempo pieno durante le normali orari lavorativi, ma la natura dell'azienda potrebbe richiedere un lavoro di fine settimana, come se fossi impiegato da una clinica medica. Inoltre, quelli della professione legale potrebbero scoprire che si prevede che dedicheranno lunghe ore prima delle prove e delle scadenze.

Come ottenere il lavoro

Ottieni consigli luminosi

I datori di lavoro che assumono un segretario o un assistente amministrativo sono alla ricerca di un individuo con cui può lavorare comodamente, che si fonderà bene con altro personale e chi può essere affidabile con informazioni riservate. Forti lettere di raccomandazione possono dimostrare queste qualità.

Usa la tua rete

Attingi alla tua rete per ottenere lead su Op Openings. Contatta i contatti di Facebook e LinkedIn, amici di famiglia, vicini ed ex datori di lavoro. Fai sapere loro che apprezzeresti le presentazioni a chiunque possa assumere.

Aperture rintraccia

Fai una ricerca su Google per aperture di lavoro con parole chiave come assistente amministrativo, assistente di marketing, assistente editoriale, segretario medico, segretario legale e assistente di ufficio per generare elenchi di lavoro. Molti lavori amministrativi saranno anche pubblicizzati nella sezione occupazionale del sito Web per il tuo giornale locale o la Camera di commercio.

Inchiodare che riprende

Questo curriculum di esempio può guidarti e aiutarti a assicurarti che tutte le migliori parole chiave siano incluse. E non trascurare il potere di una grande lettera di presentazione per accompagnarla.

Ace la tua intervista

Conoscere in anticipo ciò che ti viene chiesto può fare molto può fare molto per fare la tua intervista. Considera alcune domande di esempio comuni e decidi le tue risposte in anticipo.

Confronto di lavori simili

Alcuni lavori simili e la loro retribuzione annuale mediana includono:

• Reporter di corte: $ 61.660
• Impiegato di informazione: $ 36.920
• Trascrittista medico: $ 44.090