Cos'è la frequenza sul posto di lavoro?

La presenza sul posto di lavoro è le ore e i giorni che i dipendenti si presentano per lavoro. Per i datori di lavoro, è importante sapere se e quando i loro dipendenti si presentano come previsto.

Scopri di più sulla frequenza sul posto di lavoro e sui metodi che le aziende usano per monitorarla.

Cos'è la frequenza sul posto di lavoro?

La frequenza sul posto di lavoro è se un dipendente si è presentato per lavoro all'ora e all'ora stabilita. Il termine più frequentemente si riferisce ai dipendenti pagati ogni ora.

I lavoratori orari sono generalmente non esenti, il che significa che sono coperti dalle disposizioni salariali e straordinarie del Fair Labor Standards Act (FLSA). Sono tenuti a tracciare il loro tempo e sono dovuti alla retribuzione degli straordinari al tasso di tempo e mezzo per qualsiasi ora lavorata su più di 40. I dipendenti esenti, come i professionisti stipendiati, non sono monitorati per ora; Invece, sono tenuti a lavorare tutte le ore necessarie per completare un lavoro.

Il Fair Labor Standards Act richiede il monitoraggio delle ore lavorate in un giorno, le ore lavorate in una settimana, la retribuzione oraria, i guadagni settimanali totali, i guadagni settimanali straordinari settimanali e i salari totali pagati, tra gli altri dettagli. Il monitoraggio delle presenze sul posto di lavoro aiuta i datori di lavoro a registrare correttamente le ore lavorate.

La frequenza sul posto di lavoro è importante per tutti i dipendenti, ma è particolarmente fondamentale per le posizioni rivolte ai clienti o di servizio. È anche importante per i dipendenti che fanno parte di un processo automatizzato che richiede che un lavoratore sia presente in ogni workstation per produrre un determinato prodotto o un servizio, come il lavoro di linea di produzione in una struttura di produzione.

Naturalmente, i dipendenti dovrebbero presentarsi per ogni turno come previsto, ma a volte sono assenti senza congedo. Le assenze non scuse persistenti sono conosciute come assenteismo. Questo modello di ripetute assenze può influenzare i profitti di un'azienda. Il monitoraggio delle presenze e delle assenze aiutano i datori di lavoro a scoprire modelli e persino a interrompere i dipendenti con troppe assenze non scuse.

Come funziona la partecipazione sul posto di lavoro

Quando un datore di lavoro monitora la presenza sul posto di lavoro, cercano di vedere se i loro dipendenti si presentano in tempo e rimangono per il loro pieno turno nei giorni di lavoro programmati.

Per proteggere da assenze eccessive, i datori di lavoro istituiscono comunemente politiche di frequenza sul posto di lavoro. Le politiche di presenza definiscono chiaramente le aspettative sulla partecipazione. Definiscono anche le procedure per il congedo (come il tempo di malattia o i giorni di vacanza). Ancora più importante, queste politiche descrivono le azioni disciplinari che seguiranno una violazione della politica.

Ad esempio, una politica di presenza specificherà che un dipendente deve essere presente e puntuale per il lavoro per ogni turno programmato, a meno che non abbia richiesto e ricevuto, per iscritto, l'approvazione per il tempo libero.

Inoltre, la politica potrebbe affermare che qualsiasi dipendente, per esempio, con quattro o più assenze non scusate, rischia di perdere il lavoro. Un'assenza di tre giorni senza avvisare il datore di lavoro potrebbe essere considerata l'abbandono di lavoro, nel qual caso il dipendente sarebbe stato risolto.

Sistemi di frequenza senza colpa

Un tentativo di strutturare una politica di frequenza equa è chiamato il sistema di frequenza senza colpa. L'obiettivo di questo sistema è premiare la buona partecipazione ed eliminare l'impiego di persone con cattive record di presenze.

È un sistema obiettivo che pone la responsabilità e la responsabilità per la frequenza sulla spalla del dipendente. In un sistema di partecipazione senza colpa, le assenze vengono assegnate punti utilizzando un sistema come questo:

• Ogni assenza = 1 punto
• Ogni late-in (tardy) o precoce = 1/2 punto
• Ogni no-show per lavoro = 2 punti
• Ogni ritorno senza chiamata precedente = 1 punto
• Ogni trimestre senza assenza elimina tutti i punti e premia il dipendente con un giorno libero con la retribuzione.
• Ogni dipendente inizia fresco, senza punti, ogni anno.

Questo sistema a punti mira a semplificare i problemi di frequenza ed eliminare le scuse.

Anche con una politica di partecipazione senza colpa, i datori di lavoro devono rimanere entro i limiti della legge. Ad esempio, le assenze ai sensi della Family and Medical Leave Act (FMLA) sono protette dalla legge. Ai datori di lavoro è vietato negare ai dipendenti il ​​loro diritto di utilizzare il congedo FMLA, né possono vendicarsi contro un dipendente che usa quel congedo. Un dipendente che prende un congedo protetto di assenza non può essere punito sotto forma di punti per usare questo congedo.

L'azione disciplinare progressiva di solito accompagna un sistema di frequenza senza colpa. Ad esempio, un dipendente riceve avvertimenti dopo un certo numero di punti, portando alla risoluzione se ne acquisisce troppi. Ad esempio, il dipendente può ricevere azioni disciplinari per i seguenti punti:

• 7 punti = avvertimento verbale
• 8 punti = avvertimento scritto
• 9 punti = sospensione di tre giorni
• 10 punti = risoluzione

Un sistema come questo consente sia al datore di lavoro che al dipendente di sapere esattamente quali saranno le conseguenze per una scarsa frequenza. Tuttavia, se il datore di lavoro tratta FMLA lascia diversamente da altre assenze scuse, ad esempio in termini di punti detratti per i giorni lavorati, rischiano di violare la legge. I datori di lavoro dovrebbero rivedere regolarmente le politiche di partecipazione senza colpa per assicurarsi di essere conformi ai regolamenti FMLA.

Takeaway chiave

• La presenza sul posto di lavoro è le ore e i giorni che un dipendente si presenta al lavoro.
• Il monitoraggio della frequenza sul posto di lavoro può aiutare un datore di lavoro a identificare i modelli di assenteismo, che possono avere effetti dannosi sulla produttività e la linea di fondo di un'azienda.
• Anche le politiche di frequenza sul posto di lavoro strutturate per essere giuste e imparziali devono ancora essere riviste per la conformità ai sensi della legge FMLA.