Cosa includere in un manuale delle procedure dei dipendenti

Ogni azienda che ha dipendenti (anche un solo dipendente) dovrebbe avere un manuale per i dipendenti. Cos'è un manuale per i dipendenti? È un documento in tre parti (o tre documenti diversi) che ti aiuta come imprenditore in diversi modi:

• Per fornire informazioni ai dipendenti per aiutarli a svolgere il proprio lavoro e conoscere i loro benefici e diritti
• Per aiutarti come imprenditore a gestire la tua azienda e 
• Per proteggere sia tu che i tuoi dipendenti. 

Le tre parti del manuale sono:  

• Un manuale politico che dice ai dipendenti cosa è richiesto da loro e come rispettare le regole dell'azienda, 
• Un manuale di procedura che aiuta a formare i dipendenti e aiuta gli attuali dipendenti a sapere come svolgere il proprio lavoro e 
• Una descrizione dei benefici, inclusi tempo libero, retribuzione e altri vantaggi del lavoro. 

Questo articolo delinea le sezioni che dovrebbero essere incluse e alcune questioni legali che devono far parte del manuale.

Benefici per i dipendenti

Descrivi i benefici che vengono dati ai dipendenti. Spiega come i dipendenti possono diventare ammissibili ai benefici e se tutti i dipendenti si qualificano. Alcuni datori di lavoro limitano alcuni vantaggi solo ai dipendenti a tempo pieno, quindi spiega cosa significhi "a tempo pieno".

Puoi limitare i benefici ai dipendenti che hanno completato il loro tempo di prova; Spiega come funziona. Spiega quali benefici sono i dipendenti taxableto. Includi i benefici richiesti dalla legge, come il risarcimento dei lavoratori e l'assicurazione di disoccupazione. Devi pagare per questi, quindi potresti anche ottenere credito per loro.

Infine, includi la tua discussione su rilanci e promozioni qui, piuttosto che nella sezione di valutazione seguente. Le valutazioni non dovrebbero essere legate direttamente agli aumenti, sebbene spesso siano difficili da separare.

Tempo libero politiche e benefici

Non sei legalmente tenuto a dare ai dipendenti il ​​tempo libero, per vacanze, vacanze, tempo di malattia o tempo personale. Quindi, se dai del tempo libero, prendi un po 'di credito per questo. Spiega quali giorni vengono forniti per le vacanze e come viene determinata l'idoneità alle vacanze.

Includi una descrizione di come la retribuzione è determinata per il tempo libero, per i dipendenti a tempo parziale, ad esempio. Spiegare le circostanze che potrebbero far perdere tempo a un dipendente; Ad esempio, se un dipendente non funziona il giorno prima e dopo una vacanza, non viene data alcuna paga per una vacanza.

Politiche dell'ufficio

Spiega tutte le politiche, comprese le restrizioni al fumo e al consumo di droghe ("Siamo un ufficio non fumatori e non farmaco.") Spiega i motivi delle politiche se vuoi. Includere una politica sulla non discriminazione. Soprattutto, spiega le politiche per la partecipazione e le conseguenze dell'eccessivo assenteismo e ritardo. Vedi questo elenco completo delle politiche dell'ufficio.

Valutazioni dei dipendenti, disciplina, terminazioni

In questa sezione, spiegare come e quando i dipendenti vengono valutati. Discutere il processo di disciplina per le violazioni delle politiche.

Ad esempio, quanti avvertimenti ottengono un dipendente per presentarsi in ritardo? Includi informazioni su quali reati sono così gravi che sono causa di terminazione immediata (uso di droghe, furto, molestie, ecc.) e spiega cosa succede ai dipendenti paga in caso di risoluzione.

Dovresti anche includere una o due frasi per avvisare (si desidera un preavviso di due settimane, ovviamente). Ma non devi dare un avviso ai dipendenti che vengono interrotti a meno che tu non lo desideri.

Procedure d'ufficio

Un manuale per i dipendenti è un buon posto per passare attraverso le procedure d'ufficio. Cosa succede prima cosa al mattino? Cosa facciamo in caso di incendio? Come vengono gestiti i venditori/sollecitazioni esterne? Avere i principali problemi trattati nel manuale semplifica la formazione di nuove assunzioni e dà al personale un posto dove guardare quando viene fuori qualcosa.

Termini legali nel manuale dei dipendenti

Due elementi legali che devono anche essere inclusi nel manuale dei dipendenti:

• Dichiarazione di "nessun contratto": Non vuoi che nessun dipendente pensi di avere un contratto in base al quale devi tenerli per un periodo di tempo specifico. Assicurati che i dipendenti sappiano che non stai dando loro un contratto di lavoro implicito. Devi essere in grado di interrompere un dipendente in qualsiasi momento. Fai attenzione a non dire qualcosa come "Dopo il tuo periodo di prova di 90 giorni ..." Questa affermazione implica che la persona è assunta per 90 giorni e potresti decidere che non stanno funzionando dopo un giorno! Invece dì qualcosa del genere: "Se completi con successo il tuo periodo di prova ..." Chiedi l'aiuto di un avvocato per redigere questa lingua "nessun contratto".
• La firma del dipendente: Dai a ogni nuovo dipendente una copia del manuale al noleggio, fai leggere il dipendente e poi firma che capisce il contenuto del manuale. Sebbene ciò non impedisca i problemi dei dipendenti, potrebbe aiutare se un dipendente porti una causa contro di te, dicendo che "non sapevano" il loro comportamento potrebbe farli licenziare.

Più importante: ottenere aiuto da un avvocato

Mentre lavori sul manuale del tuo dipendente, scrivilo con le tue stesse parole, ma è così importante che un avvocato lo riveda per assicurarsi che sia (a) completo, (b) è conforme alle leggi attuali del tuo stato ed è (c ) Fair per tutti i dipendenti.