Cosa c'è che non va in una scrivania disordinata?

Ogni giorno più informazioni ti vengono lanciate. Nuova posta, rapporti di vari comitati, fatture, proposte e altri colpino la tua scrivania più volte al giorno. Sei troppo occupato per affrontarlo subito, quindi inizia ad accumularsi. Il tuo desktop inizia a sembrare una zona di guerra.

Il problema qui non è che la tua scrivania sia disordinata; Il problema è che le cose importanti si perdono. O viene sepolto dal nuovo materiale in arrivo, o è nel nuovo materiale ma non è notato. Di conseguenza, trascorri troppo tempo in cose che sono semplicemente urgenti piuttosto che quelle che sono importanti.

Quando il tuo capo vuole sapere quanto presto può avere quel rapporto per il vicepresidente, non vuoi dirle che non hai notato il promemoria che ti ha inviato richiedendo il rapporto. Né il tuo capo sarà entusiasta di sapere che il layout per la nuova linea di prodotti è in ritardo perché lo metti da parte e ti è stato coperto e te ne sei dimenticato.

Alcune persone ti diranno il modo migliore per risolvere questo problema è una scrivania pulita. Altri dicono che un casino va bene. Chi ha ragione?

Scrivania ingombra, mente ingombra

Non molto tempo fa, c'era un'espressione popolare 'Una scrivania ingombra è un segno di una mente ingombra.'Questa espressione ha dato origine a un intero settore progettato per aiutare i dirigenti aziendali a pulire i loro desktop come segno della loro acutezza mentale.

Senza dubbio hai visto film in cui il capo si trova nel suo ufficio in cima a un grattacielo del centro. Si siede dietro una scrivania in vetro senza cassetti. Gli unici ornamenti sono l'impressionante set di penna per firmare documenti importanti e un telefono o un citofono in modo da poter dare ordini.

D'altra parte…

Molte persone non vedono nulla di sbagliato in pile di carta che coprono il desktop, persino versando sui sedili della sedia e sul pavimento dell'ufficio. Citano adagi come "Una scrivania ingombra è un segno di genio" e "una scrivania disordinata è solo un segno di una scrivania disordinata.'

Conosciamo tutti qualcuno la cui scrivania è così. Non vedi come possono anche dire se il desktop è in metallo o legno. Eppure, quando chiedi loro qualcosa, vanno direttamente a una pila, sfogliano 2 o 3 fogli e tirano fuori quello che hai chiesto.

Cosa funziona per te

Entrambi i lati sono corretti. Il problema non è quello che è corretto. Il problema è che ti renderà più efficace. Esistono alcune linee guida fondamentali che si applicano ad entrambi gli approcci, ma la chiave è lavorare in un modo che ti consenta di essere più efficace. Quasi tutti hanno bisogno di sbarazzarsi di un po 'di disordine in cima alla propria scrivania, ma non avere più di un singolo oggetto sulla tua scrivania in qualsiasi momento non funzionerà per molti di noi.

Molte persone stanno lavorando a diversi progetti contemporaneamente (o quasi allo stesso tempo). I tipi creativi sentono il bisogno di avere ispirazione che li circonda. Gli individui orientati ai dettagli hanno bisogno di volumi di materiale di riferimento vicino a portata di mano. Alcune persone sentono le pile di lavoro che le fanno sembrare occupate e, quindi, li mantengono più sicuri in momenti di licenziamento. Altri sentono una scrivania pulita mostra quanto siano efficienti nel fare il lavoro. Ciò che è importante è fare ciò che funziona per te.

Come domare il mostro

Sia che tu stia andando per il desktop di vetro sterile o semplicemente vuoi portare un po 'più di ordine al caos del tuo desktop, ci sono alcune linee guida fondamentali:

• Voglio davvero migliorare: Non raccomandiamo l'approccio grave che alcuni fanno. Sfortunatamente, questo lascia le scuse per essere troppo facili con te stesso. Questo tentativo di rendere la scrivania meno ingombra e più efficiente dipende dal fatto che tu faccia uno sforzo serio.
• Tieni, lancia o muovi: Trova tre contenitori. Etichetta il più piccolo "Keep". Etichetta il più grande "lancio". Avere un altro contenitore etichettato "sposta."Le cose davvero vitali entreranno nel tuo contenitore per essere ordinato più tardi. Tutto ciò che vuoi portare a casa o regalare va nel contenitore "mossa". Tutto il resto va nel contenitore di lancio.
• Inizia con il più vecchio: Puoi dirlo guardandoli quale mucchio è il più vecchio. Di solito, è più lontano dalla tua sedia. Sarà più facile buttare via oggetti da questa pila.
• Valuta ogni pezzo solo una volta: Guarda ogni oggetto nella pila. Decidi in quale contenitore entrerà. Non puoi restituirlo sulla tua scrivania per dopo, devi decidere ora. Metti tutto in uno dei tre contenitori. Non c'è altra opzione.
• Chiediti questo: La prima domanda è "L'ho fatto da qualche altra parte, o posso ottenerlo da qualcuno?"Se hai una copia nella tua e -mail o in un rapporto o sulla scrivania della persona che ha preparato l'analisi di mercato, ecc., Non è necessario tenere un'altra copia. Lancialo. Quindi chiedi "Perché ho bisogno di questo?"Se la risposta è a) per agire su di essa, b) per fare qualcosa con essa quando ricevo più informazioni da qualcuno, o c) a fare riferimento a quando faccio altri lavori, mettilo nel cuscinetto. (Dopo esserti sbarazzato del disordine, ritorcerai nuovamente il tuo mucchio di mantenne per quelle tre categorie, quindi sentiti libero di separarle ora. Risparmierà tempo più tardi.) Se la tua risposta era qualcos'altro, lancia quell'oggetto.
• Sii spietato e coraggioso: Mentre avanzi attraverso ogni pila, avvicinandosi e vicino alle cose che sono appena arrivate, sii spietato nelle tue decisioni. Non prendete prigionieri. Se davvero non ne hai bisogno, lancialo. E sii coraggioso. Non aggrappati a qualcosa solo perché qualcuno potrebbe chiederti qualcosa al riguardo. Non costruire una fortezza di carta per proteggerti.

Gestire il problema

Il tuo desktop non deve essere sterile e completamente privo di carta, anche se può essere se questo aiuta. Il tuo obiettivo è organizzare il tuo desktop in modo che massimizzi la tua efficienza. Se ciò significa qualche altra pila sulla scrivania rispetto alla persona accanto, va bene - a condizione che tutto ciò che hai tenuto ti aiuti a raggiungere il tuo obiettivo di maggiore efficienza.