Perché, quando e come sviluppare una politica aziendale

Le politiche e le procedure dell'azienda garantiscono un luogo di lavoro sicuro, organizzato, conviviale, potenziante e non discriminatorio. Le politiche proteggono i dipendenti da un ambiente libero di favoritismo e trattamento ingiusto. Fai attenzione a non creare politiche per ogni contingenza, perché la direzione non avrà la latitudine per soddisfare le esigenze dei singoli dipendenti. Una sovrabbondanza di politiche aumenta la probabilità che i manager li applichino in modo ineguale e ingiustamente.

Puoi trovare un sano equilibrio. Nella maggior parte dei casi, se ti rivolgi direttamente ai dipendenti che si comportano in modo inappropriato sul posto di lavoro, potrebbe non essere necessario sviluppare una nuova politica aziendale.

Linee guida politiche

Prendi in considerazione la creazione di una politica in queste situazioni:

• Confusione sul modo più appropriato per comportarsi (codici di abbigliamento, e -mail, politiche su Internet o utilizzo dello smartphone)
• Guida per la gestione di situazioni comuni (standard di condotta, spese di viaggio o acquisto di merce dell'azienda)
• Protezione legale per la Società (accuse di molestie o assunzioni discriminatorie e promozione)
• Conformità con le leggi e le agenzie governative (Family and Medical Leave Act, The Americans with Disabilities Act, la parità di opportunità di lavoro o il salario minimo)
• Stabilire standard di lavoro, norme e regolamenti coerenti (disciplina progressiva, regole di sicurezza, pause o regole di fumo)
• Fornire un trattamento coerente ed equo per i dipendenti (idoneità ai benefici, tempo libero retribuito, assistenza alle lezioni, tempo di lutto o dovere della giuria)

Potrebbero esserci altri motivi per sviluppare una politica, ma non lasciare che la scarsa forza comportamentale di un dipendente di una politica influenzerà gli altri.

Articolare gli obiettivi politici

Una volta che hai determinato è necessaria una politica, documenta per scrivere i tuoi obiettivi per la creazione della politica. Quando possibile, dì ai dipendenti perché stai implementando la politica. Includi sufficienti dettagli per chiarire la posizione dell'azienda, ma non cercare di coprire ogni situazione potenziale.

Mantieni la politica breve e semplice, se possibile. Alcune politiche sulle aree legali, come l'approccio dell'azienda alla legge sulla famiglia e sul congedo medico, sulla discriminazione o sulle indagini sui reclami, o il sistema di disciplina progressiva, ma devono essere lunghi e completi.

Raccogliere informazioni

Dai un'occhiata alle politiche di esempio. Potresti non trovare una soluzione esatta per le circostanze, la lingua e la cultura della tua azienda, ma puoi usarli come punto di partenza. Non devi iniziare da zero.

La Society for Human Resources Management (SHRM) fornisce campioni di politica per i suoi membri. Altre fonti sono i vostri avvocati del diritto del lavoro. Gli studi legali in genere scrivono politiche generiche che i loro clienti possono personalizzare ogni volta che passa una legge pertinente o la U.S. Dipartimento del lavoro emette nuove regole.

Sviluppare, scrivere e rivedere la politica

Scrivi la politica usando parole e concetti semplici. Parla direttamente ai dipendenti che leggerà, applicheranno e vivranno dalla politica.

Dopo ogni paragrafo, chiediti domande "what-if" per assicurarti che la politica copra le basi e le normali eccezioni e domande. Non ossessionare per questo, tuttavia; Nessuna politica coprirà ogni possibile contingenza.

Seleziona un gruppo pilota di dipendenti per leggere la politica e porre domande per determinare se i dipendenti saranno in grado di capirlo e seguirlo. Regola in base al feedback.

Ottieni supporto gestionale e revisione legale

Rivedere la politica con i manager che dovranno seguirla per ottenere il loro supporto e la proprietà della politica. È probabile che questo processo è iniziato quando hai identificato un bisogno, ma il supporto di gestione è cruciale per l'implementazione. È anche una buona idea mostrarlo al tuo avvocato per evitare eventuali sfide legali lungo la strada.

Attuare la politica

Distribuire e rivedere la nuova politica ai dipendenti di piccoli gruppi, individualmente o in una riunione a livello aziendale, a seconda se la politica è controversa e quanto sia facile capire. Dai ai dipendenti la possibilità di porre domande.

Fornisci ai dipendenti una copia della politica e chiedi loro di firmare che hanno ricevuto e capito. Dovrebbero conservare una copia per i propri file.

Dichiarazione di firma della politica di esempio

Riconosco la ricezione e la comprensione della politica [della tua azienda]. La politica è efficace [data] fino a un ulteriore preavviso.

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Firma dell'impiegato

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Nome del dipendente (stampare)

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Data

Decidere come comunicare la politica in futuro

Includi la politica nel manuale del tuo dipendente. Potresti anche volere che la politica diventasse parte del nuovo orientamento dei dipendenti. Alcune aziende collocano politiche sulla loro intranet o in una cartella politica sull'unità comune della rete di computer. Determina se si desidera distribuire la politica anche con metodi aggiuntivi.

Data e archivia eventuali politiche precedenti questo sostituisce. Potresti averne bisogno per scopi legali o riferimento.

Interpretare e integrare la politica

La tua politica e le pratiche di lavoro determineranno il vero significato della politica. Ricorda di essere coerente ed equo mentre interpreti la politica nel tempo. Se scopri che le tue pratiche differiscono dalla politica scritta, rivedi e riscrivi la politica secondo necessità.