Perché il chunking è migliore del multitasking per migliorare l'efficienza del lavoro

Come manager, trascorriamo troppo della nostra giornata cercando di adattarsi a più lavoro in meno tempo. Una risposta comune per i professionisti sovraccarichi a tutti i livelli è tentare di multitasking svolgendo più attività allo stesso tempo. Il problema è che il multitasking non funziona.

Perché il multitasking non è l'approccio più efficace

Ad esempio, immagina che mentre ti lavi i denti al mattino, inizi a pensare all'ordine del giorno per un grande incontro più tardi nel corso della giornata. Non ci vuole molto del potere di elaborazione del tuo cervello per lavarti i denti e potresti essere in grado di concentrarti all'ordine del giorno mentre si gestisce meccanicamente il compito di pulizia dei denti mattutini.

Ma che dire di due compiti che richiedono più capacità del tuo cervello? Potresti parlare al telefono mentre prepara la colazione. Potresti svolgere entrambi i compiti correttamente, ma l'opportunità di errori a causa di cadute di attenzione è grande.

Chunking in alternativa al multitasking

"Chunking" descrive come funziona l'utilizzo della memoria umana. È importante ricordare questo concetto mentre guardiamo a completare diverse attività contemporaneamente. In effetti, stiamo cambiando tra loro piuttosto che farlo allo stesso tempo (anche se, nel caso di lavarsi i denti, può sembrare che siano simultanei).

Immagina di essere al telefono quando qualcuno entra nel tuo ufficio. Chiedono il tuo consiglio o una decisione rapida su un problema. Smetti di ascoltare brevemente la persona sul telefono, scansiona la nota davanti a te, scarabocchia una risposta e torna alla telefonata. Non hai fatto le due attività (telefonata e conversazione di persona) allo stesso tempo.

In realtà hai svolto tre attività in sequenza: hai iniziato la telefonata, hai avuto la conversazione di persona e poi ripreso la telefonata. Proprio come nell'esempio della colazione sopra, avresti potuto farli entrambi meglio, e in meno tempo totale, se li avessi fatti uno dopo l'altro anziché allo stesso tempo. Il motivo è che quando inizi ogni attività, devi concentrarti su di esso e iniziare.

Il tempo di avvio inefficace del multitasking

Quando hai iniziato la telefonata, dovevi pensarci, trovare il numero di telefono e effettuare la chiamata. Quando sei stato interrotto, dovevi capire cosa voleva che la persona da te potesse dare loro una decisione. Finalmente, quando hai ripreso la telefonata, dovevi ricordare da dove ti sei interrotto. Potresti anche aver dovuto dire, "Oops, scusa, qualcuno è entrato. Cosa stavi dicendo?"

Più inizi e si ferma che fai durante il giorno, più di questi momenti di avvio che richiedono tempo. Questi momenti sono tempo non produttivi. Se hai un rapporto quotidiano da preparare, il momento di avvio è probabilmente piuttosto breve rispetto a quello per il rapporto fai solo trimestrale. Tuttavia, se stai preparando quel rapporto e ti interrompi, hai quasi lo stesso tempo per l'avvio ogni volta.

Diciamo, ad esempio, puoi scrivere un rapporto in 30 minuti senza interruzioni. Tuttavia, possono essere necessarie diverse ore se compaiono compiti e interruzioni non pianificate. Questo sostanziale ritardo spesso non proviene così tanto dalle interruzioni reali quanto il tempo impiegato per riavviare il rapporto più e più volte.

Perché dovresti provare a chunking

Ok, a volte devi multitasking. Il tuo lavoro può essere operativo, quindi cosa è meglio del multitasking? Chunking è migliore per la produttività.

Chunking è il concetto di rompere la giornata in pezzi più grandi invece di reagire a costante interruzioni. Più pezzi di tempo puoi dedicare a compiti specifici, meno momenti di avvio che avrai e la tua efficienza migliora commensuralmente. Dal momento che non passerai tanto tempo nei momenti di avvio, avrai più tempo e avrai più. Come bonus, dal momento che sarai in grado di concentrarti sul singolo compito a portata di mano, lo farai meglio.

Come barra laterale, i project manager molto tempo fa hanno capito la potenza di questa tecnica e creato la propria versione di "Chunking" attraverso il processo di struttura di rottura del lavoro.

Come iniziare con il lavoro al lavoro

Quindi, come puoi iniziare a chunking?

• Inizia in piccolo finché non ne hai la sensazione. Scegli un'unica attività, forse il tuo rapporto settimanale.
• Metti da parte i 30 minuti che sai che ci vorrà.
• Chiudi la porta o metti un cartello che legge "Genius at Work" o qualcosa del genere e poi si concentra sul rapporto e nient'altro che il rapporto.
• Ignora il telefono.
• Non controllare la posta elettronica.
• Basta scrivere il rapporto.

Tenta lo stesso con telefonate, riunioni dei dipendenti e altre attività regolari. Concentrati, soffochi i tuoi giorni fuori, e dopo alcune settimane di pratica, ti sentirai e sarai più efficiente.

La linea di fondo

Non perdere così tanto tempo cercando di multitasking. Invece, renditi più efficiente e più produttivo. Mentre il termine è imbarazzante, il concetto è efficace.

Aggiornato da Art Petty