Perché le conferenze iniziano con una sessione plenaria

Molte grandi riunioni e conferenze aziendali danno il via al programma di eventi con quella che è una sessione di apertura, a volte chiamata una sessione plenaria o una sessione generale di apertura. Queste sessioni sono più frequentemente associate a conferenze, congressi o convenzioni più grandi, ma possono essere utilizzate anche per eventi aziendali più piccoli.

Le sessioni di apertura sono sempre programmate per un determinato periodo di tempo all'inizio del programma. Di solito vanno da una a due ore. Le presentazioni che sono programmate in questi tempi possono offrire agli organizzatori di eventi e ospita un'opportunità unica per affrontare i loro partecipanti.

Ciò che costituisce una sessione di apertura?

Le sessioni generali di apertura sono caratterizzate da una presentazione programmata o una serie di presentazioni da una varietà di oratori. Sono orientati ad affrontare il pubblico generale.

Alcuni programmi di eventi alla fine offrono sessioni di breakout simultanee in cui i partecipanti si rompono in gruppi più piccoli per presentazioni e seminari. Altri dividono il pubblico quasi immediatamente per sessioni dedicate a determinati ruoli, set di abilità o interessi. Ma la sessione plenaria è un'opportunità per affrontare tutti i partecipanti all'evento.

Il leader dell'organizzatore potrebbe scegliere di coprire gli articoli dell'agenda generale e delineare gli obiettivi del programma generale. Le sessioni di apertura di solito includono anche un oratore principale e altri presentatori che aiutano a dare il tono alla convenzione.

Queste presentazioni possono essere tenute in una varietà di formati, ma le sessioni stesse per definizione sono aperte a tutti i partecipanti.

Perché iniziare con una sessione plenaria?

Le sessioni generali di apertura più efficaci sono quelle organizzate a beneficio del pubblico e dei partecipanti all'evento, non Gli organizzatori dell'evento. Gli organizzatori di eventi possono cogliere l'occasione per affrontare gli affari dell'azienda o dell'associazione, la logistica degli eventi e gli articoli dell'ordine del giorno, ma una grande sessione plenaria dovrebbe anche intrattenere e motivare il pubblico.

Programmi efficaci richiedono coinvolgimento e interesse del pubblico. Gli organizzatori dell'evento devono combattere per recuperare quell'interesse se lo perdono dall'inizio. L'apertura delle sessioni generali dovrebbe iniziare il programma su una nota forte.

Obiettivi e scopi

Le grandi sessioni di apertura tendono ad affrontare una combinazione dei seguenti obiettivi:

• Motivare, educare e/o intrattenere e coinvolgere il pubblico.
• Imposta il tono per il programma.
• Crea un'esperienza memorabile.
• Condividi informazioni importanti.

Le migliori sessioni generali di apertura offrono tutti questi obiettivi. La sessione plenaria per una conferenza annuale potrebbe includere un messaggio di benvenuto da parte del presidente dell'organizzazione, seguito da un indirizzo dell'emcee che fungerà da moderatore per la durata dell'evento.

La sessione plenaria può terminare con una nota forte con un oratore principale degli ospiti che offre una presentazione sulla motivazione dei partecipanti a raggiungere determinati obiettivi.

Quando è fatto bene

Una buona sessione generale di apertura creerà l'atmosfera per l'intero evento. Manterrai l'interesse se riesci a mantenere ottimista la tua sessione plenaria. Vuoi motivare i partecipanti. Impartisci alcune informazioni che non sapevano prima come assaggio delle cose a venire. Fare una connessione con loro.

E, sì, va bene gettare un po 'di intrattenimento, ma non vuoi che l'intrattenimento sia l'intero spettacolo.