Perché hai bisogno di una lista di controllo per la pianificazione degli eventi

Sia che tu stia appena iniziando nel settore della pianificazione degli eventi o che sia un pianificatore di eventi esperti, è probabile che tu abbia familiarità con una lista di controllo per la pianificazione di eventi o che almeno lo abbia sentito fare riferimento durante un corso di pianificazione degli eventi o una raccolta del settore. C'è una ragione per questo. Una lista di controllo per la pianificazione di eventi è il migliore amico di un pianificatore, uno strumento inestimabile per gestire con successo i tuoi eventi.

Nota: una lista di controllo per la pianificazione degli eventi è anche noto come programma di retro del lavoro o un percorso critico.

La pianificazione degli eventi riguarda la pianificazione. Anche l'idea di eventi più creativi sarà flop se non è ben pianificata ed eseguita. Qui è dove entra in arrivo un elenco di controllo eventi. È la tua guida per rimanere organizzati e acceso - o in anticipo - del programma quando si giocherà la miriade di responsabilità e dettagli assortiti nella pianificazione di un evento di successo. Ed è particolarmente utile quando si gestiscono più eventi. Dimenticare un piccolo compito o cadere indietro in una scadenza può comportare un effetto domino: altri aspetti apparentemente non correlati del tuo evento possono iniziare a cadere a pezzi, uno ad uno.

Quindi non fare affidamento sulla tua memoria, note appiccicose o scarabocchi sul pad per mantenere il business della pianificazione dell'evento in funzione. Impara a mettere insieme un elenco di controllo efficace della pianificazione di eventi e presto diventerà il tuo nuovo migliore amico.

Prima di iniziare

Per iniziare, cancella un po 'di tempo dal tuo programma per concentrarsi sull'evento che stai pianificando. Successivamente, cancella la tua mente. Sul serio. Nessun sguardo al telefono o rispondere a un'e -mail. È necessario immaginare questo evento dall'inizio alla fine senza interruzione o distrazione in modo da poter pianificare efficacemente tutte le attività che devono essere completate.

Preparati

Pensa all'evento che stai pianificando e scrivi tutti i dettagli confermati: nome del cliente e informazioni di contatto, data dell'evento, posizione, numero di partecipanti, ecc. Elimina un calendario e contrassegna la data dell'evento su questo calendario in grassetto. Raccogli qualsiasi altro materiale pertinente - foto della sede, elenco di ristoratori da contattare - che fanno parte di questo evento.

Vai indietro

Il modo per iniziare a scrivere una lista di controllo per la pianificazione di eventi è lavorare indietro.

Gli ospiti sperimentano un evento come un incontro di un giorno o più giorni con tutto ciò che accade contemporaneamente. Come una performance dal vivo che appare sul palco e viene eseguita magnificamente. Gli organizzatori di eventi vedono gli eventi come una serie di eventi più piccoli che si adattano come pezzi di un puzzle per culminare nell'evento finale. Quindi, come pianificatori, iniziamo dall'inizio. Che sono diverse settimane o mesi prima che si verifichi un evento reale.

Inizia dall'inizio

Quando decidi da dove iniziare a scrivere l'elenco di controllo della pianificazione dell'evento, pensa a presentare una solida base per il tuo evento. Prima di selezionare gli schemi di colore e ordinare fiori, devi affrontare le basi. Dalla firma dei contratti alla negoziazione di un blocco di stanze, tutto deve essere scritto sulla tua lista di controllo, non importa quanto grande o piccolo. La chiave è prima occuparsi di eventuali compiti che possono essere completati in anticipo per consentire più tempo nel tuo programma per quegli articoli da fare che si verificano più vicini alla data dell'evento.

Alcuni esempi di articoli da includere nella lista di controllo del pianificatore di eventi:

• Firma i contratti (con cliente, sede, venditori, ecc.).
• Conferma la data e l'ora con la sede
• Assumere intrattenimento (band, altoparlante, ecc.)
• Blocco alberghiero sicuro
• Inviti di posta
• Seleziona menu
• Assumi Waitaff
• Conferma il numero di ospiti
• Soluzione del sito
• Conferma la stanza allestita

Consentire tempo extra

Con ogni elemento della tua lista di controllo eventi, aggiungi tempo extra. Se la data per spedire effettivamente gli inviti è il 15 marzo, inserisci un articolo nella tua lista per avere gli inviti pronti per spedire l'8 marzo, una settimana prima. Questo ti dà un po 'di tempo in più se qualcosa vada storto con gli inviti o se sei in ritardo per un altro motivo.

Includi promemoria nella tua lista di controllo

Non è sufficiente scrivere "Contratto di firma con Caterer" sulla tua lista di controllo e quindi seguire la casella al termine. Dovrai assicurarti che il ristoratore abbia ricevuto una copia del contratto e abbia restituito anche una copia firmata. Quindi, per ogni grande articolo, aggiungi alla tua lista di controllo, includi un promemoria. Ad esempio, “Follow -up With Catering Re: Contratto."Aggiungi un altro promemoria successivo che recita" Contratto firmato da Caterer."Non è raro affrontare un'attività e considerarlo fatto quando è stato davvero completato dalla tua parte.