10 passaggi critici da includere in un piano di progetto

Un piano di progetto è il culmine della pianificazione meticolosa da parte di un project manager. È il documento principale che guida come eseguirà un progetto, secondo le intenzioni del manager per ogni aspetto chiave del progetto. Sebbene i piani di progetto differiscano da una società a azienda, ci sono dieci elementi o passaggi critici che dovrebbero essere inclusi in un piano di progetto efficace per evitare confusione e improvvisazione forzata durante la fase di esecuzione del progetto.

Obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono definiti in una carta del progetto, ma dovrebbero essere inclusi nel piano di progetto e per spiegare ulteriormente gli obiettivi del progetto o per includere la carta come appendice. Non importa come un project manager sceglie di incorporare gli obiettivi nel piano di progetto, la cosa importante è mantenere un chiaro legame tra il primo documento chiave del progetto-A del progetto e il secondo documento chiave del progetto, il suo piano di progetto.

Portata del progetto

Come gli obiettivi del progetto, l'ambito è definito nella carta e dovrebbe essere ulteriormente perfezionato nel piano di progetto dal project manager. Definendo l'ambito, il project manager può iniziare a mostrare come apparirà l'obiettivo del progetto o il prodotto finito alla fine. Se l'ambito non è definito, può espandersi durante il progetto e portare a sovraccarichi di costi e scadenze mancate.

Ad esempio, se stai guidando un team di marketing a creare un opuscolo per la linea di prodotti di un'azienda, dovresti indicare quante pagine sarà e fornire esempi di come potrebbe apparire il prodotto finito.

Per alcuni membri del team, un opuscolo potrebbe significare due pagine, mentre altre potrebbero considerare dieci pagine adeguate. Definizione dell'ambito può ottenere l'intera squadra sulla stessa pagina all'inizio.

Pietre miliari e importanti risultati

I risultati chiave per un progetto sono chiamati traguardi e i principali prodotti di lavoro sono chiamati risultati principali. Entrambi rappresentano i grandi componenti del lavoro su un progetto. Un piano di progetto dovrebbe identificare questi elementi, definirli e stabilire scadenze per il loro completamento.

Se un'organizzazione intraprende un progetto per sviluppare un nuovo software, i principali risultati potrebbero essere l'elenco finale dei requisiti aziendali e come implementarli.

A seguito di questi, il progetto potrebbe avere pietre miliari per il completamento della progettazione, i test di sistema, i test di accettazione degli utenti e la data di lancio del software. Queste pietre miliari hanno prodotti di lavoro ad essi associati, ma riguardano più i processi che i prodotti stessi.

Le scadenze traguardi e importanti non devono essere date esatte, ma più precise, meglio è. Date precise aiutano i project manager a suddividere le strutture di lavoro in modo più accurato.

In questa fase del piano, creerai pietre miliari in modo da poter prendere risultati di grande o di alto livello e scomporli in piccoli risultati.  

Struttura di rottura del lavoro

Una struttura di rottura del lavoro (WBS) decostruisce le pietre miliari e i principali risultati in un progetto in blocchi più piccoli in modo che una persona possa essere assegnata la responsabilità per ogni aspetto. Nello sviluppo della struttura di rottura del lavoro, il project manager considera molti fattori come i punti di forza e le debolezze dei membri del team di progetto, le interdipendenze tra compiti, risorse disponibili e la scadenza complessiva del progetto.

I project manager sono in definitiva responsabili del successo del progetto, ma non possono fare il lavoro da soli. Il WBS è uno strumento utilizzato da Project Manager per garantire la responsabilità del progetto perché indica allo sponsor del progetto, ai membri del team di progetto e alle parti interessate che sono responsabili di cosa. Se il project manager è preoccupato per un compito, sanno esattamente chi soddisfare tale preoccupazione.

Budget

Il budget di un progetto mostra quanti soldi vengono assegnati per completare il progetto. Il project manager è responsabile della dispersione di tali risorse in modo appropriato. Per un progetto che ha fornitori, il project manager garantisce che i risultati sono completati in base ai termini del contratto, prestando particolare attenzione alla qualità. Alcuni budget del progetto si collegano al piano delle risorse umane.

È importante stabilire il costo per ogni pietra miliare e consegnabile osservando quanto tempo è richiesto e il costo del lavoro coinvolto per completare le attività. Il costo del progetto è legato a quanto tempo impiega il progetto, che risale alla portata del progetto. La portata, le pietre miliari, i compiti e il budget devono essere allineati e realistici. 

Piano di risorse umane

Il piano delle risorse umane mostra come sarà il progetto. A volte noto come il piano di personale, il piano delle risorse umane definisce chi sarà nel team del progetto e quanto impegno di tempo dovrebbe fare ogni persona. Nello sviluppo di questo piano, il project manager negozia con i membri del team e i loro supervisori su quanto tempo ogni membro del team può dedicare al progetto. Se è necessario consultare il personale aggiuntivo sul progetto ma fa parte del team di progetto, questo è anche documentato nel piano di personale. Ancora una volta, vengono consultati i supervisori appropriati.

Piano di gestione del rischio

Molte cose possono andare storte su un progetto. Mentre anticipare ogni possibile disastro o il singhiozzo minore è impegnativo, si possono prevedere molte insidie. Nel piano di gestione dei rischi, il project manager identifica i rischi per il progetto, la probabilità che si verificano quegli scenari e le strategie per mitigarli. Per formulare questo piano, il Project Manager cerca input dallo sponsor del progetto, dal team di progetto, dalle parti interessate ed esperti interni.

Le strategie di mitigazione sono messe in atto per rischi che potrebbero verificarsi o avere costi elevati ad essi. È improbabile che si verifichino rischi e quelli che hanno costi bassi sono annotati nel piano, anche se non hanno strategie di mitigazione.

Piano di comunicazione

Un piano di comunicazione delinea come un progetto verrà comunicato a vari pubblico. Proprio come la struttura di rottura del lavoro, un piano di comunicazione assegna la responsabilità di completare ciascun componente a un membro del team di progetto.

In questo passaggio, è importante delineare come i problemi verranno comunicati e risolti all'interno del team e la frequenza con cui la comunicazione verrà fatta al team e alle parti interessate o al capo. Ogni messaggio ha un pubblico previsto. Un piano di comunicazione aiuta i project manager a garantire che le informazioni giuste arrivino alle persone giuste al momento giusto.

Piano di gestione delle parti interessate

Un piano di gestione delle parti interessate identifica il modo in cui le parti interessate verranno utilizzate nel progetto. A volte le parti interessate devono solo ricevere informazioni. Che può essere curato nel piano di comunicazione. Se è necessario di più dalle parti interessate, un piano di gestione delle parti interessate delinea come verrà ottenuto.

Piano di gestione delle modifiche

Un piano di gestione delle modifiche stabilisce un framework per apportare modifiche al progetto. Sebbene i project manager tendano a voler evitare le modifiche al progetto, a volte sono inevitabili. Il piano di gestione delle modifiche fornisce protocolli e processi per apportare modifiche. È fondamentale per la responsabilità e la trasparenza che sponsor del progetto, project manager e membri del team di progetto seguano il piano di gestione delle modifiche.