Etichetta telefonica professionale

I sofisticati sistemi telefonici di oggi possono rendere le cose più facili per le aziende che hanno un elevato volume di chiamate, ma quegli stessi sistemi sono spesso frustranti per i chiamanti che vogliono solo parlare con una persona.

Quando i clienti finalmente raggiungono un membro del tuo personale, è fondamentale che la persona che risponde al telefono tratti i chiamanti con la massima cortesia. In poche parole: tratta i tuoi chiamanti in un modo che vorresti essere curato su una chiamata di business. 

Ecco alcuni punti chiave da seguire quando conducono interazioni telefoniche professionali che aiuteranno te e i tuoi dipendenti a creare una cultura del telefono aziendale nella tua azienda.

Trasferimento di chiamate

Trasferimento di una telefonata è molto più che sapere quali pulsanti premere sul sistema telefonico. Se stai trasferendo una chiamata perché devi intensificare la situazione a un supervisore, sii chiaro con il chiamante su ciò che sta accadendo e perché.

Se il sistema telefonico lo consente, rimani sulla linea e introduci il chiamante alla persona successiva, assicurando che la chiamata venga connessa e che il chiamante si senta rispettato. Prima di distribuire, chiedi se il chiamante ha ulteriori domande o necessiti di più da te. 

Mettere in attesa un chiamante

Quando un chiamante è messo in attesa, un minuto sembra per sempre, non importa quanto possa essere piacevole la musica di tenuta della tua azienda.

Prova ad aspettare una pausa nella conversazione prima di dire ai chiamanti che li stai mettendo in attesa, cioè evitare di interrompere i chiamanti se possibile.

Assicurati che capiscano perché li stai mettendo in attesa e sii sincero su quanto tempo ci vuole. Scusati per l'inconveniente e se non sono in grado di tenere, è meglio per te richiamarli piuttosto che chiedere loro di richiamarti.

E cerca di essere empatico con il tuo chiamante; A nessuno piace essere messo in attesa, quindi sii educato come la situazione lo consente.

Terminare una chiamata

Ci sono diversi motivi per cui è necessario terminare una telefonata prima che il chiamante sia pronto. Se un chiamante è offensivo o usa un linguaggio maleducato o minaccioso, non è necessario tollerare tale comportamento.

Di 'loro che stai terminando la chiamata a causa del loro linguaggio offensivo, ma non impegnarti in insulti o avanti e indietro. Assicurati di segnalare tali chiamate al tuo supervisore. 

Se hai bisogno di terminare una chiamata perché un chiamante è semplicemente prolisso (che è più spesso il caso), attendi una pausa e prova a porre fine alle cose educatamente. Puoi dire qualcosa del tipo "È stato adorabile a parlare con te, ma ora devo prendere un'altra chiamata."

Chiedi se il chiamante ha altre domande prima di lasciare andare la persona, ma sii chiaro che stai interrompendo la chiamata. 

Creazione di saluti individuali per posta vocale

Un saluto per la segreteria telefonica è una dichiarazione di chi sei e di ciò che la tua azienda valorizza. Un breve e brusco saluto vocale non crea una buona prima impressione e un saluto lungo e disegnato frustra i chiamanti.

Cerca di arrivare al punto in modo efficiente: indica chi sei, il nome dell'azienda e perché non sei in grado di rispondere alla chiamata (fuori sede, in un'altra chiamata, via per un periodo di tempo).

Non è necessario fornire troppi dettagli, solo abbastanza in modo che il chiamante sappia che è stato ascoltato e che restituirai la chiamata.

Scrivere uno script per un assistente automatizzato

La prima cosa che i tuoi clienti e soci in affari ascoltano quando chiamano la tua azienda sarà l'assistente automatizzato del tuo sistema telefonico.

Presenta le opzioni numerate supponendo che il tuo chiamante non abbia familiarità con l'azienda e abbia bisogno di una guida. Assicurati che i chiamanti sappiano che se hanno un'estensione diretta per una persona specifica, possono raggiungere quella persona direttamente in qualsiasi momento. 

Per tutti gli altri chiamanti, prova a utilizzare i numeri più familiari per ogni estensione ("Premi zero per la receptionist", per esempio). Descrivi il dipartimento Prima Dare l'esempio numero per "per l'assistenza clienti, premere cinque."

Scrivere una sceneggiatura automatizzata per le chiusure dopo ore

Se la tua attività si chiude dopo un determinato tempo o nei fine settimana e nessuno è disponibile per rispondere o assistere i tuoi chiamanti, crea un addetto alle ore di saluto automatizzato. Di 'ai tuoi chiamanti in anticipo che l'azienda è chiusa e alla fine chiedi loro di richiamare. Ricorda di includere le normali ore di funzionamento. 

Lasciando un messaggio telefonico professionale

La segreteria telefonica è una parte standard di quasi tutti i sistemi telefonici di classe aziendale e sapere come lasciare un messaggio telefonico vocale professionale in aggiunta a come rispondere positivamente a riflettere sulla tua azienda. Tutti i dipendenti che usano il telefono come parte del loro lavoro dovrebbero sapere come lasciare un messaggio telefonico professionale.