10 Suggerimenti di gestione dei file per mantenere organizzati i file elettronici

Mantenere organizzati i tuoi documenti elettronici può essere un bel lavoro nel mondo "cablato" di oggi.

Oltre a archiviare i documenti a livello locale su desktop, laptop o dispositivi mobili sempre più aziende utilizzano il cloud per applicazioni aziendali di base e archiviazione di file.

A complicare ulteriormente il problema dello stoccaggio è la necessità per molte aziende di condividere i documenti tra i dipendenti. All'interno di un ufficio, questo viene in genere realizzato utilizzando un file server o un dispositivo di archiviazione collegato alla rete (NAS).

Se è richiesto l'accesso mobile condiviso, i documenti possono essere archiviati nel cloud e condivisi assegnando le autorizzazioni di accesso.

Il risultato di tutto ciò può essere un incubo di gestione dei file con alcuni dei documenti di una persona memorizzati nel cloud e alcuni a livello locale, e persino i singoli documenti archiviati solo in un posto o nell'altro.

L'organizzazione è la chiave per la gestione dei file elettronici

Ovunque vengano archiviati i documenti, è importante tenerli organizzati e aggiornati. L'obiettivo della gestione dei file elettronici è assicurarti di poter trovare quello che stai cercando, anche se lo stai cercando anni dopo la sua creazione.

La maggior parte degli affari in una volta o nell'altro è stata nella posizione imbarazzante di avere una chiamata del cliente e di non essere in grado di individuare rapidamente la fattura pertinente o altri importanti documenti del cliente. Altrettanto fastidioso è arrampicarsi alla fine dell'anno cercando di trovare documenti relativi ai conti dell'azienda per il commercialista o anche peggio, il fisco.

La corretta organizzazione dei documenti digitali è particolarmente critica in un ambiente condiviso - se uno dei tuoi dipendenti è assente (temporaneamente o permanente!) dovresti essere in grado di individuare facilmente tutti i documenti creati o gestiti da quella persona.

La potenziale perdita di problemi di dati con i dipendenti scontenti e in partenza è un motivo in più per proteggere i dati aziendali.

Questi suggerimenti di gestione dei file ti aiuteranno a mantenere i tuoi file accessibili:

1. Utilizzare le cartelle di installazione predefinite per i file di programma

Utilizzare le posizioni dei file predefinite durante l'installazione dei programmi applicativi. In Windows, per congresso i file di programma di programmazione risiedono ai sensi della directory (Drive Letter:)-> File di programma. L'installazione di applicazioni altrove è confusa e non necessaria. 

2. Un posto per tutti i documenti

Posizionare tutti i documenti in una singola cartella "root". Per un singolo utente in un ambiente Windows, la posizione predefinita è la cartella My Documents.

In un ambiente di condivisione di file prova a fare lo stesso. Crea una singola cartella radice (ad esempio "documenti condivisi") e memorizza tutti i documenti nelle sottocartelle all'interno della cartella radice. Avere un'unica posizione per tutti i documenti elettronici rende più facile trovare cose e eseguire backup e archivi.

 3. Crea cartelle in una gerarchia logica

Questi sono i cassetti del mobile di archiviazione del tuo computer, per così dire. Usa un linguaggio semplice per nominare le cartelle; Non vuoi guardare questo elenco di cartelle in futuro e chiederti cosa significa "TFK" o qualsiasi altra abbreviazione interessante che hai inventato.

4. Cartelle del nido all'interno delle cartelle

Crea altre cartelle all'interno di queste cartelle principali come si verificano. Ad esempio, una cartella chiamata "fatture" potrebbe contenere cartelle chiamate "2018", "2017" e "2016". Una cartella chiamata per un client potrebbe includere le cartelle "Dati del cliente" e "Corrispondenza". L'obiettivo è avere ogni file in una cartella anziché avere un mucchio di file orfani elencati.

Non creare strutture di cartelle complesse e a strati profondi. Ove possibile utilizzare invece i nomi dei file descrittivi.

5. Segui le convenzioni di denominazione del file

Alcuni sistemi operativi (come UNIX) non consentono spazi nei nomi di file o cartelle, quindi evitalo se l'ambiente di elaborazione è miscelato.Invece, usa i sottoti di sottovalutazione come delimitatore (E.G. Doe_john_proposal.doc.) Altri personaggi come / ? \: * | " ^ sono anche vietati nei nomi di file o cartelle sotto Windows.

Utilizzare i nomi dei file descrittivi per una facile identificazione e recupero ma non esagerare: i nomi dei file/percorsi hanno limiti di lunghezza che variano tra i sistemi operativi.

Sotto Windows la lunghezza massima del percorso completo per un file (e.G. La lettera di unità + nomi delle cartelle + nome file) è di 260 caratteri.Usa le abbreviazioni comuni ove possibile, come Jan per gennaio o Corp per la società.

6. Sii specifico

Fornire file elettronici logici, nomi specifici e includere date nei nomi dei file se possibile. L'obiettivo quando si nominano i file è quello di essere in grado di dire di cosa tratta il file senza doverlo aprire e guardare. Quindi, se il documento è una lettera a un cliente che gli ricorda che il pagamento è in ritardo, chiamalo qualcosa come "overdue_20180115"; piuttosto che qualcosa come "lettera". Come farai a sapere a chi è la lettera senza aprirla?

Se si condividono file tramite e -mail o dispositivi portatili, è possibile che il nome del file includa informazioni più specifiche, poiché le informazioni sulla cartella non saranno incluse nel file condiviso.

Ad esempio, se il tuo documento risiede nei miei documenti \ fatture \ 2017 \ clienti \ doe_john_20180416.Doc e il file sono condivisi o inviati via email che tutto il destinatario vedrà è DOE_JOHN_20170416.Doc e potrebbe non essere in grado di dire che il file è una fattura del cliente senza aprirlo.

7. File mentre vai

Il momento migliore per archiviare un documento è quando lo crei per la prima volta. Quindi prendi l'abitudine di utilizzare la finestra di dialogo "Salva come" per archiviare il tuo documento e nominarlo, mettendolo nel posto giusto in primo luogo.

8. Ordina i tuoi file per comodità

Se ci sono cartelle o file che usi molto, costringerle in cima all'elenco dei file rinominandoli con un ! o un AA all'inizio del nome del file.

9. Abbatti i tuoi file regolarmente

A volte ciò che è vecchio è ovvio come nell'esempio della cartella denominata "fatture" sopra. In caso contrario, tieni le cartelle impossibili cancellando i vecchi file.

Fare non Elimina i file relativi al business a meno che tu non sia assolutamente sicuro che non avrai mai più bisogno del file. Invece, nella tua raccolta principale di cartelle nella cartella principale, crea una cartella chiamata "Old" o "Inact" e sposta i vecchi file quando li incontri. 

10. Eseguire il backup dei tuoi file regolarmente

Sia che tu stia copiando i tuoi file su un'altra unità o su nastro, è importante impostare e seguire un regime di backup regolare.

Una buona gestione dei file rende facile trovare ciò che desideri

La gestione dei documenti elettronici dovrebbe far parte di una strategia di gestione dei documenti complessiva per la tua azienda. Un adeguato piano di gestione dei documenti dovrebbe includere tutti gli aspetti della gestione dei documenti, tra cui archiviazione, recupero, backup e sicurezza.

La funzione di ricerca è una cosa meravigliosa ma non corrisponderà mai alla facilità di poter andare direttamente a una cartella o file. Se segui questi suggerimenti di gestione dei file in modo coerente, anche se non sai dove si trova qualcosa, sai dove dovrebbe essere - un enorme vantaggio quando si tratta di trovare quello che stai cercando. Buone pratiche di gestione dei file risparmieranno tempo e denaro.