10 abitudini di project manager di successo

Perché alcuni project manager mettono i loro progetti in tempo, con budget e con clienti soddisfatti, mentre altri hanno difficoltà? Diamo un'occhiata alle dieci abitudini che i project manager di grande successo condividono per scoprirlo.

Queste abitudini vengono menzionate più e più volte nelle valutazioni delle prestazioni e nelle recensioni di fine progetto in cui il cliente, il team o lo sponsor offrono feedback al project manager.

Non è necessario avere dieci anni di esperienza per offrire successo ogni volta. Cambiando le tue abitudini e ripapentando le tue abilità, puoi migliorare drasticamente le possibilità che il tuo progetto sia un successo e ti conceda un momento meno stressante al lavoro.

#1. Usando la squadra giusta

I project manager più efficaci e di successo conoscono le capacità dei membri del loro team. Significa che possono allocare il lavoro giusto alle persone giuste.

L'uso della risorsa errata su un'attività può portarla a richiedere più tempo o essere scarsamente fatto. Aiuta a conoscere i punti di forza e le debolezze delle persone che lavorano con te in modo da poterli allocare al meglio per proiettare le attività.

#2. Gestione dei problemi di progetto

Di tanto in tanto tutti i progetti colpiscono problemi. I project manager di successo non permettono di preoccuparli. Conoscono i processi per la gestione dei problemi e anche il modo migliore per affrontare i problemi man mano che si presentano.

Puoi farlo anche tu. Una volta che sai come valutare un problema di progetto, scoprirai che la gestione del problema diventa un'abitudine facile da incorporare nella tua routine settimanale. Metti da parte un po 'di tempo per passare attraverso il tuo registro dei problemi ogni settimana e presto scoprirai che è un lavoro facile rimanere al passo con i problemi di gestione.

#3. Affrontare i cambiamenti

I progetti sono progettati per cambiare le cose, ma quel tipo di cambiamento sta accadendo ad altre persone. È più difficile gestire il cambiamento che è rivolto esattamente al team di progetto, sconvolgendo il programma dettagliato del progetto e creando nuovi lavori e un intero mucchio di aggiornamenti di documentazione.

I project manager di successo hanno un processo di gestione delle modifiche che seguono. I seguenti passaggi definiti rendono più facile trasformare qualsiasi azione in un'abitudine perché è strutturata e ripetitiva.

Il processo di gestione del cambiamento sembra questo:

• Ricevi informazioni sulla modifica
• Valutare il cambiamento
• Stabilire quanto lavoro sarebbe fare il cambiamento
• Prepara una raccomandazione sul fatto che valga la pena andare avanti

Una volta che hai preparato una raccomandazione, chiedi al tuo sponsor di prendere una decisione se dovresti incorporare il cambiamento o meno. Puoi approvare alcuni piccoli cambiamenti fintanto che sono entusiasti e livelli di autorità. I project manager di successo sanno che far fronte alle modifiche fa parte del lavoro e hanno un piano per affrontarli come e quando si presentano.

#4. Gestione dei costi del progetto

È molto probabile che il tuo progetto sosterrà i costi, anche se non hai il pieno controllo delle stringhe della borsa da solo. Essere in grado di gestire elementi finanziari nel tuo controllo deve essere un'abitudine. Se non lo ti avvicini regolarmente e di routine, scoprirai che il lavoro diventa così enorme che è impossibile fare bene.

I fantastici project manager rimangono al passo con le spese con sistemi di archiviazione che funzionano per fatture, citazioni e stime. Prendi l'abitudine di utilizzare il tuo software di budget (anche se questo è solo un foglio di calcolo).

Non puoi gestire i costi del tuo progetto fino a quando non hai un piano per quello che spenderai. Scopri come creare un budget del progetto in modo da poter iniziare.

#5. Teambuilding

Il team del progetto potrebbe non funzionare direttamente per te. Quindi, perché il team building fa parte delle abitudini dei project manager di successo? È perché hai bisogno che il tuo team lavori insieme in modo efficace e hai bisogno che le persone coinvolte nel progetto arrivino rapidamente a un punto in cui si fidano l'uno dell'altro. Lo capisci attraverso la costruzione della squadra. Fai attenzione alle situazioni in cui la tua squadra sta cadendo a pezzi. Il comportamento del bullismo, in particolare, è inaccettabile.

#6. Comprensione dei processi

La sesta abitudine di project manager di grande successo è che comprendono i processi che esistono nella loro sfera di controllo. Ciò significa che sanno quali procedure di lavoro devono essere seguite. Non perdono tempo a cercare di capire come scrivere un business case perché sanno che esiste una procedura per questo e possono seguire i passaggi.

I project manager di maggior successo non sono schiavi del processo. Sanno quando la cosa giusta da fare è seguire il processo. Sanno quando è meglio modificarlo leggermente per rendere le attività nel complesso più facili per tutti. Un esempio di ciò sarebbe quello di rimuovere la burocrazia da un piccolo progetto adattando i processi di conseguenza.

#7. Aggiornamento del programma

Gli orari del progetto non dovrebbero essere lasciati al caso. I project manager di maggior successo prendono l'abitudine di controllare regolarmente i loro programmi per la precisione e aggiornarli.

Ci sono molti modi per tenere traccia dei progressi del tuo progetto. La cosa più importante è che tu lo faccia. Se stai lottando per prendere questa abitudine, allora prenota un breve incontro nel tuo diario con te stesso e il tuo programma una volta alla settimana. Usa lo stesso tempo ogni settimana e prenditi 30 minuti per rivedere dove ti trovi e dove devi essere. Fai gli emendamenti necessari, dì al team e continua con il progetto.

Se le modifiche al tuo programma hanno un impatto sulla data di fine per il progetto o alla data di consegna per le principali traguardi, parla con il tuo sponsor. Non dovresti cambiare i fondamenti del tuo piano basellato senza passare attraverso un processo di approvazione formale.

#8. Gestione del rischio di progetto

Sapere cosa includere nel registro dei rischi è una cosa, ma la revisione abitualmente e agire sui rischi aumentati è qualcosa di diverso. Non è sufficiente usare l'inizio del progetto per identificare i rischi e quindi non pensarci di nuovo. La gestione del rischio deve far parte delle abitudini del progetto perché senza di essa scoprirai che i rischi si trasformano in problemi e creano problemi per te.

È un'altra area in cui i processi standard e la prenotazione di uno slot normale per fare una revisione del rischio possono aiutare. Puoi includerlo come parte delle riunioni del tuo team. Prendi l'abitudine di rivedere i tuoi rischi con il team, chiudere quella che non è più una minaccia e pianificare azioni per coloro che si desidera mitigare.

#9. Tempo di tracciamento

I project manager sanno molto sulla gestione del tempo del progetto, ma questo tende ad essere nel settore della pianificazione e della pianificazione. Quello di cui stiamo parlando è il monitoraggio del tempo su una base più regolare, giornaliera. Stiamo parlando di schede attività.

I team di progetto spesso non sono così desiderosi di usare le schede attività se non lo hanno fatto prima. Molti strumenti software di gestione del progetto hanno un monitoraggio del tempo inerente al prodotto. Ciò può rendere più facile introdurre il passaggio al monitoraggio del tempo come una squadra.

Se monitori o meno il tempo della tua squadra (che è consigliato) è importante sapere dove va il tuo tempo in un giorno. Dovresti prendere l'abitudine di tenere conto di come trascorri il tuo tempo. Ti aiuterà a capire se stai trascorrendo del tempo nelle attività di progetto prioritario. Potresti pensare di essere, ma sei tu? Le schede attività o la registrazione del tempo di qualche forma aiuteranno, anche se è solo un registro orario su un blocco note.

#10. Fornire modifiche alle attività

Infine, l'abitudine che rende i project manager di maggior successo è la loro capacità di equiparare i risultati del progetto ai risultati aziendali. Se gli utenti non utilizzano il tuo prodotto o il software non è aggiornato o i clienti non sono così stupiti come lo sei, il tuo progetto è stato una perdita di tempo.

I team di progetto di maggior successo si assicurano di sapere quali risultati aziendali stanno puntando. Costruiscono una soluzione che offra quel cambiamento commerciale in modo sostenibile. Ciò che forniscono quando il progetto finisce è completamente utilizzato e totalmente adottato dal cliente. È un successo perché è stato costruito per avere successo dall'inizio.

Comprendere gli obiettivi aziendali è un criterio chiave per qualsiasi project manager che desidera avere un impatto su clienti e parti interessate. Se riesci a dimostrare di aver fornito qualcosa di valore, allora è facile dimostrare l'impatto che hai e il valore che porti all'azienda.

Prendi l'abitudine di chiedere ai tuoi stakeholder quale valore commerciale si aspettano e come vogliono usare qualunque cosa sia che il tuo progetto sta realizzando per loro. Parla con loro di come definiscono il successo. Puoi crearlo in un processo ripetibile all'inizio di ogni progetto.