10 consigli per la pianificazione di una fantastica festa di vacanza aziendale

Non sono sempre preferiti da tutti, ma le feste per le vacanze sono un punto fermo per la maggior parte delle aziende. Sono anche una grande opportunità se pianificata con attenzione. Se ti è stato incaricato di pianificare la festa di Natale dei dipendenti annuali per la tua azienda, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di ottenere il massimo dal tuo evento speciale mantenendo i costi gestibili. Valutando attentamente il modo migliore per avvicinarsi ed eseguire questa festa delle vacanze, puoi creare un'esperienza che non solo aumenti il ​​morale dell'azienda, ma aumenti anche i livelli di soddisfazione e conservazione dei dipendenti in tutto il consiglio.

È importante iniziare con le basi-quale tema dovrebbe avere la festa, dove dovrebbe avvenire, quante persone stanno arrivando, quando dovrebbe accadere e quali cibi e bevande verranno serviti durante l'occasione, prima di passare alla pianificazione specializzata ed esecuzione degli eventi.

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Inchioda le basi per la festa della tua compagnia natalizia

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Naturalmente, come qualsiasi altro evento o progetto, è necessario creare un piano di progetto che identifichi i dettagli dell'evento per la festa delle vacanze dei dipendenti. Tema, sede, ora, data, conteggio degli ospiti, selezioni di cibo e bevande, arredamento e agenda degli eventi devono essere tutti considerati prima di iniziare a eseguire il tuo evento.

Ogni buona festa ha bisogno di questi elementi fondamentali per avere successo, ma non tutto deve essere messo in pietra prima di iniziare a bloccare i dettagli (come proteggere un luogo, prenotare un ristoratore o pianificare un ordine del giorno).

Sebbene ci siano molti modi per affrontare queste decisioni e le scelte su idee di livello superiore come tema e tempi spesso cadono sui dirigenti dell'azienda anziché sul produttore di eventi, è meglio lavorare con una squadra per decidere quali dettagli sono giusti per il tuo specifico azienda.

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Scegli il tempo più efficace per tenere il tuo evento

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Il momento migliore per organizzare una festa per i dipendenti è probabilmente durante l'ora di pranzo. I dati storici delle feste di vacanza di Battalia Winston mostrano una tendenza in crescita in questa direzione, riflettendo che quasi la metà degli eventi aziendali nel 2013 si è svolta durante l'ora di pranzo.

Sfortunatamente, non tutti potrebbero avere l'opportunità di partecipare all'evento perché qualcuno deve rimanere indietro per rispondere alle chiamate dei clienti e mantenere le attività in movimento. Ma un evento dell'ora di pranzo cornisce e riduce gli obblighi per il tempo e gli impegni personali dei dipendenti.

Se decidi di andare con un evento serale, dovrai considerare quale notte è la migliore. Mentre alcuni potrebbero pensare che venerdì sia la scelta migliore perché la maggior parte dei dipendenti sarà fuori per il fine settimana, è anche il giorno più popolare della settimana nei ristoranti e in altri luoghi in altre parole, il momento più costoso. Poche organizzazioni vorranno prendere in considerazione la domenica sera, quindi sembra che la prossima migliore opzione potrebbe essere il lunedì sera, poiché di solito è la notte più lenta nei ristoranti.

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Considera di ospitare una festa in bassa stagione

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Invece di inadempienza al Natale annuale o al Ringraziamento, perché non prendere in considerazione l'ospite di un evento specifico per l'apprezzamento dei dipendenti, quando nient'altro sta intasando il calendario dell'ufficio?

All'inizio di ottobre e alla fine di gennaio sono grandi momenti per organizzare una festa di apprezzamento annuale. I luoghi fuori sede sono più disponibili e puoi risparmiare sulle spese di catering e sui pacchetti di partito durante un evento fuori stagione.

Uno svantaggio della creazione di una festa di apprezzamento annuale invece di una tradizionale festa di Natale è che i dipendenti potrebbero non ricordare questa tradizione così facilmente. Potrebbe essere necessario un po 'di clamore in più per assicurarsi che le persone lo contradano nei loro calendari.

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Scegli un team per aiutare a eseguire l'evento

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La qualità del tuo team di pianificazione sarà direttamente correlata al calibro del tuo evento. È importante trovare il team di dimensioni giuste e selezionare i membri che sono abili nel realizzare un incontro memorabile.

Un gruppo di individui più piccolo probabilmente renderà la pianificazione più opportuno ed economico, ma molte organizzazioni coinvolgono un grande comitato di individui in modo che le voci di più dipendenti siano rappresentate nella pianificazione dell'evento. Poiché la pianificazione del partito prenderà il tempo lontano dalle regolari responsabilità di lavoro dei membri, è probabilmente meglio creare il più piccolo team possibile che sia ancora rappresentativo della tua azienda in generale.

Indipendentemente dalle dimensioni, dovresti selezionare le persone per la loro capacità di influenzare positivamente gli altri dipendenti. Un appuntamento al team di pianificazione può anche essere usato come ricompensa o incentivo. Il pianificatore di eventi dell'organizzazione dovrebbe lavorare con un leader autorizzato nelle risorse umane o marketing, il che è autorizzato ad approvare il piano per aiutare a guidare queste decisioni e scegliere i migliori membri del team.

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Crea un menu festivo economico

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Quando si tratta di scegliere cosa nutrire i tuoi dipendenti durante la tua festa, una serie di trucchi può risparmiare, fornendo comunque un pasto eccellente. I pasti placcati sono spesso più convenienti dei buffet e consentono una presentazione più elegante che avere tutti in fila e servirsi.

Naturalmente, il tuo menu deve rafforzare il tema del tuo evento e dovresti provare a scegliere articoli che incorporano i colori o il marchio del tuo evento, ma ciò non significa che devi affittare lenzuola per le vacanze costose e altri arredamento.

Selezionare oggetti modesti o frutta fresca per centrotavola, limitare il consumo di alcol e ospitare in un luogo che ha decorazioni natalizie standard e opzioni di prezzi alimentari sono tutti modi eccellenti per tagliare i costi mentre dà ai tuoi dipendenti una buona esperienza.

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Decidi i livelli e i limiti del consumo di alcol

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Da anni ormai, le organizzazioni hanno limitato l'alcol alle feste delle vacanze per una serie di ragioni questo limite è uno dei modi più semplici per controllare il budget e limita la distrazione dal messaggio dell'evento.

Tuttavia, la maggior parte dei dipendenti non vuole partecipare a una festa aziendale che non presenta una qualche forma di bevanda alcolica. Per questo motivo, si desidera restringere la selezione delle alcol o persino creare cocktail firmati a buon mercato per ridurre i costi e mantenere i livelli di intossicazione.

Potresti anche prendere in considerazione la limitazione del menu al solo vino, la chiusura del bar presto o l'offerta di bevande solo durante il pasto per aiutare a ridurre ulteriormente i costi e limitare il rischio che i dipendenti diventino troppo turbolenti in un evento aziendale. In ogni caso, dovresti assolutamente controllare la tua polizza assicurativa per assicurarti di essere coperto se si verificano problemi dal consumo di alcol.

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Ricorda ai dipendenti un'etichetta adeguata

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Il miglior consiglio per tutti coloro che partecipano a una festa è assicurarsi di ricordare l'etichetta per arrivare e far sentire gli altri a proprio agio. Ma è anche una buona idea stabilire in anticipo qualsiasi regole di base specifiche in un promemoria a livello di ufficio.

Gli errori dell'etichetta da evitare durante la festa delle vacanze includono evitare bere eccessivi, mangiare, lamentarsi, arrivare troppo presto o lasciare troppo tardi, indossare abbigliamento improprio e portare ospiti eccessivi, tutto ciò che può non solo avere un impatto sulle esperienze degli altri durante l'evento, ma anche la compagnia costi.

Sebbene una festa annuale delle vacanze aziendali abbia lo scopo di riunire la squadra e ridurre le inibizioni sul posto di lavoro, ricorda ai tuoi ospiti che rappresentano ancora l'azienda anche quando frequentano questo evento di post-lavoro e si prevede quindi che si comportino in modo adatto al posto di lavoro.

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Prendi in considerazione la creazione di uno scambio di regali

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In generale, molte organizzazioni includono uno scambio di regali tra dipendenti nelle loro feste natalizie. Tuttavia, se l'organizzazione è più grande, forse questo è meglio lasciato a livello dipartimentale piuttosto che all'evento All-Employee. L'organizzazione su tale scala può rivelarsi difficile, soprattutto se non hai familiarità con alcuni dipartimenti e i loro dipendenti.

Tuttavia, se esiste uno scambio di regali, è una buona idea per l'host o l'organizzatore mettere un berretto finanziario sui regali, forse $ 10 per evitare problemi imbarazzanti associati ai prezzi dei regali.

Inoltre, l'istituzione di un "elefante bianco" o un tipo simile di scambio di regali all-inclusive in cui tutti l'azienda sono invitati a partecipare a livello individuale potrebbe aiutare a prevenire incubi organizzativi in ​​cui un ospite non riceve un regalo perché un altro ha dimenticato di portare uno.

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Considera se la raccolta fondi è giusta per il tuo evento

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Cibo, abbigliamento e giocattoli fanno parte della cultura in molte organizzazioni e alcuni incoraggiano addirittura a unità di donazione in contanti. Tuttavia, considera se la parte di apprezzamento dei dipendenti a livello aziendale è la sede giusta per un'opportunità di raccolta fondi.

Sebbene sia molto utile evidenziare una causa particolare della festa di Natale, può essere utile per l'organizzazione incoraggiare solo regali non calati e donazioni in natura che possono beneficiare della carità sostenuta. In questo modo, a tutti è la possibilità di offrire un regalo con un valore che si adatta ai propri budget personali.

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Valuta le sponsorizzazioni del fornitore per il tuo evento

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Alcune persone potrebbero pensare che ottenere sponsor dei fornitori sia un ottimo modo per compensare i costi della loro festa annuale; Tuttavia, gli organizzatori di eventi e i loro clienti potrebbero voler rimanere concentrati sull'obiettivo del partito di apprezzare i dipendenti piuttosto che sull'outsourcing dei costi per i fornitori sponsorizzati.

I dipendenti spesso sentono che il costo per questi eventi speciali dovrebbe essere coperto dal budget operativo di un datore di lavoro. Se l'organizzazione non può permettersi di ospitare un evento di apprezzamento per i propri dipendenti o se non fa parte del piano aziendale per alcun motivo, il datore di lavoro non dovrebbe cercare entrate esterne per coprire i costi attraverso le sponsorizzazioni.