5 abilità di pianificazione degli eventi di cui hai bisogno per il successo

Se stai pensando a una carriera come pianificatore di eventi, sia come entità indipendente che con una società di pianificazione degli eventi, assicurati di essere adatto al ruolo. Gli organizzatori di eventi di maggior successo hanno un set di abilità impressionanti. Di seguito sono riportate cinque abilità di pianificazione degli eventi che raggiungerai regolarmente. Queste abilità possono fare o rompere il tuo successo.

Gli organizzatori di eventi sono altamente organizzati

Nella pianificazione degli eventi, il successo è nei dettagli. E ce ne sono molti! Tenere traccia di numerosi compiti, più venditori e modifiche costantemente di cose da fare tutte alla volta, mantenendo felice il tuo cliente di essere impegnativo per alcuni e scoraggianti per gli altri.

Essere altamente organizzati è un must per la pianificazione di eventi di successo. Per coloro che fanno e gestiscono elenchi di cose da fare nella loro vita personale, essere organizzati può venire naturalmente. Per gli altri che lottano per ricordare le scadenze o per raccogliere la lavaggio a secco, essere organizzati può richiedere un maggiore sforzo.

Gli organizzatori di eventi possono gestire un evento alla volta o essere nelle fasi di pianificazione di più eventi contemporaneamente. Alcuni eventi, come le conferenze annuali, richiedono più di un anno di pianificazione, quindi gli organizzatori di eventi devono rimanere organizzati nel lungo periodo.

Abbondano gli strumenti organizzativi per i pianificatori di eventi, dal software che traccia la registrazione ai modelli per forme e fogli di calcolo. Una lista di controllo che pianifica gli eventi che è personalizzata per ogni progetto è uno degli strumenti più preziosi che puoi avere, indipendentemente dalla tua naturale capacità organizzativa.

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Gli organizzatori di eventi sono simpatici

Cosa hanno in comune tutti gli eventi? Persone. Gli organizzatori di eventi di successo sono simpatici, coinvolgenti, buoni conversatori e ascoltatori eccellenti. La pianificazione degli eventi è una professione sociale in quanto il risultato - l'evento stesso - includerà un gruppo di persone, grandi o piccole. Comprendere le persone e divertirsi a parlare con loro fa parte del lavoro.

Ciò non significa che, come pianificatore di eventi, trascorrerai la maggior parte della giornata ai pranzi dei clienti e organizzando cocktail in eventi sociali. La pianificazione degli eventi è un duro lavoro e in gran parte viene spesa su una scrivania con un telefono o un computer; Tuttavia, un comportamento simpatico è un must quando si affronta uno di questi compiti comuni di pianificazione degli eventi:

• Negoziare con gli hotel
• Discutere di menu con gestori di catering
• Incontro con venditori
• Lanciando le idee per le tue eventi a un potenziale cliente
• Networking in qualsiasi momento e ovunque
• Personale di supervisione dell'evento
• Lavorare il tuo evento e interagire con ospiti e lavoratori

Nella vita quotidiana, la maggior parte di noi ricorda le persone piacevoli e utili con cui interagiamo e tale interazione può rendere un'esperienza molto più costruttiva per entrambe le parti. Sapere come relazionarsi con personalità diverse, come connettersi con qualcuno e fare un'impressione positiva sono le chiavi del successo. Nessuno vuole lavorare con o aiutare qualcuno con cui è difficile parlare, difficile da capire o maleducato e non professionale in alcun modo, quindi considera di essere gradevole un'abilità essenziale per la pianificazione degli eventi.

Ascolta e comunica chiaramente

Eccellenti capacità comunicative sono essenziali in molte professioni. Nella pianificazione degli eventi, la comunicazione errata può comportare numerosi problemi sia per il pianificatore di eventi che per il cliente e un semplice malinteso può avere risultati catastrofici. Pertanto, la capacità di ascoltare è cruciale in modo da comprendere le esigenze del cliente.

Ecco alcuni esempi di comunicazioni e come vengono utilizzate queste capacità di pianificazione degli eventi:

Comunicazione scritta:

• Scrivere proposte di eventi per un potenziale cliente
• Creare materiali per commercializzare la tua azienda
• Scrivere contratti per clienti e venditori
• Redazione di ringraziamenti per oratori ospiti e VIP

Comunicazione verbale:

• La capacità di spiegare l'ambito e lo scopo di un evento
• Comunicare efficacemente le tue idee a un supervisore, cliente o fornitore
• Comprensione e elaborazione delle informazioni fornite, come le preoccupazioni di un cliente o le domande di un ristoratore
• Ababilmente negoziare tariffe alberghiere, dettagli di contatto o extra da un fornitore

Gli organizzatori di eventi sono creativi

Gli organizzatori di eventi di successo hanno idee: molte di loro. E con quella creatività arriva la capacità di trasformare l'idea in qualcosa di tangibile. Gli organizzatori di eventi possono prendere una visione e darla vita. Dallo sviluppo di un tema unico per una festa per elaborare una soluzione di decorazione economica che soddisfa un budget limitato, la creatività è essenziale quando si pianifica un evento.

La creatività svolge anche un ruolo nella risoluzione dei problemi. Essere in grado di pensare in modo creativo a sviluppare soluzioni ai problemi può avere un impatto positivo sul successo del tuo evento.

Gli organizzatori di eventi sono multitaskers

In varie fasi del processo di pianificazione degli eventi, ci sono numerosi compiti da gestire. Potresti negoziare un contratto alberghiero, incontrare un cliente per discutere di potenziali oratori ospiti, prenotare un catering, intervistare i fornitori di noleggio ed esplorare le opzioni di intrattenimento. E questo è solo per un evento. Aggiungi più eventi nelle fasi di pianificazione tutti in una volta e il risultato finale è un atto di giocoleria. Gli organizzatori di eventi di successo devono sapere come multitasking efficace e mantenere molti aspetti dell'evento che si muove simultaneamente senza far cadere la palla su nessuno di questi compiti.

Il successo nella pianificazione degli eventi sta nella capacità di dare la priorità e concentrarsi su ogni compito senza essere distratto da altre cose o essere sopraffatto dai numerosi dettagli che necessitano della tua attenzione. Rimanere calmi, concentrati e flessibili sono attributi del multitasker di successo.