7 modi per un manager per prepararsi a una revisione delle prestazioni

La revisione annuale delle prestazioni dei dipendenti è un processo essenziale per le risorse umane per documentare il modo in cui un dipendente si è comportato durante tutto l'anno, un'opportunità per fornire feedback al dipendente e funge da trampolino di lancio per fissare obiettivi di performance e sviluppo per il prossimo anno.

Tuttavia, il rituale annuale sul posto di lavoro è stato paragonato a un viaggio dal dentista per ottenere un canale radicolare. Entrambi possono essere descrizioni accurate. Proprio come prendersi cura dei denti, il motivo per cui la revisione annuale delle prestazioni finisce per sentirsi come un canale radicolare è a causa della mancanza di manutenzione preventiva.

Con una buona quantità di pianificazione iniziale e controlli regolari, la revisione annuale delle prestazioni può essere indolore quanto la pulizia annuale dei denti. Ecco sette modi in cui un manager può prepararsi per una revisione annuale delle prestazioni dei dipendenti al fine di renderlo una discussione produttiva e indolore:

1. Inizia con le aspettative e gli obiettivi delle prestazioni

Prepararsi per una revisione annuale delle prestazioni inizia con il processo di assunzione. Un lavoro di lavoro ben scritto e una descrizione del lavoro spiegano chiaramente ciò che ci si aspetta dal dipendente e come dovrebbero apparire buone prestazioni.

Le aspettative di performance non devono assumere la forma di una descrizione formale del lavoro. Assicurati solo di discutere queste aspettative e obiettivi con il dipendente e rivisitarli su base regolare. Le cose possono cambiare e quando lo fanno, il dipendente non dovrebbe essere l'ultimo a saperlo.

2. Fornire un feedback regolare durante tutto l'anno

Gran parte della revisione annuale indolore è l'eliminazione delle sorprese. I dipendenti meritano e hanno bisogno di feedback positivi e critici su base regolare. Affinché il feedback sia efficace, deve essere tempestivo, consegnato il prima possibile dopo il risultato o il comportamento delle prestazioni. Certo, il feedback critico può pungere un po ', ma è molto meno doloroso che farlo in una volta alla fine dell'anno.

3. Affrontare i problemi di prestazione rapidamente e decisiva

La revisione annuale non è il momento di affrontare per la prima volta un grave problema di prestazione. I manager devono imparare a riconoscere, diagnosticare e discutere i problemi delle prestazioni durante tutto l'anno.

4. Mantenere la documentazione durante tutto l'anno

Una delle parti più difficili della preparazione per una recensione è cercare di ricordare tutto ciò che è accaduto nel corso di un anno. Quando un manager non tiene un registro delle prestazioni e dei comportamenti dei dipendenti durante tutto l'anno, tendono a basare la loro revisione sulla memoria recente.

Un modo semplice per documentare durante tutto l'anno è conservare una cartella per ciascun dipendente per rapporti sulle prestazioni, esempi di comportamento buono e cattivo, riassunti delle discussioni, feedback dei clienti, record di presenze e qualsiasi altra cosa relativa alle aspettative e agli obiettivi delle prestazioni.

5. Ottieni feedback dagli altri

Mentre un manager è la persona migliore per valutare le prestazioni di un dipendente, è anche utile sollecitare feedback da clienti, colleghi e altri manager. Questo può essere fatto su base regolare e informale o con una metodologia di indagine più formale. Il feedback dovrebbe essere confidenziale e anonimo e utilizzato in aggregato per verificare e supportare la valutazione del gestore.

6. Chiedi feedback dal dipendente

Mentre un manager non dovrebbe mai chiedere a un dipendente di scrivere la propria revisione, è una buona pratica chiedere un'autovalutazione dal dipendente come parte del processo di preparazione. Il dipendente può avere informazioni di cui il manager non era a conoscenza e, come minimo, il manager può ricevere un preavviso di qualsiasi punto cieco che il dipendente possa avere.

7. Preparati con esempi

Per prestazioni, fornire una documentazione di prestazioni oggettiva e misurabile, se possibile. Per il feedback comportamentale, fornire 2-3 esempi specifici per ciascuna competenza. 

Quando un manager segue questi suggerimenti di preparazione, la discussione annuale dovrebbe essere semplicemente un riassunto di tutto ciò che è già stato discusso durante tutto l'anno. L'attenzione può quindi rivolgersi a preparare aspettative e obiettivi per l'anno successivo.