Come creare un kit di stampa per la tua attività

Potresti aver sentito il termine kit di stampa e potresti anche aver ricevuto un kit di stampa per qualcosa. Sebbene la forma e la funzione di un kit di stampa possano variare notevolmente per l'industria, la definizione accettata di uno è:

"Un pacchetto di materiale promozionale fornito ai membri della stampa per informarli, in particolare su un prodotto, servizio o candidato."

Poiché c'è così tanta varietà, diamo un'occhiata ai componenti reali che possono costituire un kit di stampa e come assemblare uno che dà al tuo prodotto o al servizio le migliori possibilità di pubblicità gratuita, noto anche come media guadagnati. Se esegui correttamente il tuo kit di stampa, vedrai un rendimento più volte maggiore del tuo investimento iniziale, soprattutto se il kit ottiene il tuo tempo o il servizio di assistenza su stazioni di notizie o scritti online e nei media di stampa.

Creare il tuo kit di stampa

Non esiste un libro di regole sulla creazione di kit di stampa che specifichi quali componenti devi includere. I tuoi kit di stampa varieranno in base a ciò che stai promuovendo e al tipo di media che riceverà il tuo kit di stampa.

La maggior parte dei kit di stampa viene spedita, spesso a persone che hanno assistenti amministrativi, ed è tuo compito creare un kit di stampa che è abbastanza interessante da superare il gatekeeper. Il contenuto e la presentazione contano molto. Puoi anche inviare il tuo kit elettronicamente, anche se se ha dieci parti che potrebbero diventare ingombranti.

Ciò che includi è molto importante perché un kit di stampa dovrebbe essere un modo semplice per mettere in evidenza te o la tua attività. Pensalo come la più grande compilation della tua azienda, perché vuoi che i media sappiano di te e dei tuoi prodotti e servizi in un pacchetto ordinato. I componenti del kit di stampa principale che vorrai prendere in considerazione includono i seguenti articoli.

Il comunicato stampa

Il comunicato stampa del tuo kit di stampa annuncia ciò che stai pubblicizzando. Se hai un nuovo prodotto, il kit di stampa aiuta a introdurlo. Se la tua azienda si sta unendo con un'altra, il comunicato stampa lo campione.

Puoi includere più comunicati stampa nel kit di stampa. Ad esempio, un kit di stampa fiera potrebbe contenere un comunicato stampa di fusione aziendale, tre nuovi comunicati stampa di prodotti e un comunicato stampa che annuncia un nuovo CEO.

Tuttavia, non includere più di un comunicato stampa se puoi evitarlo. Se stai inviando un kit di stampa a un editor, avrai bisogno di un solo comunicato stampa. Ricorda, più includi, più lavoro fai le persone. Vuoi rendere il loro lavoro il più facile possibile.

Una breve lettera/tavolo dei contenuti

Ciò è particolarmente utile per qualsiasi tipo di kit di stampa che includa elementi molto diversi, ma ugualmente importanti. La tua lettera può essere indirizzata ai media ringraziandoli per il loro interesse in anticipo, e quindi puoi fornire un riepilogo di ciò che è incluso e affermare il motivo per cui il prodotto o il servizio sarebbe interessante per loro. Assicurati che il nome del contatto dei tuoi media e le informazioni di contatto siano corrette.

Un opuscolo

PR PRO PRO Usa i kit di stampa per annunciare un nuovo prodotto, ma puoi anche includere la brochure. Gli opuscoli sono particolarmente utili per spiegare il tuo prodotto o servizio oltre a un semplice comunicato stampa. Non è solo un elemento visivo ma può fornire informazioni tecniche in modo diretto. Per un kit di stampa fiera, è possibile includere una serie di brochure che forniscono all'editore/giornalista una grande quantità di informazioni su tutti i vari prodotti/servizi.

Campioni di prodotto

Se il tuo prodotto è abbastanza piccolo e puoi permetterti di farlo, dovresti mettere un campione all'interno del kit di stampa. Ciò offre ai redattori e ai giornalisti la possibilità di testare il prodotto da solo. Naturalmente, assicurati che il prodotto funzioni prima di inviarlo a un editore. Non vuoi inviare Cablato Magazine Un nuovo tipo di torcia che si accende in fiamme durante il funzionamento.

Se il tuo prodotto è troppo grande e avrai una dimostrazione nella tua struttura, includi tali informazioni in modo che l'editor/giornalista possa arrivare nella tua posizione e visualizzare il prodotto da vicino. Oppure, se il tuo stand di fiera sta avendo una demo, è un buon modo per dare a molti redattori e giornalisti da tutto il paese la possibilità di vedere il tuo prodotto in azione.

Se hai solo pochi campioni, crea un kit di stampa a più livelli. I media di alto livello possono consistere solo da cinque a dieci punti vendita, ma saranno i più importanti. 

Copertura della stampa passata

Se hai già ricevuto una copertura mediatica gratuita, puoi includere un foglio che descrive in dettaglio quei media. Ma non inviare una copertura mediatica da un concorrente diretto o non sarà coperto. Ad esempio, se Casa bella gestisce un pezzo sul tuo prodotto, non inviarlo a Casa e giardino Perché diranno che era già coperto da una pubblicazione di rifugio. Tuttavia, se il tuo prodotto è apparso in un segmento della CNN, vai avanti e includi quell'esposizione alla stampa. 

Scheda informativa

Questa può essere un'ottima aggiunta a un kit di stampa perché descrive in dettaglio le funzionalità, i vantaggi e altre informazioni specifiche in modo da educare il giornalista o l'editore sulla tua azienda e/o sui prodotti con rapidi punti elenco di informazioni. Le schede tecniche possono essere utilizzate per il lancio del prodotto, i kit di stampa su nuovi assunti, conferenze stampa e altre aree in cui si desidera fornire ai fatti chiave dell'editor che potrebbero voler usare le parole per parola.

Background aziendale

Scrivere una pagina di cronologia dell'azienda può essere prezioso per i kit di stampa attuali e futuri. Questo background descrive in dettaglio gli inizi della tua azienda e può includere dove è diretta la tua attività. I principali risultati dovrebbero essere inclusi, nonché eventuali riconoscimenti o premi. Inoltre, non dimenticare i tuoi piani per l'espansione e lo sviluppo del prodotto. Assicurati di aggiornare il tuo background su base annuale per includere eventuali risultati aggiuntivi e momenti di riferimento.

BIOS esecutivo

Che si tratti di un nuovo CEO, di un nuovo dirigente di PR o di un nuovo membro del consiglio di amministrazione, questo è il luogo in cui informare le persone su coloro che comprendono il tuo team.

Il bios esecutivo, insieme a immagini ad alta risoluzione, fornisce all'editore informazioni di base tanto necessarie sul calibro delle persone dietro l'azienda. Alcune pubblicazioni stampano una bio parola per parola, quindi scrivi la bio in terza persona piuttosto che il punto di vista in prima persona. Conservare tutti i BIOS su una pagina e includere premi e riconoscimenti, ma nessuna informazione personale oltre alle affiliazioni del settore.

Foglio di preventivi e FAQ

Una citazione di citazioni contenenti fogli dalle persone nella tua azienda, è un modo semplificato per fornire citazioni di redattori impegnati di cui hanno bisogno per completare un articolo senza costringere gli editori a rintracciare la persona di PR di un'azienda.

Questo foglio può presentare preventivi dai tuoi dirigenti, sviluppatori di prodotti e persino ai tuoi clienti (altrimenti noti come testimonianze). È probabile che un foglio di citazioni può rispondere alle domande più ovvie che un editore. Assicurati solo che ogni preventivo legga bene sulla carta perché quella citazione verrà molto probabilmente usata alla lettera in stampa.

Includi immagini ad alta risoluzione su un'unità flash

Sono immagini rilevanti per il kit di stampa? In tal caso, assicurati che siano immagini ad alta risoluzione memorizzate su un utile dispositivo multimediale come un'unità flash o un CD. Puoi anche includere immagini ad alta risoluzione sul tuo sito Web per il download dei media. Assicurati solo di includere il collegamento diretto alla galleria di immagini nel materiale del kit di stampa.