9 Incontrazioni di competenze di facilitazione per i manager

Le riunioni possono essere opportunità per condividere idee, discutere le sfide e definire i piani d'azione, oppure possono finire come spreco di tempo improduttivi. Sfortunatamente, i manager sono spesso i principali collaboratori per soddisfare la disfunzione del processo. Hai bisogno di abilità per eseguire le riunioni correttamente.

Rafforzare le capacità di facilitazione degli incontri

Per definizione, facilitare i mezzi: “Per rendere più facile o meno difficile; Aiuto in avanti."Per un manager facilitare una riunione (invece di eseguirlo), devono essere disposti a lasciar andare il loro potere ed essere aperti a risultati e approcci diversi.

Dove i manager sbagliare con le riunioni

Molti manager pensano di sapere come "organizzare" una riunione. Hanno impostato l'agenda, parlano tutto e prendono tutte le decisioni. Sebbene ciò possa sembrare facile ed efficiente per i manager, è spesso uno spreco di tempo delle persone e non attinge al potenziale creativo del team.

In effetti, ha l'effetto opposto in quanto i dipendenti tendono a ritirarsi, rimanendo al manager che vuole essere responsabile. 

Perché i manager non riescono a coinvolgere i dipendenti

Esistono molte ragioni per cui i manager non coinvolgono i loro dipendenti più nelle riunioni. Mentre i primi tre elementi di seguito sono comportamenti di poveri manager, l'ultimo, capacità di facilitazione, può essere appreso e rafforzato con la pratica:

• Paura di lasciarsi andare
• La falsa convinzione che, poiché sono al comando, devono fornire tutte le risposte
• Una mancanza di fiducia nelle capacità o capacità di risoluzione dei problemi dei propri dipendenti
• Una mancanza di capacità di facilitazione degli incontri

Queste idee per i manager a tutti i livelli rafforzeranno le capacità di facilitazione della riunione a sostegno del miglioramento della produttività delle riunioni.

I gestori delle competenze devono facilitare le riunioni

La corretta facilitazione della riunione implica l'interruzione di tutti durante l'incontro coinvolto nell'identificazione e nella risoluzione dei problemi. I team si svilupperanno quasi sempre soluzioni migliori e più creative di quanto qualsiasi manager possa solo. I team hanno anche maggiori probabilità di supportare l'implementazione delle soluzioni che hanno contribuito a creare. Puoi suddividere queste capacità di facilitazione degli incontri in tre diverse categorie:

1. Pianificazione di un incontro
2. Condurre un incontro
3. Risolvere i problemi di incontro

Come pianificare una riunione

Prima di iniziare qualsiasi incontro hai bisogno di un ordine del giorno. Per una riunione collaborativa, invita i partecipanti alla riunione a dirti quali problemi deve risolvere il team o di ciò che cambia il team deve perseguire. Assicurati che gli argomenti siano quelli che consentono la partecipazione del gruppo. Facilitare una riunione è diverso dalla presentazione di informazioni in una riunione.

1. Abilita il coinvolgimento del gruppo

Assicurati di concedere un ampio tempo per il coinvolgimento del gruppo e che non cerchi di risolvere troppi problemi in un breve periodo. Tuttavia, troppo tempo può anche comportare un ciclo infinito di "beh che dire ...". Le abilità necessarie includono queste.

• Capacità di facilitazione del gruppo
• Pianificazione delle riunioni
• Risoluzione dei problemi
• Il processo decisionale
• Sviluppo dell'agenda

2. Assicurati di fornire una logistica adeguata

Scegli la posizione della tua riunione e il tempo attentamente. Se provi a stipare 15 persone in una sala conferenze con sei sedie, l'incontro sarà un disastro. Quando le persone sono a disagio, non riescono a vederci, non possono sentire o hanno fame, i risultati delle riunioni soffriranno.

Scopri come usare la logistica come un modo per incoraggiare la grande partecipazione e rimuovere le barriere. Devi pianificare tutto questo in anticipo. Inviare qualcuno a metà incontro per ordinare i panini rende il tuo incontro meno efficace. La pianificazione logistica implica queste competenze.

• Pianificazione e esperienza logistica
• Il processo decisionale
• Considerazione ponderata dei bisogni degli altri

3. Registrazione dei verbali della riunione

L'ultima parte critica della pianificazione di un incontro è il verbale della riunione. Chi li prenderà? Chi li distribuirà? Se non hai una persona amministrativa designata, considera di farlo da solo o di ruotare la responsabilità tra i membri del team. Se Jane ha fatto il verbale la scorsa settimana, è il turno di John questa settimana. Se stai usando una lavagna o una tabella di flip per raccogliere idee, dai alla persona che scrive abbastanza tempo per documentarle correttamente.

• Abilità di prelievo
• Rilevanza della documentazione 
• Comprensione della diversità e dell'inclusione

Come condurre una riunione

Con la tua agenda solida, una buona posizione e un rinfresco appropriato, sei pronto per la riunione. Per rendere il tuo incontro un ottimo incontro di lavoro (e non solo una dump di informazioni), dovrai dimostrare le competenze di facilitazione delle riunioni appropriate.

Per fare ciò, vorrai concentrarti su questi tre componenti della facilitazione delle riunione.

1. Fare domande

Grandi domande stimolano un'ottima discussione. L'articolo, "70 fantastiche domande di coaching che utilizzano il modello di crescita", offre alcuni suggerimenti di discussione eccezionali.

• Poni domande per ottenere ulteriori informazioni
• Poni domande per conoscere diversi punti di vista
• Poni domande per notare aree di accordo e disaccordo
• Poni domande per confermare che stai davvero ascoltando esattamente ciò che i membri del team stanno contribuendo
• Poni domande per accertare che stai condividendo un significato con i membri del team

2. Dimostrare l'ascolto attivo

L'ascolto attivo ti consente di sapere davvero e profondamente che tu e la persona che stai ascoltando condividi il significato e avete capito una comprensione ponderata delle posizioni reciproche. Quando parafrasi, controlla la comprensione e fai domande di follow-up, incoraggia una maggiore partecipazione e continua a fluire la discussione.

• Fai cenno a testa e altri gesti appropriati per indicare la comprensione
• Ripeti ciò che hai ascoltato all'altra parte in modo da sapere che condividi un significato
• Poni domande per chiarire qualsiasi cosa tu non sia incerta
• Poni domande di follow-up per espandere ulteriormente la tua comprensione
• Usa parole come "ah-ha", "sì, capisco" e il simile indicare la comprensione

3. Condurre una corretta sessione di brainstorming

La maggior parte delle persone pensa di sapere già come fare brainstorming. Tuttavia, di solito non lo fanno. In troppi contesti, l'efficacia del brainstorming è ridotta da una cattiva gestione dei processi, forti pressioni sociali o politiche e scarse capacità di facilitazione. Molte persone non hanno mai veramente sperimentato il potere di una sessione di brainstorming ben gestita.

• Pratica capacità di facilitazione efficaci
• Gestisci l'introduzione di idee da parte dei partecipanti
• Assicurati che tutti i partecipanti abbiano le pari opportunità di parlare
• Gestire conversazioni in competizione e persone che parlano l'una sull'altra
• Elaborare un modo efficace per restringere le scelte di brainstorming a un numero gestibile
• Risolvi tutti i conflitti che si presentano

Come risolvere i problemi in una riunione

Il secondo tipo di incontro richiede diverse capacità di facilitazione della riunione. Non avresti bisogno di incontrarti se tutti erano già d'accordo sulla soluzione. Ti unisci per condividere informazioni e sviluppare risposte e questo significa che dovrai riunire le persone. Ecco le abilità di cui hai bisogno.

1. Abilità di costruzione del consenso

Il consenso non significa che tutti debbano essere d'accordo con una decisione. Significa che tutti hanno avuto l'opportunità di condividere le loro prospettive (potenzialmente mediante brainstorming) e proporre idee. In seguito, la chiave del consenso è che tutti i membri del team accettano di supportare la direzione anche se non era la loro scelta originale.

• La corretta facilitazione della riunione guiderà il gruppo dalla condivisione dell'idea allo sviluppo di una decisione efficace.
• Raggiungere il consenso richiede più tempo, ma di solito guadagnerà un buy-in più forte dal gruppo in generale. Tuttavia, ricorda che il consenso non è l'obiettivo finale.
• Una decisione efficace per il problema a portata di mano è il problema più importante.

Risorsa decisionale di consenso

Vedi "Un framework decisionale di consenso in sei fasi" per ulteriori informazioni su come guidare una squadra attraverso un processo decisionale di consenso.

2. Capacità di risoluzione dei conflitti

Ogni volta che c'è una stanza piena di persone coinvolte nella risoluzione di un problema, il conflitto è inevitabile. In effetti, il conflitto sul compito o sul problema è considerato dai ricercatori del team come parte del processo per il processo decisionale efficace. Un manager deve imparare a sfruttare il potere del conflitto in modo positivo.

• Gestisci la discussione per ascoltare tutti i punti di vista
• Guidare la discussione per identificare le aree di accordo e disaccordo
• Usa le abilità di facilitazione per far sentire i partecipanti

3. Capacità di comunicazione non verbale

Mentre i ricercatori sostengono le percentuali esatte, la maggior parte sarebbe d'accordo sul fatto che oltre il 50% della comunicazione non è verbale.

• Un manager deve essere in grado di leggere il tono e il linguaggio del corpo del gruppo per valutare il loro livello di coinvolgimento, candore e impegno.
• La tua comprensione della comunicazione non verbale può aiutare a vedere quando esiste un vero accordo rispetto all'accordo parlato solo per completare la riunione.
• Essere a conoscenza del linguaggio del corpo come un modo per sperimentare la voce di comunicazione totale di un individuo o di una squadra.

La linea di fondo

Il tempo è una risorsa preziosa nella vita e al lavoro. Sforzati di gestire le riunioni per efficienza e efficacia ottimali. L'apprendimento, la pratica e l'applicazione delle nove capacità di facilitazione identificate sopra è un ottimo punto di partenza.