Una guida per pianificatore di eventi alla pianificazione del luogo

Decidere lo spazio o la sede del miglior evento è fondamentale per il successo complessivo del tuo evento. Mentre la pianificazione del luogo richiede tempo, non deve sentirsi schiacciante. Per molti, organizzatori e dilettanti di eventi professionisti, può essere una sfida divertente.

Supponendo che tu abbia già identificato il tipo di evento che stai pianificando e il suo scopo, ci sono molti altri fattori che devono essere considerati mentre inizi il processo di selezione del luogo stesso. Quanto segue questa tabella di marcia ti aiuterà a guidare i passaggi nella scelta dello spazio per gli eventi perfetti.

Il tuo pubblico di destinazione

Quando si pianifica il luogo per un evento, una delle informazioni più importanti che devi sapere è chi saranno i tuoi ospiti e quanti ti aspetti di partecipare. Mentre il tipo di evento informerà sicuramente la scelta del luogo, uno dei più grandi fattori limitanti per lo spazio degli eventi è la sua capacità. Assicurati di conoscere almeno una stima accurata (può essere un intervallo) del numero di ospiti in quanto ciò limiterà immediatamente le opzioni di sede. Dovresti anche considerare il tuo pubblico. Assicurati che il luogo rifletta non solo l'evento stesso, ma i gusti e le aspettative degli ospiti.

Date dell'evento

Controlla il tuo calendario perché i tempi influenzerà molte decisioni, compresa la sede preferita. Dopo la tua lista degli ospiti, la data del tuo evento sarà il prossimo fattore limitante. A seconda del tipo di evento che stai pianificando, potresti scoprire che devi essere flessibile con la data dell'evento per ottenere la sede che desideri o dovrai essere flessibile con la scelta del luogo per ottenere la data che desideri. Dovresti iniziare a pianificare il luogo sapendo dove tu o il cliente siete flessibili. Ecco alcune domande da considerare:

• Quando i tuoi ospiti sono molto probabilmente disponibili per partecipare in base ai loro programmi?
• Quali luoghi hanno spazio appropriato e disponibile per quei tempi?
• Quando è il momento migliore per il tuo team di gestione di tenere l'evento?

Calcola il tuo budget

Con un budget aperto, chiunque può pianificare un grande evento e avere una selezione infinita di scelte di sede. Ma molto probabilmente, le tue risorse finanziarie sono limitate e dovresti essere consapevole dall'inizio di quali sono le tue limitazioni finanziarie, anche se il budget per l'evento è semplicemente una stima o una gamma. Un pianificatore di eventi può sempre pianificare un grande evento entro un budget ragionevole.

• I luoghi rientrano nei parametri di budget per le spese di spazio, tecniche e di ristorazione?
• Hai negoziato un tasso favorevole per i servizi e hai dimostrato il valore del tuo ruolo?
• Hai consentito la flessibilità del budget nel caso in cui le spese dell'articolo della linea superino il piano?

Scope Off diverse posizioni

Una volta che i numeri dell'elenco degli ospiti e le possibili date degli eventi sono ridotti, è importante identificare le posizioni in cui l'evento potrebbe essere tenuto. Hotel ed eventi o centri di conferenza sono alcuni degli spazi di eventi più popolari per eventi aziendali e ricevimenti di nozze, ma non sono le uniche opzioni. Questo è il momento di essere creativi nel tuo pensiero. Considera quanto segue:

• Sulla base del tema del tuo incontro, quali tre migliori luoghi mi vengono in mente?
• Dove preferirebbero i tuoi ospiti partecipare a questo incontro?
• Cosa sarà più conveniente per i tuoi ospiti?
• Oltre a un hotel, quali località inaspettate potrebbero aumentare il tasso RSVP?

Trova il giusto tipo di spazio

La sede che scegli deve avere uno spazio appropriato per il tipo di evento che stai pianificando. Il tuo evento richiederà una pista da ballo? Avrai bisogno di un sistema PA? Che ne dici di un podio di un oratore o uno schermo del proiettore? Che tipo di configurazione della tabella hai bisogno? Oltre a considerare questo tipo di domande, ecco alcune delle migliori domande di pianificazione del luogo da porsi:

• La sede dell'evento soddisfa i criteri speciali del tuo programma o evento?
• Il luogo può ospitare la tua produzione, intrattenimento, A/V, Sound e altre esigenze tecniche?
• Le condizioni della struttura riflettono gli elevati standard della tua organizzazione?

Considera i servizi e le restrizioni del luogo

Oltre a trovare il giusto tipo di spazio degli eventi, ti consigliamo di esaminare i tipi di altri servizi offerti dalla sede e decidere il loro valore per il tuo evento. Alcuni luoghi avranno anche un elenco di fornitori preferiti da cui devi lavorare per trovare fornitori o fornitori per altri servizi. Altre sedi hanno restrizioni all'arredamento o ad altri aspetti dell'evento stesso. Alcune domande da porre includono:

• Questo luogo offre buone opzioni di parcheggio o vallet?
• Questo sede offre sicurezza?
• Questo luogo offre servizi aggiuntivi come catering, arrangiamenti floreali, noleggio di lino e tavoli, ecc.?
• Questo locale ha una configurazione e pulisce l'equipaggio?
• Questo sede limita ciò con cui lavori?
• Questo luogo ha minimi di cibo e bevande?

Considera la reputazione

La reputazione di una sede per il servizio è fondamentale. Questa è spesso la differenza tra tenere un buon evento e produrre un grande evento. Il modo in cui una sede gestisce le sue strutture, il personale e i clienti saranno sempre ricordati. Per avere un senso per il valore della reputazione di una sede, considera queste domande:

• Qual è il mandato del direttore della conferenza, del responsabile della catering o dell'executive chef?
• La direzione ti tratterà come un cliente VIP o proprio come uno dei molteplici programmi?
• Quanta flessibilità è la sede disposta ad estenderti?
• Hanno testimonianze o recensioni disponibili?
• La sede offre fotografie da eventi simili ai tuoi?

Pianifica una visita

A meno che la logistica e il tempo non lo impediscano, ogni pianificatore di eventi deve condurre un'ispezione del sito prima di contrarre qualsiasi sede. Le immagini possono essere estremamente utili, ma ci sono molti aspetti che possono essere valutati solo di persona. Chiedi un tour della sede, incluso tutto, dal parcheggio all'ingresso e nello spazio degli eventi ai bagni. Sarai contento di averlo fatto.

Incorporare le preferenze del cliente

Gli organizzatori di eventi devono presentare le loro raccomandazioni sulla sede al proprio cliente (che si tratti di un cliente interno come i dirigenti dell'azienda o la direzione o un cliente esterno) e ottenere approvazioni. L'unica domanda da porsi per quanto riguarda il cliente durante la fase di pianificazione della sede è che il cliente approverà le raccomandazioni? Per poter rispondere a questa domanda con una certa sicurezza, devi assicurarti di comprendere le aspettative e le preferenze del cliente fin dall'inizio.