Modello di verbali della riunione del consiglio di amministrazione - e suggerimenti per minuti

Tutti gli stati richiedono che le società prendano e distribuiscano minuti di riunioni e tutti gli stati richiedono che i consigli di amministrazione mantengano i minuti di riunioni. Ma non ci sono regole specifiche su cosa includere nei verbali della riunione del consiglio e come prendere questi minuti. Ecco alcuni suggerimenti per l'utilizzo di Rendi più difficile la vita del tuo consiglio aziendale, compresi i suggerimenti sulle riunioni virtuali.

Perché mantenere i minuti della riunione del consiglio di amministrazione aziendale

Ci sono in realtà diversi motivi per prendere e registrare i verbali delle riunioni aziendali.

Per scopi legali. Il primo e più importante motivo per prendere i minuti delle riunioni è avere una registrazione di ciò che hai deciso, nel caso in cui i verbali siano chiamati da un tribunale durante il contenzioso.

A fini di responsabilità. I membri del consiglio di amministrazione sono in una posizione di fiducia. La protezione dei membri del consiglio di amministrazione è chiamata velo aziendale perché mantiene una barriera legale tra il consiglio di amministrazione e l'azienda. I membri del consiglio prendono decisioni sul denaro investito dagli azionisti aziendali e devono essere in grado di dimostrare di aver agito con saggezza, nel migliore interesse della società e senza conflitti di interesse. Minuti di aiuto i membri del consiglio di amministrazione evitare la responsabilità personale per le loro azioni.

Cosa fa una tavola - e non lo fa

Un consiglio aziendale prende decisioni sulla politica generale per l'azienda o l'organizzazione. Le decisioni quotidiane sono prese dai dirigenti della società in base a tale politica. A volte i consigli di amministrazione superano e cercano di prendere decisioni meglio lasciate alla direzione. 

Adottare un'agenda prima della riunione

Un'agenda della riunione elenca gli argomenti da discutere e approvare durante la riunione. Avere un'agenda specifica non solo rende la riunione più fluida, ma fa conoscere il consiglio (e chiunque legga i minuti dopo) l'importanza relativa di ciascun elemento all'ordine del giorno. Il presidente di solito presenta un'agenda proposta all'inizio della riunione e il consiglio di amministrazione lo adotta, dopo aver apportato modifiche.

L'agenda del consiglio dovrebbe includere dettagli su ciascuna di queste aree da discutere, votato dai membri del consiglio:

• Agenda per l'approvazione (il consiglio può approvare un'aggiunta)
• Minuti dell'ultimo incontro per l'approvazione
• Rapporti da dirigenti e comitati
• Old Business (riportato da un incontro precedente)
• Nuovo business
• Commenti e annunci
• Aggiornamento (con tempo)
• Set di data della riunione successiva.

Per rendere il tuo incontro più veloce e assicurati di avere il tempo di discutere tutto, non consentire la discussione su nulla che non sia incluso nell'agenda. Aggiungi il soggetto all'agenda della prossima riunione.

Parti importanti del verbale della riunione del consiglio

Il modello per i verbali della riunione del consiglio dovrebbe includere: 

Che tipo di riunione del consiglio di amministrazione - regolare, speciale o annuale (tutti gli stati richiedono che le società abbiano una riunione annuale). Se le presentazioni sono fornite da comitati o altri, includi nomi e titoli dei presentatori.

Che era presente, notando registi, ospiti e membri dello staff e quali membri del consiglio non erano presenti. I nomi di chiunque arrivi in ​​ritardo o che si lascia in anticipo deve essere notato. 

Se è presente se un quorum. Un quorum è generalmente richiesto dallo statuto aziendale per qualsiasi voto da prendere. Il requisito del quorum è di solito più della metà dei membri. (Per un consiglio di amministrazione di nove membri, ad esempio, cinque membri devono essere presenti per un quorum). 

Modelli di verbali della riunione del consiglio

Microsoft ha una varietà di modelli di verbali per il consiglio per diversi tipi di aziende e organizzazioni.

BodeyFeffect, che serve non profit e istituzioni educative, ha un modello di verbali della riunione che è possibile utilizzare.

Cosa registrare e cosa non registrare

Probabilmente i più grandi errori commessi è richiedere informazioni dettagliate sulle discussioni (a volte argomenti) e sui processi. Le riunioni dovrebbero riflettere ciò che è stato fatto e deciso alla riunione, non chi ha detto cosa nella discussione.

Supponiamo che il tuo consiglio sta votando su una mozione per vendere una nuova linea di prodotti. I verbali della riunione dovrebbero dire: "Mozione per aggiungere una nuova linea di spezie. Movimento distaccato e approvato, con così e così dissenziente."Se il gruppo ha avuto una discussione, non devi dire nulla al riguardo.

I minuti sono un record ufficiale, il che significa che possono essere soggetti a una citazione in un processo. Includere solo ciò che è richiesto.

Utilizzo di un'agenda di consenso per mantenere le riunioni brevi

A nessuno piacciono i lunghi incontri, ma ci sono alcuni modi per abbreviare l'incontro e i verbali. Potresti voler risparmiare tempo di riunione del consiglio creando un programma di consenso. Fondamentalmente, questa agenda è un elenco di problemi che possono essere trattati rapidamente senza discussione. L'elenco potrebbe includere minuti dalla riunione precedente, finanziari e rapporti dei comitati o del CEO.

Opzioni per le riunioni del consiglio di amministrazione delle aziende virtuali

Puoi avere riunioni di bordo virtuale in uno dei diversi tipi:

• Al telefono o di un altoparlante, con o senza supporto Internet
• Una combinazione di membri online e di persona
• Un incontro "a pieno titolo", con Internet, telefono, audio, video, testo e funzionalità di voto

Alcune considerazioni e domande a cui rispondere:

• Come possono votare i membri? Consentirai il voto anonimo per telefono o SMS? Come funzionerà? Sarà sufficiente l'accesso?
• In che modo i membri vedranno l'ordine del giorno e i documenti importanti? Che dire delle modifiche a un documento prima del voto? Will Will Deve essere inviati per iscritto?
• Qualcuno sarà a disposizione per aiutare i membri con problemi tecnici e risoluzione dei problemi?
• Come decidererai chi ha il pavimento per la discussione?

Potresti includere le tue decisioni sull'esecuzione di riunioni del consiglio virtuale nello statuto aziendale. Roberts Regole of Order ha alcune regole di esempio per le riunioni elettroniche che potrebbero aiutarti a prendere decisioni e documentarle nello statuto.

Tieni i registri dei verbali delle riunioni

Dopo tutti i problemi che vai per mantenere buoni minuti per la tua società, non dimenticare di mantenere i minuti di incontro aziendale da qualche parte sicuri e accessibili. Imposta un processo per mantenere i minuti in un libro di record aziendali o "nel cloud", in un file protetto da password. 

Aggiungi un avvocato al tuo consiglio di amministrazione

Sia che la tua società sia privata o pubblica o non profit, dovresti avere un avvocato che ti consigliamo su come prendere i minuti aziendali e essere presenti a riunioni di consiglio importanti per assicurarti che tu e il tuo consiglio sieda protetti.