Suggerimenti per la gestione del budget per i nuovi manager

Quando un dipendente viene promosso al suo primo ruolo di gestione, è probabile che questa sarà la prima volta che gestisce un budget del dipartimento.

La maggior parte dei nuovi manager riceve una formazione formale poca o nessuna su come sviluppare una previsione del budget, tenere traccia delle loro spese o come apportare modifiche a metà anno. Viene spesso consegnato un foglio di calcolo o un rapporto dal loro manager o dal dipartimento delle finanze e si aspettano di sapere come farlo o imparare per prova ed errore.

Mentre "tentativi ed errori" può essere un modo efficace per imparare una nuova abilità, sarebbe meglio se un nuovo manager non dovesse fare troppi errori dolorosi. Ecco alcuni suggerimenti se sei appena stato promosso come manager con una responsabilità di budget.

Investire il tempo per imparare fin dall'inizio

Non c'è momento migliore per porre domande "stupide" di quando sei nuovo di zecca in qualcosa e non l'hai mai fatto. Meglio chiedere e passare il tempo in anticipo nell'apprendimento, piuttosto che aspettare che qualcuno debba sottolineare i tuoi errori. Richiedi tempo dal tuo manager (o predecessore se puoi) per rivedere la filosofia sottostante, gli obiettivi generali, il formato e ogni elemento della riga. Se la tua organizzazione ha una persona finanziaria, chiedi a quella persona di trascorrere anche del tempo con te. La maggior parte sarà lusingata e disposta a condividere le loro competenze. Dopotutto, se possono addestrarti come fare le cose in base alle loro specifiche in anticipo, sarai meno mal di testa per loro in seguito.

Segui un corso di "finanziamento e budget per i gestori non finanziari"

Verificare con le tue scuole di business universitarie locali, sotto "istruzione esecutiva."La maggior parte delle scuole di business offre corsi da uno a tre giorni e non credit. Durante o dopo il corso, prenditi il ​​tempo per rivedere la relazione annuale della tua azienda e comprendere i vari rapporti e rapporti finanziari.

Gestisci il budget del tuo dipartimento come se fosse la tua attività

Quando lavoriamo per grandi organizzazioni, tendiamo a trattare i soldi "dell'azienda" come se crescesse sugli alberi. Non è, ed è ora il tuo lavoro come manager assumere la proprietà personale delle risorse del tuo dipartimento.

Sii un giocatore di squadra

Se possibile, rivedi il budget del tuo manager. Mentre è importante assumere la proprietà del budget, la tua unità fa parte di un'entità più grande. Chiedi al tuo manager di mostrarti dove si inserisce il tuo budget e supporta il quadro generale e le interdipendenze con i tuoi coetanei. Ci possono essere momenti in cui un altro dipartimento ha bisogno di soldi per obiettivi che sono una priorità più alta dei tuoi. Non aspettare di essere chiesto o di averlo portato via proattivo e offriti di aiutare il tuo peer manager. Sarai visto come strategico e collaborativo.

Non giocare a giochi stupidi

Solo perché "tutti lo fanno" non significa che non sia stupido e negativo per l'azienda. Un esempio di un tipico gioco di budget stupido che i manager giocano è "usa-it o perde-it spese."È quando ti stai avvicinando alla fine dell'anno e il tuo budget è in esecuzione sotto la tua previsione. Negli anni precedenti, quando si è sottostimato, il budget del tuo prossimo anno è stato impostato in base all'attuale di quell'anno. Quindi, per non tagliare di nuovo il tuo budget, vai su una roba per l'acquisto di shopping che non hai bisogno o fai una scorta nel caso in cui potresti averne bisogno.

Traccia le tue spese mensili e apporta correzioni proattive

Non dare per scontato che "qualcuno" ti dirà quando hai un budget. In effetti, potresti anche dover chiedere rapporti mensili o tenere traccia di te stesso. Non aspettare fino alla fine dell'anno, quando diventa una sorpresa per te e il tuo capo. A quel punto, è troppo tardi per indagare e apportare correzioni. Sii responsabile, misura te stesso e riferisci in modo proattivo al tuo manager.

Sii trasparente e coinvolgi la tua squadra

Condividi il tuo budget con il tuo team, forse persino coinvolgendoli nella creazione della previsione. Coinvolgere il tuo team e aiutarli a comprendere il processo di budget crea un senso di proprietà condivisa e incoraggia i tuoi dipendenti a trovare modi creativi per gestire le spese.

Sii strategico

Non prendere solo gli attuali dell'anno scorso e aggiungere il 10 percento alle previsioni del prossimo anno. Inizia con lo sviluppo di una strategia e obiettivi, quindi determinare le risorse necessarie per raggiungere tali obiettivi. Se hai bisogno di più dello scorso anno, prepara un business case per giustificare la tua richiesta per finanziamenti aggiuntivi.

Non esagerare

Mentre gestire il budget è un ruolo importante per un manager, non perdere mai di vista le risorse più importanti: il tuo popolo! Assicurati di trascorrere almeno cinque volte la quantità di tempo per sviluppare la tua squadra che per scricchiolare i numeri.