Esempio di layout della lettera aziendale

Il layout di una lettera commerciale è importante. Struttura la tua lettera nel modo giusto e sarà facile da leggere e professionale. Questo ti aiuterà a trasmettere il tuo messaggio e fare una buona impressione sui tuoi colleghi.

Scopri come formattare la tua lettera di business sulla pagina, incluso cosa includere nella tua lettera, come formattare ogni paragrafo e quale carattere, saluto e chiusura per scegliere. Inoltre, rivedi i suggerimenti rapidi su ortografia, grammatica e tono per perfezionare la tua lettera.

Carattere e spaziatura lettera

• Spazzare correttamente il layout delle lettere aziendali che scrivi, con spazio tra l'intestazione, il saluto, ogni paragrafo, la chiusura e la tua firma.
• Single-Space La tua lettera e lasciare uno spazio tra ogni paragrafo. Quando si inviano lettere dattiloscritte, lasciare due spazi prima e dopo la firma scritta.
• Sinistra-Giustifica la tua lettera, in modo che le informazioni di contatto, la data, la lettera e la tua firma siano tutte allineate a sinistra.
• Usa un carattere semplice Come Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri o Verdana. Assicurati che la dimensione del carattere che usi sia abbastanza grande che il tuo lettore non abbia bisogno di raggiungere i loro occhiali, la dimensione standard del carattere per questi caratteri è di 10 o 12 punti.

Se stai inviando la tua lettera di business a un'organizzazione molto conservativa, è meglio utilizzare il carattere tradizionale a 12 punti di New Roman a 12 punti. In nessun caso, non utilizzare caratteri casuali come fumetti fumetti o caratteri a mano come Lucida sulla corrispondenza commerciale.

Etichetta e tono delle lettere aziendali

Se sei abituato a scrivere una corrispondenza più informale, è una buona idea aggiornare la tua memoria sulle sezioni richieste (E.G., saluto) e tono (professionale) di una lettera commerciale prima di composti. 

Saluto

È ancora standard utilizzare il titolo del destinatario (MR., Sig.ra., SM., Dr., Professore, giudice) davanti ai loro cognomi nel saluto della corrispondenza commerciale formale (esempio: “Caro signor. Fabbro"). La parola "cara" dovrebbe sempre precedere il nome del destinatario; Non usare semplicemente il loro nome da solo come potresti fare nella corrispondenza casuale.

Allo stesso modo, evita di iniziare la corrispondenza commerciale con aperture come "ciao", "ciao" o "buongiorno."Le lettere commerciali dovrebbero sempre iniziare con" Caro [titolo e nome del destinatario]."L'eccezione è se usi il saluto" a chi può interessare "quando non si conosce il nome del destinatario.

Chiusura

La tua chiusura deve sbagliare dalla parte del conservatore. Le chiusure accettabili da usare includono: "sinceramente", "sinceramente tuo", "saluti migliori", "saluti", "grazie", "grazie per la tua considerazione", "rispettosamente" e "molto rispettosamente" (questo è spesso abbreviato "v/r" in corrispondenza commerciale militare).

Non utilizzare chiusure casuali come: "Più tardi", "Saluti", "cordialmente", "Grazie!,"" TTyl "o" calorosamente."

Scelta delle parole e grammatica

Sebbene la tua scelta di parole per le lettere aziendali non debba essere troppo trainata, fiorita o decorata, dovresti anche evitare di usare gergale, abbreviazioni/acronimi, emoji o lingua di testo. Non usare i frammenti di frase che sono comunemente usati durante i messaggi. Invece, usa frasi complete e fai attenzione alle giunzioni di virgola (in cui due frasi complete sono unite da una virgola). Correggere attentamente gli errori di ortografia ed errori grammaticali.

Invio di una lettera di copia cartacea

Se stai redigendo una copia cartacea della tua lettera di business formale rispetto a un'e -mail, la carta che usi dovrebbe essere una carta di legame bianco standard di un peso decente.

Non usare il tipo di cartoleria colorata o sgargiante che potrebbe essere utilizzata nel marketing “Junk Mail."Va bene includere un semplice logo aziendale nella parte superiore della carta.

Esempio di layout della lettera aziendale

Ecco un esempio di ogni componente di una lettera commerciale e di come formattarli.

le sue informazioni di contatto
Il tuo nome
Il tuo indirizzo
La tua città, codice postale statale
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica

Data

Informazioni di contatto del destinatario
Nome
Titolo
Azienda
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP

Saluto
Caro signor./SM. Cognome:

Corpo della lettera
Il primo paragrafo della tua lettera di business dovrebbe presentare il motivo per cui stai scrivendo.

Quindi, nei paragrafi seguenti, forniscono ulteriori informazioni e dettagli sulla tua richiesta.

Il paragrafo finale dovrebbe ribadire il motivo per cui stai scrivendo e ringraziare il lettore per aver esaminato la tua richiesta.

Chiusura
Distinti saluti,

Firma
Firma scritta a mano(per una lettera di copia cartacea)

Firma digitata

Rivedi una lettera di business di esempio

Questo è un esempio di lettera di business. Scarica il modello di lettere aziendali (compatibile con Google Documenti e Word Online) o vedi sotto per ulteriori esempi.

Rivedi una lettera di business di esempio (versione di testo)

Xavier Lau
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
[email protected]

1 settembre 2021

Portia Lee
Proprietario
Acme Travel
321 Metropolis Ave.
New City, NY 12345

Cara Sig.ra. Lee:

Ti scrivo oggi per conto di Happyland Helpers. Siamo una piccola organizzazione che aiuta le famiglie a basso reddito che hanno bisogno di cure doposcuole per i loro bambini piccoli. Offriamo sovvenzioni alle famiglie e ai trasporti gratuiti per i loro figli in modo che possano partecipare a uno dei centri di asilo nido post-scuola locale.

Ogni anno organizziamo un evento di raccolta fondi: The Happyland Carnival alla Floyd Rosedale Middle School. Spero che tu possa essere interessato a donare alla nostra asta silenziosa e alla lotteria.

Stiamo cercando articoli come cesti regalo, casalinghi, giocattoli e altri articoli utili. Le donazioni in contanti sono apprezzate anche se preferisci. Quest'anno, tutti i proventi andranno all'acquisto del nuovo furgone che dobbiamo trasportare i bambini.

Se sei interessato a fare una donazione, per favore fatemelo sapere via email [email protected], o tramite cellulare (555-555-5555) se hai domande.

Cordiali saluti,

Firma (lettera di copia cartacea)

Xavier Lau