Come compilare il modulo USCIS I-9

Prima di finalizzare l'assunzione di nuovi dipendenti, devi farli completare un elenco di nuove scartoffie a noleggio. Un documento in questo elenco è la verifica dell'ammissibilità del modulo I-9. Per completare il modulo, il dipendente deve mostrarti documenti che verificano che sono idonei a lavorare nella U.S.

Scopri come funziona il modulo I-9, incluso il modo in cui tu e i tuoi nuovi assunti potete completare questa forma importante.

Takeaway chiave

• Il modulo I-9 deve essere completato per ogni nuovo assunto nella tua piccola impresa, per verificare l'idoneità della persona a lavorare nella U.S.
• Il dipendente deve presentare documenti che mostrano sia l'identità che l'ammissibilità al lavoro e il datore di lavoro deve rivedere e verificare i documenti.
• Non devi inviare il modulo I-9 a U.S. Servizio doganale e immigrazione, ma dovresti conservare copie firmate in caso di audit o indagine.

Cos'è la forma I-9? 

Forma I-9, o il modulo di verifica dell'ammissibilità all'occupazione, è richiesto da U.S. Customs and Immigration Service (USCIS) per fornire documentazione secondo cui un dipendente appena assunto è autorizzato a lavorare nella U.S. Il nuovo dipendente deve compilare questo modulo e fornire una documentazione adeguata di (a) identità e (b) idoneità all'occupazione e il datore di lavoro deve rivedere e verificare i documenti.

Il modulo I-9 è periodicamente aggiornato. Per essere sicuro di avere l'ultimo modulo, guarda la data di scadenza nell'angolo in alto a destra. Per ulteriori informazioni sulle date di revisione del modulo I-9, puoi registrarti per ricevere aggiornamenti e-mail dall'USCIS.

Chi ha bisogno di completare il modulo I-9? 

Il modulo I-9 deve essere completato da ogni nuovo dipendente e dal loro datore di lavoro al momento del noleggio, questo significa prima o il primo giorno di occupazione. Ma non puoi richiedere a qualcuno di compilare il modulo prima di accettare un lavoro con la tua azienda.

Non è necessario utilizzare una I-9 per verificare l'ammissibilità al lavoro degli appaltatori indipendenti (non dipendenti, lavoratori domestici casuali o dipendenti che non lavorano nella U.S.). I proprietari di bustessurwined non hanno bisogno di completare questo modulo perché non sono dipendenti. Un'eccezione: i proprietari di una società a volte lavorano come dipendenti. In questo caso, completa il modulo I-9 e mettilo in archivio per ciascun proprietario/dipendente.

Hai il diritto di non assumere un richiedente o di interrompere un dipendente che non riesce a produrre i documenti di verifica dell'occupazione richiesti o che sai non è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.

Come compilare un modulo I-9

Il completamento del modulo I-9 è un processo in due fasi. Innanzitutto, il dipendente completa la loro parte, con informazioni personali e informazioni sulla loro ammissibilità a lavorare nell'U.S. Quindi, il dipendente presenta documenti a supporto delle loro dichiarazioni e il datore di lavoro esamina i documenti e li verifica.

Il dipendente deve presentare documenti che mostrano sia l'identità che l'ammissibilità al lavoro. Possono farlo in due modi:

• Presentazione di un elenco Un documento (come un passaporto) che mostra sia l'identità che l'ammissibilità al lavoro
• Presentazione di un documento Elenco B che mostra l'identità e un documento di tipo C che mostra l'ammissibilità al lavoro.

Puoi trovare gli elenchi di documenti online su I-9 Central (con campioni di ciascun tipo di documento) o nelle istruzioni per il modulo I-9. Per ulteriori informazioni, consultare il manuale USCIS per i datori di lavoro.

Sezione 1

Il dipendente completa questa parte del modulo fornendo il loro nome e altre informazioni personali. Devono anche attestare il loro stato di lavoro, con numeri di documento appropriati:

• Cittadino della u.S.
• National non Citizen
• Residente permanente legittimo
• Alien autorizzato a lavorare fino a una data di scadenza

Se qualcuno si sta traducendo per il dipendente, deve includere le informazioni del traduttore.

Sezione 2

In questa sezione, il datore di lavoro include informazioni sul documento o sui documenti che il dipendente fornisce loro. Immettere un documento dall'elenco A o un documento da ciascuno dell'elenco B e dell'elenco C:

• Titolo del documento
• Autorità rilasciante
• Numero del documento
• Data di scadenza (o "N/A" se nessuno)

È inoltre necessario includere la prima data di lavoro del dipendente e fornire informazioni sul firmatario del modulo e sul datore di lavoro o su un rappresentante autorizzato.

Devi guardare i documenti forniti da ciascun dipendente e devi accettarli se sembrano essere autentici. Non puoi accettare copie, ad eccezione dei certificati di nascita. L'USCIS non verificherà documenti specifici a meno che non vengano inviati tramite il sistema E-Verify.

Sezione 3

Questa sezione è per la ri-verifica e i rehires. È possibile utilizzare questa parte del modulo per re-verificare un dipendente per un documento che è scaduto.

Dove si file il modulo I-9?

Non è necessario inviare una copia di ogni modulo I-9 all'USCIS.Assicurati di avere un modulo compilato (sia il datore di lavoro che le sezioni dei dipendenti) per ciascun dipendente e mantenere i moduli in cui è possibile recuperarli in caso di audit o ispezione.

Domande frequenti (FAQ)

A cosa serve una forma I-9?

Il u.S. Il servizio dogano e immigrazione (USCIS) richiede ai datori di lavoro di utilizzare il modulo I-9 per verificare l'identità dei nuovi dipendenti e l'idoneità del dipendente a lavorare nella U.S. I dipendenti devono presentare documenti al datore di lavoro che mostrano l'identità e l'ammissibilità e il datore di lavoro deve rivedere e verificare i documenti notando i titoli dei documenti.

Sia il datore di lavoro che il dipendente attestano i documenti, con sanzioni se commettono falsificazione fornendo informazioni false. Un datore di lavoro non può assumere o deve licenziare un nuovo noleggio o un dipendente che non ha la documentazione appropriata o che è noto non sia autorizzato a lavorare nella U.S.

Esiste una versione elettronica del modulo I-9?

Il modulo I-9 è disponibile in una versione PDF riempibile che puoi utilizzare per compilare le informazioni negli spazi vuoti e salvarle su un computer. Puoi anche scaricarlo su un dispositivo mobile. La versione per il download non può essere firmata elettronicamente, quindi anche se si inseriscono le informazioni sul modulo PDF, è necessario stamparla per essere firmato sia dal rappresentante della tua azienda che dal nuovo dipendente.

Puoi anche ottenere una versione spagnola della forma I-9, ma può essere utilizzata solo in Puerto Rico. La versione inglese del modulo deve essere utilizzata in tutte le altre u.S. stati e territori.

Qual è la penalità per non aver completato il modulo I-9?

I datori di lavoro possono essere penalizzati per lo spergiuro (che dà false dichiarazioni) per assumere consapevolmente un dipendente non autorizzato, i datori di lavoro sono anche vietati di assumere chiunque, incluso u.S. cittadini, senza verificare la loro identità e l'autorizzazione dell'occupazione sul modulo I-9.

I datori di lavoro possono essere multati se il modulo non è adeguatamente completato e le persone possono essere perseguite per aver inserito consapevolmente e intenzionalmente informazioni false. Le penalità e le multe per queste violazioni possono essere imposte per ogni individuo (dipendente) che non era autorizzato o non verificato. Devi salvare tutti i moduli I-9 e averli disponibili se l'USCIS ispeziona la tua attività.