Guida alla fattura di esportazione commerciale

Una fattura di esportazione commerciale contiene molte informazioni e funge da fattura di vendita tra un acquirente e un venditore. Descrive ciò che stai esportando, fa riferimento a numeri di transazione importanti e funge anche da veicolo per essere pagato. Sarai premiato per aver prestato attenzione ai dettagli mentre lavori con le tue fatture di esportazione commerciale.

Preparare la forma

La tua fattura deve essere preparata esattamente come te e il tuo cliente concordato nella tua fattura Proforma, incluso se dovresti preparare la fattura commerciale sulla carta intestata della tua azienda o no. Devi essere coerente.

Se entrambi sono d'accordo su una modifica dei termini di vendita in seguito, registra tale modifica sulla fattura. Non è raro per un'azienda preparare una fattura di esportazione commerciale sia in inglese che nella lingua del paese di destinazione. Verificare con l'importatore e la tua società di trasporto per valutare se è necessario farlo o no.

Inoltre, includi sempre ciascuno dei seguenti elementi di informazione sulla fattura per chiarezza e per proteggere i propri interessi, anche se nessuno richiede questi dettagli: 

Informazioni chiave per la fattura delle esportazioni commerciali

1. Numero di riferimento della fattura Proforma
2. Numero dell'ordine di acquisto del cliente.
3. Data in cui è stata compilata la fattura.
4. Indirizzo del mittente e/o venditore, nonché quello dell'acquirente.
5. Metodo di pagamento: identificare e fornire tutti i numeri di riferimento per esso.
6. Termini di spedizione dal tuo preventivo (ad esempio, CNF Tokyo, Fas Seattle, FOB New York).
7. Valuta in cui verrà effettuata la transazione (u.S. dollari, yen giapponese, franchi francesi, ecc.).
8. Bolletta del carico.
9. Prezzi e quantità della spedizione.
10. Numero di pacchetti, segni, peso e misure.
11. Numero del contenitore, se spedito dal contenitore.
12. Porti di uscita e ingresso.
13. Notazione del paese di origine e codice tariffario armonizzato (per garantire calcoli accurati).
14. Istruzioni di transito marino o di aria: nome di nave o aeromo.

Se fai tutto quanto sopra E Consultare attentamente la tua società di trasporto, ciò faciliterà la facile movimento di merci e autorizzazione doganali. Alcuni paesi richiedono una firma sulla fattura delle esportazioni commerciali. Per essere al sicuro, aggiungilo insieme al tuo nome e titolo stampato leggibilmente sotto.

Perché utilizzare queste fatture?

Il seguente delinea i vari modi in cui viene utilizzata una fattura commerciale di esportazione ma tieni presente, la fattura commerciale delle esportazioni è solo il documento di partenza o di inizio che è alla base del resto della transazione di esportazione:

• Gli esportatori possono utilizzarlo per supportare prestiti, richieste di risarcimento e programmi di sovvenzione.
• Un acquirente e un venditore lo usano come una dichiarazione di base per descrivere gli articoli acquistati e venduti.
• L'acquirente (importatore) lo usa per rilasciare fondi attraverso la sua banca al venditore.
• Se c'è un reclamo assicurativo sulla spedizione, se è stato assicurato, la fattura funge da importante documento di supporto.
• L'importatore o il broker doganale nel paese di destinazione lo richiede prima di cancellare la merce attraverso la dogana.
• Una banca per l'acquirente esamina la fattura commerciale delle esportazioni prima di rilasciare fondi in una lettera di credito o di una raccolta documentaria.
• Puoi usarlo insieme a un certificato di ispezione che fornisce la prova che ciò che stai spedendo è, in effetti, ciò che il cliente ha ordinato ed è anche di buona qualità.
• Un governo può utilizzare una fattura commerciale per determinare il vero valore della merce quando si valuta le funzioni.
• Le autorità doganali possono utilizzarlo per valutare i compiti doganali, utilizzarlo a fini di ispezione e per la manutenzione delle statistiche.
• Una banca può richiedere a fini di negoziare una lettera di credito, legalizzazione della fattura commerciale da parte del consolato del paese dell'acquirente. In questo caso, il documento legalizzato richiesto presentato dal fornitore deve essere inviato all'Acquirente, una volta accettati i documenti.

La fattura commerciale è utilizzata dalle autorità doganali in tutto il mondo a fini di ispezione, stima di doveri doganali e per il mantenimento delle statistiche commerciali internazionali. Se sono necessarie informazioni specifiche per apparire sulla fattura commerciale dalle autorità doganali nel paese importatore, l'importatore dovrebbe consigliarti di questo, e preferibilmente, con largo anticipo rispetto alla vendita di esportazioni.

Ancora più importante, le informazioni sulla fattura commerciale devono corrispondere esattamente a tutte le informazioni che appaiono in qualsiasi forma di un documento di raccolta, come una lettera di credito o una bozza della vista, altrimenti potresti riscontrare problemi quando si cerca di essere pagato per la tua merce.