Errori di fatturazione comuni da parte dei professionisti legali

Il mantenimento del tempo adeguato è più importante che mai. Man mano che continua il mugioli della cintura aziendale, le fatture legali sono state sottoposte a un maggiore controllo. L'enfasi sulle spese legali ha creato un'industria cottage di aziende di revisione legale che riesaminano e analizzano i servizi legali per indirizzare discrepanze, pratiche di fatturazione non etiche, errori di fatturazione e aree di potenziali risparmio di costi. 

I clienti che non impiegano servizi di audit di fattura legale indipendenti hanno spesso programmi di controllo di qualità interni che analizzano abitualmente le fatture contrassegnate per la revisione. Evitare questi dieci errori di fatturazione aiuterà le tue fatture legali per il controllo. Questi articoli rappresentano circa il 90% dei reclami presentati da clienti e team di controllo. 

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Vaghe descrizioni di fatturazione

Le descrizioni delle attività complete, dettagliate e accurate sono il modo più semplice per impedire a un cliente di contrassegnare il conto. Ogni descrizione dell'attività dovrebbe identificare l'attività con dettagli sufficienti per valutarne la necessità e la pertinenza per il progetto. Insieme a una descrizione dettagliata dell'attività, ogni volta che la voce dovrebbe includere la data in cui è stata eseguita l'attività, il cronometrista che l'ha eseguita, il tempo trascorso eseguendo l'attività e la commissione totale. 

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Tempo di imbottitura

Per soddisfare i requisiti di fatturazione onerosi della tua azienda, potrebbe essere allettante gonfiarsi o "imbottire" il tempo impiegato per svolgere un compito, in particolare se si è un lavoratore efficiente. Tali pratiche invitano il controllo e le critiche da parte di un cliente o revisore dei conti. È importante garantire che il tempo che farai conto di ciascuna attività rifletta accuratamente il lavoro svolto ed è commisurato all'importanza e alla complessità del compito.

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Esborsi

Poiché gli esborsi di contenzioso hanno un grande impatto sul budget totale di un cliente, è necessario considerare il costo del servizio rispetto al suo valore per il cliente. Ad esempio, è necessario esprimere federale ogni pezzo di corrispondenza al tuo esperto quando il processo è a sei mesi di distanza? 

Dovresti anche essere a conoscenza delle politiche di fatturazione e dei contratti stabiliti dal nostro cliente.  Il cliente richiede l'uso di un determinato reporter del tribunale o di un fornitore di fotocopia? Inoltre, alcune spese non dovrebbero mai essere fatturate al cliente e fanno parte delle spese generali dello studio legale.

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Lavoro amministrativo

La pratica del diritto coinvolge inevitabilmente compiti amministrativi e clericali.  La maggior parte dei clienti in questi giorni non pagherà per compiti clericali - come digitazione, deposito e fotocopiatura - o funzioni amministrative come formazione, preparazione alla fattura, controllo dei conflitti o sviluppo dei clienti.  Nella misura in cui si è in grado, delegare funzioni clericali a un segretario, deposito di impiegati o altri membri del personale legale. 

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Conferenze di interoffice

I clienti spesso si rifiutano di pagare le conferenze tra il personale dello studio legale; Considerano il coordinamento, la consultazione e la discussione di un caso o di un progetto tra professionisti dell'azienda come parte del fare affari e quindi parte delle spese generali dell'azienda. Le conferenze dell'interffice possono anche diventare una spesa sostanziale per il cliente in quanto diversi professionisti stanno fatturando contemporaneamente la stessa conversazione.  

Pertanto, è una buona pratica evitare la fatturazione per le discussioni di routine su un file con altri membri della tua azienda a meno che tali discussioni non coinvolgano elementi di sostanziale importanza, coinvolgono una serie di parti esterne o coinvolgono grandi blocchi di tempo.  

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Formazione

Se sei nuovo in un'attività o nell'area della legge, la tua inesperienza potrebbe richiedere tempo extra per completare il progetto. I clienti stanno diventando sempre più intolleranti all'esperienza e sono meno disposti a pagare per i costi di formazione di un nuovo dipendente o per un professionista legale per "mettersi alla velocità" su un file.   

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Fatturazione duplicata

Le voci di tempo duplicato sono una pratica comune tra gli studi legali, ma i clienti attenti ai costi sono meno disposti a pagare per la duplicazione dello sforzo.  Più partner hanno partecipato a un'audizione? 

Il paralegale ha partecipato a ogni deposizione? Quattro collaboratori hanno contribuito a un brief? Questi articoli possono sollevare una bandiera rossa. Il cliente può rifiutare di pagare tutto o parte del lavoro o, per lo meno, indagare ulteriormente per determinare se fosse giustificata.

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Blocca la fatturazione

Il tempo di fatturazione per più attività in grandi blocchi è un'altra bandiera rossa per i clienti. Dovresti dettagliare ciascuna attività separatamente con un tempo e un caricamento corrispondenti per ciascuna attività. Le voci di tempo dettagliate consentono al revisore di accertare meglio l'adeguatezza del tempo trascorso in relazione al significato e alla complessità del compito.

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Revisione e revisione

Il tuo cliente potrebbe chiederti perché hai fatturato 43.2 ore di revisione e revisione di un brief. Forse il brief era di 40 pagine e ha coinvolto problemi multipli e complessi e ricerche approfondite. Qualunque sia il motivo, termini vaghi e superficiali come "revisione e revisione" fanno ben poco per informare il cliente perché la recensione ha meritato una settimana. Invece di "revisione", parole come "valuta", "analizzare", "valuta" o "re-disegnano" connotare più compiti stimolanti e quindi che richiedono tempo.

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Attività delegabili

Durante la fatturazione e l'assegnazione delle attività, è necessario assicurarsi che il progetto sia eseguito dal membro appropriato del team legale.  I clienti possono rifiutare di pagare per le attività svolte da cronometristi senior che avrebbero potuto essere delegati a un membro junior, meno costoso, del personale.  Ad esempio, gli avvocati che digeriscono le deposizioni, i partner senior che eseguono ricerche di routine o documenti di archiviazione dei paralegali possono sollevare una bandiera rossa.