Comunicazione nella gestione del cambiamento

Non puoi avvicinarti eccessivamente quando chiedi alla tua organizzazione di cambiare. Ogni senior manager di successo che ha guidato uno sforzo di gestione del cambiamento di successo esprime la necessità di essere eccessivamente comunicando durante un'esperienza di cambiamento e rende questa dichiarazione in retrospettiva.

Non esiste alcuna organizzazione in cui i dipendenti sono completamente soddisfatti della comunicazione. La comunicazione è uno dei problemi più difficili delle organizzazioni. È un'area di cui è più frequentemente lamentata dai dipendenti durante il cambiamento organizzativo e le operazioni quotidiane. La ragione?

Una comunicazione efficace richiede quattro componenti che si interrompe perfettamente per creare un significato condiviso, una definizione preferita di comunicazione.

• L'individuo che invia il messaggio deve presentare il messaggio chiaramente e in dettaglio e irradia integrità e autenticità.
• La persona che riceve il messaggio deve decidere di ascoltare, porre domande per chiarezza e fidarsi del mittente del messaggio.
• Il metodo di consegna scelto deve soddisfare le circostanze e le esigenze sia del mittente che del ricevitore.
• Il contenuto del messaggio deve risuonare e connettersi ad un certo livello con le credenze già detenute del ricevitore (il dipendente). Deve contenere le informazioni che il dipendente vuole ascoltare. Deve rispondere al dipendente più caro e più preoccupato delle domande.

Con tutto ciò in corso in qualsiasi comunicazione, c'è da meravigliarsi che le organizzazioni raramente lo facciano bene? Fortunatamente, i professionisti della gestione del cambiamento hanno fornito una vasta gamma di suggerimenti su come comunicare bene durante le modifiche organizzative.

Raccomandazioni sulla comunicazione per un'efficace gestione del cambiamento

Sviluppa un piano di comunicazione scritto per garantire che tutte le seguenti si verificano all'interno del processo di gestione delle modifiche. Ognuno è importante quando chiedi alle persone di cambiare i loro precedenti modi di fare le cose.

Ricorda sempre che le persone non hanno paura del cambiamento tanto quanto hanno paure e preoccupazioni per i nuovi modi di fare affari. Hanno anche una certa dedizione al modo in cui hanno sempre fatto il lavoro prima. Nel cambiamento, stai chiedendo ai tuoi dipendenti di lasciare le loro zone di comfort.

• Comunicare in modo coerente, frequente e attraverso più canali, tra cui parlare, scrivere, video, formazione, focus group, bacheche, intranet e altro ancora sul cambiamento.
• Comunicare tutto ciò che si sa sulle modifiche, con la stessa rapidità con cui le informazioni sono disponibili. Chiarire che il tuo pregiudizio è verso la comunicazione istantanea, quindi alcuni dei dettagli potrebbero cambiare in un secondo momento. Di 'alle persone che l'altra scelta è quella di tenere tutta la comunicazione fino a quando non sei positivo riguardo alle decisioni, agli obiettivi e al progresso, il che è disastroso nella gestione dell'efficace cambiamento.
• Fornire quantità significative di tempo per le persone di porre domande, richiedere chiarimenti e fornire input. Se hai mai fatto parte di uno scenario in cui un leader ha presentato modifiche a un grande gruppo tramite trasparenze aeree e poi fuggito, sai quali cattive notizie sono per l'integrazione del cambiamento. Le persone devono sentirsi coinvolte nel cambiamento. Il coinvolgimento crea impegno, né altro è significativo durante un processo di cambiamento.
• Comunicare chiaramente la visione, la missione e gli obiettivi dello sforzo di gestione del cambiamento. Aiutare le persone a capire come questi cambiamenti li influenzeranno personalmente. Se non aiuti con questo processo, le persone inventeranno le proprie storie, di solito più negative della verità.
• Riconoscere che la vera comunicazione è una conversazione. È a due vie e la vera discussione deve essere necessario. Non può essere solo una presentazione.
• I leader del cambiamento o gli sponsor devono passare il tempo a conversare uno contro uno o in piccoli gruppi con le persone che dovrebbero apportare le modifiche.
• Comunicare le ragioni dei cambiamenti in modo tale che le persone comprendano il contesto, lo scopo e la necessità. I professionisti hanno definito questo "costruire un quadro concettuale memorabile" e "creare un quadro teorico per sostenere il cambiamento."
• Fornisci risposte alle domande solo se conosci la risposta. I leader distruggono la loro credibilità quando forniscono informazioni errate o sembrano inciampare o posteriore quando forniscono una risposta. È molto meglio dire che non lo sai e che cercherai di scoprirlo.
• I leader devono ascoltare. Evita difensività, scuse e risposte che vengono dati troppo rapidamente. Agire con premura.
• Rendi i leader e cambiano sponsor disponibili quotidianamente quando possibile, mescolarsi con gli altri sul posto di lavoro.
• Tieni seminari e forum interattivi in ​​cui tutti i dipendenti possono esplorare i cambiamenti insieme mentre imparano di più. Usa la formazione come forma di comunicazione interattiva e come opportunità per le persone di esplorare in sicurezza nuovi comportamenti e idee sul cambiamento e la gestione del cambiamento. Tutti i livelli dell'organizzazione devono partecipare alle stesse sessioni.
• La comunicazione dovrebbe essere proattiva. Se il mulino delle voci è già in azione, l'organizzazione ha aspettato troppo a lungo per comunicare.
• Offrire opportunità alle persone di fare rete tra loro, sia formalmente che informalmente, per condividere idee sul cambiamento e la gestione del cambiamento.
• Rivedere pubblicamente le misurazioni che sono in atto per grattare i progressi nella gestione del cambiamento e gli sforzi di cambiamento.
• Pubblicizzare i premi e il riconoscimento per approcci e risultati positivi nei cambiamenti e nella gestione delle modifiche. Festeggia ogni piccola vittoria pubblicamente.