Crea un ufficio mobile per la tua piccola impresa

La tecnologia è una cosa potente per i proprietari di piccole imprese, indipendentemente dal tipo di attività che gestiscono. L'uso della tecnologia può aiutare gli imprenditori a risparmiare denaro, semplificare i processi aziendali, promuovere i loro prodotti e servizi in nuovi modi e lavorare in modo più produttivo.

La tecnologia offre anche a molti proprietari di piccole imprese la possibilità di lasciare indietro la propria casa o gli uffici aziendali e creare uffici mobili in modo che possano lavorare da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Questo tipo di mobilità aiuta i proprietari di piccole imprese a diventare agili e più flessibili.

Se sei pronto a portare la tua attività in viaggio, ecco alcuni consigli per la creazione di un ufficio mobile operativo che ti consente di lavorare da qualsiasi luogo.

Scegli il giusto computer mobile

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Se il tuo lavoro richiede un computer, avrai bisogno di un sistema leggero e mobile che puoi raccogliere e portare con te quando lasci il tuo ufficio principale. Ciò elimina un computer desktop, ma hai ancora altre opzioni da considerare.

A seconda del lavoro che svolgi, potresti aver bisogno di un laptop Powerhouse, come un MacBook Pro. Se riesci a cavartela con qualcosa di più leggero, i Chromebook di Google sono leggeri, ordinati e ragionevolmente sicuri. Potresti anche essere in grado di cavartela con un Apple iPad se tutto ciò che stai facendo sta scambiando e -mail e stare al passo con i social media. 

Quale computer che scegli sarà determinato in parte da quanto permanente desideri che sia il tuo ufficio remoto, e in parte da quanto vuoi spendere. Dovresti cercare qualcosa che fornirà abbastanza funzionalità per aiutarti a colmare il divario tra il tuo ufficio principale e il tuo ufficio mobile.

Ottieni una connessione Internet affidabile e sicura

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Non puoi gestire un'attività in questi giorni senza una connessione Internet, ma gli hotspot Wi-Fi gratuiti non lo taglieranno. Innanzitutto, i punti di accesso gratuito in genere non sono abbastanza affidabili per il lavoro commerciale. E in secondo luogo, gli hotspot Wi-Fi non sono sicuri. Usando uno con un computer aziendale può mettere a rischio i tuoi dati.

Un'alternativa è una scheda di accesso mobile ad alta velocità o un MIFI (un router wireless compatto). È possibile acquistare il dispositivo e il piano dati dal tuo fornitore di servizi di telefonia mobile o da un'azienda che offre accesso wireless prepagato o pay-as-you-go.

Se non hai intenzione di utilizzare il tuo MIFI su base regolare, puoi sempre legare il computer al tuo cellulare e utilizzare la sua connessione Internet. Ma sii consapevole che questo può classificare i minuti sul tuo piano dati e può diventare costoso. 

Qualunque opzione tu scelga, assicurati di proteggere i tuoi dati utilizzando una password crittografata.

Rendi accessibili i tuoi dati

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Se hai più computer (un desktop nel tuo ufficio e un laptop per il lavoro mobile, ad esempio), avrai bisogno di un modo per condividere i file tra i tuoi computer. Puoi inviarti manualmente manualmente i file o utilizzare un'unità USB per spostare i file da un computer all'altro. Questo è noioso, tuttavia, e può presentare problemi di controllo della versione.

Un'opzione è l'utilizzo di un servizio di backup online che eseguirà automaticamente il backup e la sincronizza dei dati su più dispositivi.

Tuttavia, la maggior parte degli utenti di Internet ha accesso a Google Drive o un servizio basato su cloud simile che consente ai file di essere veramente "portatili" e accessibili ovunque si disponga di una connessione Internet. Ma ancora una volta, sii consapevole dei potenziali rischi per la sicurezza. 

Eseguire regolarmente la manutenzione del sistema

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Non c'è niente come l'avvio del tuo computer, solo per scoprire che c'è una serie di aggiornamenti di sistema operativo e software che devono scaricare e installare. Questo è un importante killer di produttività, soprattutto quando sei mobile. Assicurati di aggiornare il tuo sistema prima di viaggiare per evitare questo tempo di inattività inutili.

Dovresti anche assicurarti di avere un software antivirus affidabile installato e aggiornato. E non saltare quelle patch di sicurezza che devono essere installate. Mantenere il sistema aggiornato e privo di virus è vitale per ogni business, mobile o stazionario.

Non dimenticare le periferiche

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Che si tratti di una stampante portatile o di uno scanner, una batteria in più o il tuo mouse preferito, assicurati che il tuo ufficio mobile sia pronto a supportare il tuo lavoro, comodamente ed efficiente. Dovresti anche portare il cavo di alimentazione per il tuo computer cellulare in modo da poterlo caricare e pronto. Ed è una buona idea viaggiare con una piccola protezione per proteggere il tuo computer in caso di un aumento di corrente inaspettato.

Una volta perfezionato il tuo spazio di lavoro mobile, potresti anche scoprire che non hai più bisogno di un ufficio centrale stazionario.