Come scrivere una nuova lettera di benvenuto al cliente

Una nuova lettera di benvenuto al cliente è una parte preziosa dell'acquisizione di nuovi clienti, soprattutto se la tua azienda è una concentrazione sulle relazioni personali. Prendersi il tempo per scrivere una nuova lettera di benvenuto al cliente ha molti vantaggi, alcuni dei quali:

• Mostrando ai tuoi clienti che apprezzi la loro attività
• Presentazione ufficiale della tua azienda a nuovi clienti
• Rassicuranti nuovi clienti che hanno preso la decisione giusta nella scelta della tua azienda
• Fornire importanti punti di contatto con le informazioni di contatto

Una nuova lettera di benvenuto al cliente è abbastanza semplice da generare e aggiunge un tocco personale a una nuova relazione commerciale.

01 di 08

Carta intestata

Un esempio di carta intestata aziendale di base.

La tua nuova lettera di benvenuto al cliente deve essere stampata sulla carta intestata aziendale o almeno includere le informazioni di contatto.

Avere una carta intestata professionale con il marchio della tua azienda è un modo eccellente per rafforzare il tuo marchio attraverso le tue lettere di benvenuto e tutte le comunicazioni dei clienti. Ma se non hai una carta intestata per la tua nuova lettera di benvenuto cliente, dovresti includere il tuo:

• Nome della ditta
• Indirizzo di ritorno
• Numero di telefono
• Indirizzo e-mail

È inoltre possibile includere un numero di fax, un sito Web aziendale e qualsiasi altro metodo di contatto disponibile.

02 di 08

Indirizzo della data e del destinatario

Un esempio di come l'indirizzo della data e del destinatario dovrebbe essere formattato su una nuova lettera di benvenuto cliente.

L'inizio della tua lettera di benvenuto dovrebbe includere la data della lettera e l'indirizzo postale del destinatario, tutto allineato al confine sinistro.

La casella di indirizzo del destinatario dovrebbe in genere includere:

• Nome completo (con prefisso)
• Titolo
• Azienda
• Indirizzo di posta

03 di 08

Saluto

Un esempio del saluto su una nuova lettera di benvenuto cliente.

In questa sezione della tua nuova lettera del cliente, in genere saluterai il tuo destinatario per nome, seguito da una virgola o da un colon.

Se saluti il ​​destinatario con il loro nome (io.e., Jane), o più formalmente, un prefisso e cognome (i.e., Cara Sig.ra. Doe), dipende dalla tua relazione con il cliente. In generale, poiché questa è una lettera formale, dovresti essere formale con ogni cliente indipendentemente dalla tua relazione.

04 di 08

Messaggio di benvenuto

Un esempio di ciò che puoi includere nella frase di apertura della tua nuova lettera di benvenuto cliente.

La frase di apertura della lettera arriva dopo il saluto e dovrebbe includere un messaggio di benvenuto al cliente.

Ecco un esempio di una frase di apertura in una nuova lettera di benvenuto al cliente:

A nome di tutto il personale di consulenza Smith, vorrei cogliere l'occasione per darti il ​​benvenuto come nuovo cliente. Siamo entusiasti di averti con noi.

05 di 08

Introduzione all'azienda

Un esempio della formattazione corretta per il corpo di una nuova lettera di benvenuto cliente.

Il corpo della tua nuova lettera di benvenuto al cliente dovrebbe includere un'introduzione alla tua azienda, oltre a ribadire le tue capacità.

Ecco un esempio di introduzione di un'azienda:

In Smith Consulting, siamo orgogliosi di offrire ai nostri clienti un servizio reattivo, competente ed eccellente. I nostri clienti sono la parte più importante della nostra attività e lavoriamo instancabilmente per garantire la tua completa soddisfazione, ora e per tutto il tempo in cui sei un cliente.

In questa sezione, vorrai anche presentarti e far sapere al cliente quale ruolo giocherai nei suoi rapporti con la tua azienda.

Ecco un esempio di introduzione personale:

Sono anche felice di informarti che sarò il tuo principale punto di contatto in azienda e ti incoraggerò a contattarmi in qualsiasi momento con le tue domande, commenti e feedback.

06 di 08

Informazioni sui contatti

Un esempio di come è possibile elencare le informazioni di contatto con la tua azienda nella tua nuova lettera di benvenuto cliente.

Una delle parti più importanti di una presente lettera è la sezione che include vari altri contatti di cui potrebbero aver bisogno nella tua azienda e metodi per contattarli. Questa sezione della tua lettera di benvenuto dovrebbe elencare come e quando il tuo cliente può mettersi in contatto con te quando hanno domande o dubbi.

07 di 08

Rassicurazione

Un esempio di come chiudere la tua nuova lettera di benvenuto cliente rassicurandosi il cliente.

Quest'ultima sezione della tua nuova lettera di benvenuto al cliente dovrebbe ancora una volta ringraziare il cliente per la sua attività, rafforzare il tuo impegno nei loro confronti e far loro sapere che sei pronto a fare tutto il necessario per assicurarti che le loro esigenze siano soddisfatte.

L'idea è di chiudere la lettera su una nota positiva e lasciare il tuo nuovo cliente a sentirsi benvenuti, apprezzati e importanti.

Ecco un esempio dell'ultima frase della tua nuova lettera di benvenuto al cliente:

Jane, grazie ancora per aver affidato la consulenza Smith con le tue esigenze aziendali più importanti. Siamo onorati di servirti.

08 di 08

Chiusura

Un esempio della corretta formattazione della sezione di chiusura di una nuova lettera di benvenuto cliente.

La chiusura della tua nuova lettera di benvenuto al cliente include una valezione (sinceramente, saluti, saluti, il tuo veramente, ecc.), la tua firma scritta e il tuo nome e titolo.

È importante includere sempre la tua firma effettiva e non una firma o un timbro generato dal computer per personalizzare la lettera. La tua firma dovrebbe andare tra la valezione e il tuo nome, quindi ti consigliamo di lasciare alcuni spazi extra per questo.