Efficace etichetta e -mail aziendale

L'e -mail è diventata così popolare che, in alcuni casi, le persone la usano più spesso del telefono. Poiché la parola scritta può essere così facilmente fraintesa, comprendere l'etichetta e -mail adeguata è essenziale nell'ambiente aziendale.

Sfortunatamente, molte persone non capiscono come utilizzare le e -mail a proprio vantaggio e i vantaggi che può conferire a un'azienda spesso manca. Le seguenti regole di e -e -etichetta di business possono aiutare i tuoi dipendenti a comporre e -mail efficienti ed efficaci. 

Invia solo e -mail chiare e concise

La prima regola della buona etichetta e-mail è quella di evitare e-mail di lunga durata che contengono informazioni estranee e fatti irrilevanti. Attenersi al soggetto che viene comunicato e usa il minor numero possibile di parole. Se hai bisogno di una decisione, chiedila. Se hai bisogno di informazioni, chiedile. Se vuoi che qualcuno abbia un'azione, chiedilo. Non farti chiedere ai tuoi lettori perché li stai contattando. Quando componi un'e -mail, pensala come un'opera di saggistica. Non renderlo un mistero. 

Usa sempre una riga di soggetto significativa

Non lasciare mai la riga dell'oggetto di un'e -mail vuota. Una riga dell'oggetto vuoto può contrassegnare la tua e -mail come spam e non raggiungerà mai la sua destinazione. Anche le e -mail con le righe oggetti vuote vengono spesso trascurate, in particolare se il destinatario previsto in genere riceve molte e -mail in un dato giorno. Usa sempre una riga dell'oggetto che rifletta adeguatamente il contenuto della tua email. Aiuterà i tuoi destinatari a ordinare le loro e -mail in modo più efficiente e incoraggerà una risposta più rapida alla tua e -mail.

Evita e -mail in modo stravagante

Invia e -mail in formati professionali. Evita caratteri e immagini multicolori per sfondi. Quegli assegni possono distrarre il lettore o rendere il messaggio difficile da leggere. Eventuali immagini di sfondo che aggiungi possono gonfiare la dimensione del file della tua email. Ciò può costringere i destinatari con connessioni lente ad attendere un tempo angosciante per il download del tuo messaggio.Le immagini di sfondo di NY che aggiungi possono gonfiare la dimensione del file della tua email. Ciò può costringere i destinatari con connessioni lente ad attendere un tempo angosciante per il download del tuo messaggio.

Se la tua azienda insiste sul fatto che usi una particolare cartoleria e -mail per proiettare un aspetto coerente, approfittarne. Il logo dell'azienda e la riga di firma possono proiettare un'immagine professionale sulle tue e -mail.

Invia risposte tempestive

Non fare in modo che le persone aspettino risposte tempestive alla loro e -mail. Rispondere prontamente con un messaggio chiaro e conciso. Se hai bisogno di più tempo per ricercare una risposta o raccogliere ulteriori informazioni, racconta il tuo mittente e -mail quando possono aspettarsi una risposta. 

Usa gli strumenti di risposta fuori dall'office

Se stai per essere lontano dall'ufficio e incapace di leggere la tua e-mail, usa lo strumento fuori office del sistema di posta elettronica per rispondere automaticamente a chiunque cerchi di contattarti. Assicurati che la tua auto-reply consenta di sapere quando possono aspettarsi di ricevere una risposta. 

Non piangere Wolf con bandiere ad alta priorità

La maggior parte dei sistemi di posta elettronica consente di contrassegnare un'e -mail come "alta priorità" o "Rush."Non rendere questo la tua flag di posta elettronica predefinita. Usalo con parsimonia o i tuoi destinatari ignoreranno la bandiera prioritaria. Quando finalmente invii un'e -mail veramente importante, non riceverà l'attenzione che merita. 

Considera se "rispondi tutto" è necessario

Non fare clic istintivamente sul pulsante "Rispondi tutto" per ogni e -mail che ha più mittenti o destinatari. Considera l'argomento e decidi chi ha bisogno di leggere la tua risposta. Rispondere continuamente a tutti inutilmente ti farà guadagnare rapidamente una reputazione di "spammer aziendale" e le persone potrebbero iniziare a ignorare del tutto le tue e -mail.

Account di posta elettronica commerciali e personali separati

A meno che non sia un'emergenza, non utilizzare mai la tua email aziendale per la corrispondenza personale. Anche se possiedi la tua attività, è una buona idea avere due account e -mail separati. Ti permetterà di dare la priorità alle tue e -mail e di mantenere i messaggi personali non correlati fuori dalla rete aziendale.

Usa i nomi degli account e -mail professionali

Usa il tuo nome come parte di qualsiasi indirizzo email aziendale. Ad esempio [email protected], o [email protected]. Evita soprannomi, maniglie, moniker o riferimenti oscuri. Ad esempio, non usare il [email protected] o [email protected].

È il meglio e -mail per questa risposta?

Non utilizzare la posta elettronica come unico strumento di comunicazione. Non tutti i messaggi sono appropriati e -mail e ci saranno momenti in cui una breve telefonata o una breve visita in ufficio possono essere un modo più efficace per trasmettere un messaggio. Incontrarsi o parlare al telefono può introdurre un elemento umano nelle interazioni e questo può fare la differenza quando stai cercando di spiegare qualcosa o vuoi convincere qualcuno a agire. 

Sii sensibile e accessibile

Non utilizzare mai e -mail per interrompere una relazione o un contratto. Nella corrispondenza commerciale professionale, includi sempre una linea di firma che fornisce modi alternativi per contattarti. Ad esempio, potresti includere i tuoi numeri di ufficio, fax e cellulare e il tuo indirizzo postale dell'ufficio.

Evita di e -mail di allegati enormi

Non sai mai come o dove il tuo destinatario accederà alla loro email. I dispositivi mobili possono iniziare a scaricare il file prima di chiedere all'utente di confermare il download. Potrebbe volerci molto tempo e consumare la larghezza di banda per cui il destinatario deve pagare. Mantenere la dimensione combinata di attacchi sotto 50 MB.

Se devi inviare un file di grandi dimensioni, contattare prima i destinatari e chiedere come vorrebbero ricevere il file. Si utilizza anche un servizio di trasferimento di file per inviare il file.

Pensa prima di inviare quell'email

Infine, prenditi un momento e considera ciò che hai scritto prima di premere il pulsante "Invia". È qualcosa che non dovrebbe essere inviato in un'e -mail? È di natura personale e non è appropriato utilizzare il sistema e -mail dell'azienda? Hai scritto l'e -mail mentre sono arrabbiati e incluso passaggi che potresti pentirti in seguito? In tal caso, premere il pulsante "Elimina".