Contenuto del file del personale dei dipendenti

Il file del personale dei dipendenti è il principale file dei dipendenti che contiene la cronologia del rapporto di lavoro dalla domanda di lavoro attraverso un colloquio di uscita e una documentazione di risoluzione dell'occupazione.

Accesso al file del personale dei dipendenti

Solo il personale delle risorse umane e il supervisore o manager immediato del dipendente possono avere accesso alle informazioni nel file del personale dei dipendenti e non lascia mai l'Ufficio delle risorse umane.

In alcune aziende, l'accesso al file è limitato al personale delle risorse umane. In queste organizzazioni, i supervisori o i manager mantengono il proprio file di gestione che includono documenti a cui potrebbe essere necessario accedere come copie di precedenti valutazioni delle prestazioni.

I requisiti variano da stato a stato, per non parlare, a livello internazionale, su chi ha accesso al file del personale del dipendente. In alcuni stati, i dipendenti hanno il diritto di accedere e persino ottenere copie delle informazioni nel file del personale. In altri, l'accesso è più stretto. I requisiti variano anche su ciò che il dipendente può accedere. Conoscere le regole della giurisdizione in cui impieghi le persone per rimanere in conformità con i tuoi requisiti legali.

In generale, non vorrai conservare i documenti nel file del personale dei dipendenti a cui il dipendente non ha ragionevolmente il diritto di accedere. È possibile considerare di mantenere tutti i documenti relativi al controllo dei precedenti, ai riferimenti, alle liste di controllo e alle valutazioni in un file separato che viene creato per ospitare tutti i documenti relativi a un particolare evento di assunzione e assunzione.

Il file del personale dei dipendenti è generalmente archiviato in un file di file bloccato a prova di fuoco in una posizione bloccata accessibile al personale delle risorse umane. La riservatezza delle informazioni sui dipendenti nel file del personale è di fondamentale importanza.

Di tutti i file dei dipendenti Kept dell'azienda, il file del personale dei dipendenti è più frequentemente accessibile quotidianamente per informazioni da parte del personale del datore di lavoro, del supervisore o delle risorse umane.

Considerazioni sul contenuto del file del personale dei dipendenti

I file del personale di solito contengono documenti che il dipendente ha già rivisto e quindi ha familiarità con i loro contenuti. Ciò include documenti come applicazioni di lavoro, valutazioni delle prestazioni, lettere di riconoscimento, registri di formazione e forme che riguardano i trasferimenti e la promozione. 

I principi e le domande fondamentali da considerare quando si presentano qualsiasi documento in un file del personale dei dipendenti sono questi.

• Il datore di lavoro avrà bisogno di un documento particolare per giustificare le decisioni se il datore di lavoro è stato citato in giudizio? Il datore di lavoro avrebbe bisogno del documento in un tribunale?
• Il dipendente sa e capisce che il documento verrà archiviato nel suo file del personale? Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro dovrebbero avere il dipendente firmare il documento, non per significare un accordo con il contenuto del documento, ma per riconoscere di essere a conoscenza e di aver letto il documento.
• Nessuna sorpresa, opinioni o note personali sul dipendente dovrebbero mai essere inserite in un fascicolo del personale dei dipendenti. Solo i fatti, nessun pensiero speculativo, appartengono a un file del personale dei dipendenti.

Contenuto di un file di personale dei dipendenti

Le seguenti sono raccomandazioni sulla documentazione che un datore di lavoro dovrebbe conservare in un file del personale dei dipendenti.

storico lavorativo

• Domanda di lavoro
• Riprendere
• Riprendi la lettera di accompagnamento
• Verifica dell'istruzione
• Verifica dell'impiego
• Lettera di rifiuto
• Descrizione del lavoro di posizione
• Record di analisi del lavoro
• Lettera di offerta di lavoro o contratto di lavoro
• Agenzia per l'agenzia per l'impiego o agenzia temp, se utilizzato
• Informazioni di contatto di emergenza
• Modulo di riconoscimento del manuale dei dipendenti firmati che mostra la ricezione del manuale dei dipendenti
• Elenco di controllo dal nuovo orientamento dei dipendenti che mostra argomenti coperti e da chi
• Eventuali accordi e documentazione di trasferimento
• Qualsiasi contratto, accordo scritto, ricevuta o riconoscimento tra il dipendente e il datore di lavoro (come un accordo non di competenza, un contratto di lavoro o un accordo relativo a un'auto fornita dalla società)
• Life of Omployment Official Forms tra cui richieste di trasferimento, promozione, domande di lavoro interno e così via
• Qualsiasi altra documentazione relativa all'occupazione

Sviluppo delle prestazioni dei dipendenti, piani di sviluppo e miglioramento

• Copie di qualsiasi valutazione delle prestazioni utilizzate o piani di sviluppo dei dipendenti
• Autovalutazioni dei dipendenti
• Registri da qualsiasi sessione di consulenza formale
• Note sulla partecipazione o in ritardo
• Documentazione del piano di miglioramento delle prestazioni
• Rapporti di azione disciplinare
• Riconoscimento dei dipendenti presentati come certificati, lettere di riconoscimento e così via
• Suggerimenti e raccomandazioni formali dei dipendenti, risposte dell'organizzazione
• Record di formazione
• Richieste di formazione
• Valutazioni delle competenze
• Classe di formazione o notifiche o programmi di sessione
• Valutazioni dei bisogni firmati
• Rapporti sulle spese di formazione
• Reclami da clienti o colleghi che sono stati discussi con il dipendente

Registri di risoluzione dell'occupazione

• Lettera di dimissioni dei dipendenti
• Documentazione del colloquio di uscita
• Notifica di cobra
• Elenco di controllo per la fine dell'occupazione
• Contabilità finale per tutti gli aspetti dell'occupazione del dipendente come la busta paga finale, la retribuzione delle vacanze, il ritorno della proprietà della società e così via

La linea di fondo

Ti consigliamo di inserire nel file del personale dei dipendenti solo documenti con cui il dipendente ha familiarità. Se vedere il contenuto del loro file provoca una sorpresa dei dipendenti, non hai gestito efficacemente il contenuto del file.