Elenco di controllo per la configurazione degli eventi per coordinatori del luogo

La maggior parte dei luoghi è abituata alle pressioni che derivano dal coordinamento di più eventi in breve tempo. Dopotutto, la loro attività dipende da loro che forniscono un servizio di qualità e ogni evento è un'opportunità per mostrare le proprie competenze sia per gli organizzatori e i partecipanti agli eventi. Il momento più critico, però, viene prima che inizi lo spettacolo, quando il cliente entra nella stanza del banchetto per la configurazione. È in questo momento in cui il tono sarà impostato per il resto della giornata.

Prepara i tuoi carrelli

La prima cosa che il tuo cliente vorrà fare è disimballare tutte le loro forniture per eventi dal loro veicolo. Questo può essere un compito difficile, soprattutto se la situazione del parcheggio è difficile da navigare. Immagina qualcuno che cammina nel tuo locale con un carico di scatole pesanti: qual è la prima cosa che cercheranno? La risposta è, ovviamente, un carrello o qualsiasi altra cosa che alleggerirà il loro carico e renderà il lavoro minaccioso di scaricare significativamente più facile. Avere carrelli disponibili proprio quando camminano nella sede è un modo semplice per farli sentire "sollevati" solo presentandosi.

Preparare le tabelle di registrazione

Il prossimo nell'elenco delle cose da fare per la maggior parte dei clienti è la configurazione della registrazione. Ciò significa che la tua sede è meglio avere tutte le componenti di registrazione prima di arrivare. Ciò include tutti i tavoli, le sedie, l'elettrico e i battiscopa. L'organizzazione di tag dei nomi e materiali check-in consumerà molto tempo per gli organizzatori di eventi e non dovrebbero aspettare che tu possa mettere in atto queste cose semplici per iniziare.

Avere set di tutte le stanze e lenzuola

L'impostazione di tutti i tavoli e le sedie nello spazio degli eventi può ovviamente richiedere un po 'di tempo. Spero che se stai uscendo da un evento precedente, hai detto al cliente in anticipo quando aspettarti che tutti i componenti della stanza vengano impostati. Se il tuo cliente entra in una stanza con dozzine di lavoratori che si arrampicano a tavoli e sedie non staccano, probabilmente faranno il panico. Idealmente, il tuo team operativo avrà tutto impostato con biancheria da tavolo in atto in modo che i pianificatori possano iniziare a posizionare centrotavola, oggetti d'asta, ecc.

Ottieni tutte le segnaletica presto

Solo perché il pianificatore principale sa come navigare nell'edificio non significa che il suo equipaggio di supporto lo fa. Puoi salvare a tutti un sacco di seccature inutili aggiornando la segnaletica all'interno del tuo edificio non appena il periodo di configurazione sta per iniziare. Tieni presente che anche venditori come fioristi e DJ devono sapere dove andare. Queste sono tutte cose da rivedere con il tuo cliente prima del giorno dell'evento, ma sono anche necessari per cercare nel grande giorno.

Rivedi Beo's e fatture

Ancora una volta, probabilmente hai inviato per e -mail questi documenti più volte durante i giorni precedenti l'evento, ma non fa mai male rivederli un'ultima volta. Anche se il tempo di configurazione è frenetico, è necessario ritagliarsi per 15 minuti per guardare insieme questi documenti. I coordinatori del luogo dovrebbero avere un pacchetto pronto per il loro cliente che include il BEO, il diagramma della stanza e la fattura potenziale. Pochissimi pianificatori esperti trasmetteranno l'opportunità di rivedere questi documenti critici.

Presentazioni

Assicurati di portare i membri chiave del tuo team al tuo cliente per un'introduzione formale. Questo elenco include il responsabile della catering, il capitano del banchetto, il supervisore delle operazioni e il coordinatore audio/visivo. Pensa a nome del tuo cliente quando si introduce il team - ci sono dettagli che dovrebbero essere discussi faccia a faccia con il tuo team di gestione? Iniziare una breve conversazione è un modo efficace per evidenziare chi è responsabile di ogni area.

Questa breve lista di controllo degli elementi di configurazione di eventi farà molto per mantenere felice il tuo cliente all'arrivo. Come rappresentante principale della tua sede, è sempre meglio dare ai clienti il ​​tuo numero di cellulare nel caso in cui qualcosa vada storto mentre lavori nel tuo ufficio. Ricorda, potrebbero essere frustrati se hanno bisogno di qualcosa, ma saranno ancora più frustrati se non riescono a trovare nessuno per aiutarli.