Errori di eventi di raccolta fondi che devi evitare

Gli eventi di raccolta fondi di ogni tipo, dalle gallas neri alle maratone sudate alle aste chiassose, sono stati una parte significativa del mix di raccolta fondi per la maggior parte degli enti di beneficenza per decenni. 

Perché questa forma di raccolta fondi è stata così popolare? Per alcuni enti di beneficenza, eventi speciali portano un bel po 'di soldi. Per altri, gli eventi di raccolta fondi realizzano obiettivi come la costruzione di relazioni, il coinvolgimento di nuovi sostenitori o la creazione di più pubblicità nelle loro comunità.

Sebbene gli eventi di raccolta fondi in tutto il mondo siano stati rinviati o cancellati nel 2020, molte organizzazioni benefiche hanno imparato a farli andare avanti passando a eventi virtuali o inventando nuovi tipi di eventi che si adattano a un mondo digitale. Questi eventi includevano concerti virtuali, giochi virtuali e persino atletica virtuale. 

Ma gli eventi speciali richiedono molta pianificazione e, forse soprattutto, richiedono di evitare errori comuni, come spendere di più per l'evento di quanto non si presenta, pensando che un evento possa essere tirato fuori rapidamente e scarso follow-up. Ecco diversi errori da evitare.

Errori di pianificazione degli eventi da evitare

Aspettando troppo a lungo per iniziare a pianificare

È facile pensare che possiamo mettere insieme un evento all'ultimo minuto, ma può essere un errore costoso. Più grande è l'evento, più tempo dovresti dedicare alla pianificazione. 

Innanzitutto, determina i tuoi obiettivi di raccolta fondi. Se miri a raccogliere migliaia di dollari, dovrai dedicare mesi per prepararti.

Non ho un obiettivo? Determina uno prima di andare oltre. Sta raccogliendo molti soldi il tuo obiettivo, o è la costruzione di relazioni o è pubblicità? Il tuo obiettivo può includere tutti questi, ma decidere quale avrà la priorità, quindi pianifica di conseguenza. 

Il tuo obiettivo monetario e scopo determineranno quanto in anticipo dovresti iniziare a pianificare, soprattutto se questo è un nuovo evento. Ad esempio, un'asta silenziosa o un gala può richiedere un sacco di tempo per pianificare e strategie.Neon, un fornitore di software per eventi, ti suggerisce di consentire due mesi di pianificazione per ogni 100 ospiti.

Un evento atletico come un w per l'evento.

Naturalmente, eventi più piccoli possono essere creati abbastanza rapidamente, a seconda del tuo obiettivo e del numero di partecipanti a cui stai mirando.

Tuttavia, avvicinarti a un evento speciale realisticamente. Probabilmente ci vorrà più tempo di quanto si pensi inizialmente, soprattutto se si tratta di un evento nuovo di zecca. Ripetere gli eventi naturalmente richiedono meno tempo. Ma 6-12 mesi è un lasso di tempo ideale per pianificare il tuo primo.

Creare un budget non realistico

Due cose da considerare con i budget è se l'evento farà soldi o spenderà soldi. Se il tuo evento è piccolo e il tuo obiettivo è la costruzione di relazioni, non fare soldi può andare bene. Ma pianificare un grande evento senza sgretolare i numeri può essere un errore. 

Considera il ritorno sugli investimenti (ROI) del tuo evento. Se il tuo obiettivo è raccogliere più di quanto spendi, assicurati di poterlo fare. Quando costruisci un budget per un evento, includi tutti gli aspetti dal costo della sede per l'intrattenimento al momento in cui il personale spenderà su di esso. 

Inoltre, considera se hai il potere volontario di far uscire l'evento. Questi costi dovrebbero essere quantificati il ​​più possibile e inclusi nel budget.

Prima di ripetere un evento, dai un'occhiata alle sue prestazioni passate e se continuerà a essere un produttore di denaro. Guarda i dati dell'evento per diversi anni per determinare se le donazioni sono diminuite e se i volontari sono più difficili da trovare.

Determina se i proventi dell'evento si stanno al passo con l'inflazione. Sono donazioni che aumentano o diminuiscono? Non aver paura di abbandonare un evento di raccolta fondi se inizia a sputarsi. A volte una nuova idea genera nuova energia e interesse.

Non scegliere un tema

Un tema è semplicemente un'idea unificante. Riunisce tutti i tuoi sforzi sotto lo stesso ombrello. I temi possono essere divertenti, stimolanti o basati su uno scopo. Lancia una rete ampia quando si pensa a un tema. Cerca di andare oltre l'ovvio come "Casino Night" o "Dance With the Stars."  

Considera tutte le possibilità di progettazione per il tuo tema. Funzionerà bene per il marketing e la pubblicità? Come apparirà sul programma che stampa, sulla segnaletica che crei nei comunicati stampa e in altre pubblicità? 

I temi migliori sono sia eccitanti che stimolanti. Ricorda, il tema che scegli invia un messaggio subconscio ai tuoi partecipanti, quindi scegli saggiamente.

Ecco alcuni temi reali per innescare la tua immaginazione:

• Smascherare il futuro: La 26a raccolta fondi annuale di gala Nob Hob della Fondazione Saint Francis ha raccolto oltre $ 300.000 che sono andati verso il suo programma di sovvenzione della comunità e altri servizi ospedalieri. Questo è stato un evento virtuale che incorporava un'asta e intrattenimento professionale.
• Cammina a un miglio nelle sue scarpe: questo innovativo walk-a-thon ha invitato uomini a camminare un miglio con scarpe con tacco alto da donna per raccogliere fondi per combattere l'abuso domestico. L'evento si è svolto a livello nazionale con molte piccole organizzazioni locali.
• Fammare un vampiro. Donate Blood: questo è stato un evento di Blood Drive è iniziato diversi anni fa dalla Croce Rossa americana, ma le scuole, le università e persino le aziende usano ancora l'idea e il tema ad Halloween.

Soluzione di sponsorizzazione debole 

Non tutti gli eventi di raccolta fondi hanno sponsor, ma di solito quelli più grandi. La sponsorizzazione è particolarmente notevole per grandi eventi atletici, ma può essere appropriato anche per Galas, mostre musei o un evento multi-stato o una guida di raccolta fondi. Gli sponsor possono aiutare a fornire pubblicità, finanziare un luogo e fornire un sofisticato aiuto tecnico.

Le sponsorizzazioni sono partnership. Le aziende ottengono un'enorme quantità di buona volontà sponsorizzando eventi no profit. Nel mondo di oggi, i consumatori collocano l'etica delle aziende al di sopra della competenza, secondo il barometro di Edelman Trust 2020.Le organizzazioni benefiche dovrebbero trarre vantaggio da questa necessità che le aziende mostrino quanto siano socialmente responsabili.

Ci sono diversi passaggi che puoi intraprendere per trovare sponsorizzazioni, che sono delineate di seguito:

• Scopri quali connessioni potresti avere già con le aziende. Considera le aziende che già usi, come i tuoi fornitori. Chiedi ai membri del consiglio di amministrazione quali connessioni hanno. Guardati intorno alle associazioni che potresti avere, come la Camera di commercio o i club aziendali come il Rotary Club o Kiwanis.
• Fai un elenco di aziende nelle vicinanze che potrebbero essere interessate al tuo evento. Queste possono essere solo aziende locali o filiali delle imprese nazionali. Contatta quelle aziende attraverso i loro uffici di marketing o filantropici.
• Una volta trovato un contatto in un'azienda, ricercare i suoi obiettivi, il pubblico e i piani di marketing. C'è una partita per la tua missione, il tuo pubblico, le tue attività?
• Quando trovi un'attività con obiettivi e un pubblico che corrisponde al tuo, prepara una proposta di sponsorizzazione. Pensa a una partnership dal punto di vista commerciale e modella la proposta sugli interessi del business.

Non segmentare il database

Potresti essere abituato a utilizzare la ricerca di potenziali clienti per le tue principali campagne di raccolta fondi, ma funziona anche con eventi di raccolta fondi, specialmente se l'evento è alto.

Ricerca il tuo elenco di partecipanti o elenco di inviti per vedere chi potrebbe avere maggiori probabilità di fare un regalo più grande prima o dopo l'evento. Se esegui continuamente la ricerca dei potenziali clienti, questo non sarà un problema. In caso contrario, inizia ora valutando i tuoi donatori per quanto riguarda il loro patrimonio netto e il loro impegno con la tua organizzazione benefica. 

Il tuo personale può fare ricerche di prospettiva o puoi assumere un consulente o una società di ricerca di potenziali clienti. Il patrimonio netto, ricorda, è solo una parte di ciò che fa dare un donatore. Le loro precedenti connessioni con la tua causa e il tuo coinvolgimento probabilmente contano di più.

Quello che trovi può aiutarti a sviluppare una tabella dei posti più saggi o influenzare il modo in cui raggiungi particolari partecipanti. Oltre a inviare un invito, un membro del tuo consiglio potrebbe effettuare una telefonata per incoraggiare tale prospettiva a partecipare.

Errori da evitare durante un evento 

Rendere l'evento troppo lungo

Rendere gli eventi durare più a lungo del necessario è un altro errore che molte organizzazioni non profit commettono quando si imposta un evento di raccolta fondi.

È meglio mandare gli ospiti a casa un po 'prima che chiedere loro di sedersi attraverso un lungo programma o una serie di attività.

I partecipanti all'evento di raccolta fondi non vogliono essere tenuti prigionieri per sempre. Hanno vite, bambini e lavori e non vogliono passare sei ore al tuo evento, non importa quanto sia meraviglioso.

Un modo per tenere sotto controllo un evento è prendere spunto dal teatro. Considera di scrivere l'intera faccenda. Se hai altoparlanti, dì loro quanto tempo hanno e anche offri di scrivere alcune osservazioni per loro.

Script ogni dettaglio dell'evento dal momento in cui un segmento inizia al momento in cui finisce. Dai la sceneggiatura a ogni membro dello staff che lavora all'evento e ogni volontario. Enfatizzare l'importanza di aderire il più vicino possibile al lasso di tempo. 

Mantieni i tuoi eventi di raccolta fondi brevi, dolci e per il punto. Vuoi sempre lasciare i tuoi ospiti che desiderano di più.

Non riuscire a chiedere una donazione dai partecipanti

Se non chiedi mai donazioni ai tuoi sostenitori e non sei mai specifico sulle tue esigenze, come puoi aspettarti che arrivino per te?

Il modo migliore per porre rimedio a questa discrepanza è saltare subito. Racconta ai tuoi partecipanti tutto i tuoi obiettivi e le tue aspirazioni elevate. Lasciali entrare nella pianificazione delle tue prossime iniziative.

Probabilmente sono curiosi dei progetti che prevedi di affrontare. Inoltre, vogliono sapere come possono aiutare e entrare al piano terra del buon lavoro che stai perseguendo.

Chiedi ai donatori il loro aiuto. Di 'loro che le loro donazioni contano e che ogni dollaro conta per raggiungere i sogni del tuo non profit.

All'inizio può sembrare innaturale chiedere denaro, ma i tuoi donatori preferirebbero conoscere la verità piuttosto che rimanere inconsapevoli di come potrebbero essere di vero aiuto alla tua causa.

Crea dirette ai tuoi partecipanti all'evento. Potresti essere sorpreso da quanto siano positive le loro risposte.

Non coordinando su tutte le piattaforme

Tutto in raccolta fondi è ora multicanale, anche eventi di persona. Puoi vendere biglietti online, eseguire l'asta online, avere opportunità di offerta online durante un evento o gestire un complesso sistema di raccolta fondi peer-to-peer.

La tua organizzazione potrebbe gestire un piccolo evento con un paio di componenti digitali, ma un evento più grande potrebbe richiedere un aiuto esterno.

Molte organizzazioni non profit utilizzano i servizi di pianificazione degli eventi per aiutarli a mettere in scena i loro eventi, soprattutto quando ci sono molte parti mobili. Molti servizi operano in questo spazio. 

Un paio di aziende che vale la pena guardare sono Dirigo Design and Development e Sir Isaac.Inoltre, numerose piattaforme di crowdfunding possono aiutare con i componenti digitali di qualsiasi evento di raccolta fondi speciale, come CauseVox, Classy e Eventbrite.

Errori post-evento da evitare

Non ringraziare immediatamente i tuoi donatori

Uno dei più grandi errori che molte raccolte di fondi fanno è non ringraziare i loro partecipanti e donatori di eventi. O se lo fanno, potrebbero non ringraziare i loro donatori nel modo giusto. Ad esempio, se un donatore dà $ 10 dopo un evento di raccolta fondi, è perfettamente accettabile inviare loro un'e-mail di ringraziamento.

Tuttavia, se un donatore importante dà al tuo non profit $ 5.000, un'e -mail non è sufficiente. Una lettera di ringraziamento ben ponderata è in ordine. Inoltre, una telefonata formale da un membro del consiglio per riconoscere il loro generoso contributo sarebbe il meglio.

Per fornire la migliore esperienza di gestione possibile, è importante considerare ciascuno dei tuoi donatori come individui. È anche importante riconoscere che riconoscere i tuoi donatori è ciò che li fa tornare alla tua organizzazione. In uno studio di ricerca, la voce del donatore ha scoperto che ringraziare un donatore in modo rapido ed efficace era uno dei sette driver chiave dell'impegno del donatore.

Le migliori pratiche per ringraziare i tuoi partecipanti all'evento sono inviare i tuoi riconoscimenti entro le prime 48 ore dopo la raccolta fondi.

Praticamente parlando, questo significa che probabilmente dovresti inviare prima grazie generali via e -mail e poi passare a modi più personalizzati come telefona.

Assicurati di ringraziare i tuoi donatori presto, spesso e in un modo che si adatta al loro coinvolgimento con la tua organizzazione.

Non chiedere feedback

Chiedere feedback è solo una parte valida della promozione delle relazioni con i clienti. Riceviamo sondaggi da ovunque acquistiamo o facciamo affari o anche quando chiediamo aiuto con un servizio online. Quindi nessuno dei tuoi partecipanti all'evento si dispiacerà ricevere un sondaggio da te chiedendo come gli è piaciuto l'evento e se hanno qualche suggerimento per migliorarlo la prossima volta. 

Un sondaggio di posta elettronica è l'opzione migliore. Anche i tuoi partecipanti più anziani saranno probabilmente in grado di partecipare. Ci sono app di sondaggi che funzionano bene e sono facili ed economiche. SurveyMonkey è il più noto. Ma se usi un fornitore di eventi per la tua operazione, ci sarà probabilmente un sistema di rilevamento integrato. In entrambi i casi, tabulare e dare un senso alle risposte dovrebbe essere facile.

Invia il sondaggio rapidamente, se possibile entro 24 ore, e considera di fornire un incentivo per completarlo. Rendi anche il sondaggio. Eventbrite suggerisce non più di 10 domande a scelta multipla.

La linea di fondo

Anche se potrebbero esserci parecchi errori che un'organizzazione no profit potrebbe facilmente fare con un evento di raccolta fondi, ci sono anche altrettante correzioni rapide. Usa queste soluzioni e puoi ospitare un evento di raccolta fondi con la sicurezza che raggiungerai i tuoi obiettivi per l'evento, dalla raccolta di fondi all'elevazione della buona volontà.