Per quanto tempo le risorse umane devono conservare i file dei dipendenti?

Uno dei fatti importanti sulle risorse umane è che hai tonnellate di scartoffie. Tonnellate e tonnellate. Concesso, molti di questi sono elettronici in questi giorni, ma il principio rimane. HR fa la tenuta dei registri. E devi tenere quei record. Ma la domanda di base da porre è quanto tempo deve conservare i file dei dipendenti?

Ecco le linee guida di base per la tenuta dei registri delle risorse umane. Ricorda, tuttavia, che le leggi statali possono variare da queste linee guida. Se le leggi statali e le leggi federali sono in conflitto, mantenere sempre i registri in base a qualsiasi requisito è più lungo. È meglio mantenere qualcosa troppo lungo che non abbastanza.

I seguenti standard di conservazione record si basano sulle informazioni della Society of Human Resource Management (SHRM).

Per quanto tempo devi continuare ad assumere record

È necessario salvare tutti i curriculum, le note di intervista, le applicazioni e le offerte di lavoro e persino un record delle tue ricerche tramite il sistema di monitoraggio del richiedente per un anno dopo la decisione di fare un'offerta di lavoro è stata fatta. Quindi, se intervisti un richiedente e l'intero processo si trascina per tre mesi, non è fino a quando non viene presa la decisione di assunzione finale che l'orologio inizi a ticchettare.

Perché devi farlo? Se qualcuno mette mai in discussione la tua decisione di assunzione, dovrai dimostrare che non stavi discriminando illegalmente in alcun modo, forma o forma. Leggi come gli americani con disabilità, il titolo VII e molti altri richiedono di dimostrare che sei in conformità. Mantenere questi record ti aiuta a farlo.

Per quanto tempo devi tenere i record di test antidroga

Se hai bisogno di test antidroga per pre-assunzione, i risultati del test fanno parte del record di assunzione e dovresti tenerne una copia per un anno. Se si esegue ulteriori test antidroga, sia a causa di un incidente che si verifica al lavoro o come parte di un controllo casuale, è anche necessario mantenere questi record per un anno.

Tuttavia, se sei soggetto alle normative del Dipartimento dei trasporti, il periodo minimo per mantenere i record dei test sui farmaci è di cinque anni.

Per quanto tempo devi mantenere il libro paga/tempeste, ecc?

La legge richiede di mantenere questi registri per tre anni, ma recenti cause significano che sarebbe più intelligente mantenerli più a lungo. Vuoi mantenere un record di quanto ogni dipendente è stato pagato e quante ore hanno lavorato per il loro intero mandato nella tua azienda. Conserva i tuoi record per almeno cinque anni dopo che il dipendente se ne è andato, indipendentemente dal motivo.

Per i dipendenti esenti, ovviamente, non è necessario mantenere i record di tempo, poiché la loro retribuzione è la stessa indipendentemente dal numero di ore lavorate.

Tuttavia, se hai mai classificato erroneamente un dipendente come esente quando avrebbe dovuto essere non esente, questi record di ore lavorati possono guidarti per il pagamento degli straordinari dovuti agli straordinari. Assicurati di includere come la società ha calcolato la retribuzione. Ad esempio, è necessario monitorare se si trattava di stipendio diretto, stipendio più commissioni, straordinario, lavoro a pezzi o retribuzione oraria.

Devi farlo non solo per le domande e le tasse, ma molte altre decisioni si basano sul numero di ore lavorate. Ad esempio, l'ammissibilità per FMLA dipende dal numero di ore lavorate in un anno. Se hai un dipendente esente part-time, potresti considerare di richiedere la registrazione del tempo per determinare l'idoneità FMLA. Devi anche essere in grado di dimostrare di aver pagato i tuoi lavoratori per tutte le ore in cui lavoravano.

Quanto tempo devi mantenere la forma I-9

Mantieni il modulo I-9 dipendente, archiviato separatamente dai registri del personale, per tre anni dopo l'assunzione del dipendente e per un anno dopo la risoluzione dell'occupazione, a seconda di quale sia successivamente. 

Mantieni questi moduli separati dai file del personale, quindi se il governo richiede di verificarli, i lavoratori non avranno accesso al resto delle informazioni nei registri del personale del dipendente.

Per quanto tempo devi mantenere le informazioni sui benefici per la salute/pensione

È necessario conservare i registri dei tuoi piani per tutti i tuoi benefici per un minimo di sei anni. I tribunali hanno ritenuto che se un dipendente ti fa causa, dicendo che merita una pensione più elevata, ad esempio, è responsabilità del datore di lavoro dimostrare che non devono di più, non la responsabilità del dipendente di dimostrare che lo fanno. Mantieni tutte quelle descrizioni del piano di riepilogo.

Se hai ex dipendenti che hanno diritto a Cobra, estendendo i loro benefici per la salute, dovresti anche mantenere quei record per sei anni solo per essere al sicuro. La legge non specifica la conservazione, ma poiché ciò potrebbe applicarsi ai sensi della legge sulla sicurezza del reddito pensionistico dei dipendenti (ERISA), questa legge richiede una conservazione per sei anni. Per essere al sicuro, non buttare fuori quei record.

Vedere il Cornell Law School Legal Information Institute for the Employee Retiment Recome Security Act (ERISA) per chiarimenti.

Quanto tempo devi tenere i record FMLA

Quando un dipendente richiede FMLA, devi mantenere quella pista di carta, anche se neghi il congedo per tre anni. Assicurati di tenere traccia del congedo di ogni dipendente: quando è iniziato e quanto tempo viene utilizzato. Se il dipendente ha FMLA intermittente, assicurati di tenere traccia di ogni congedo e documenta il numero di ore utilizzate. Le date e il numero di ore dovrebbero essere documentate. Ricorda, il congedo intermittente può essere usato per alcune ore al giorno o pochi giorni alla settimana. Documenta tutto e tieni quei record.

Ricorda, questo non è un elenco completo e si applica solo agli statuti federali. Potresti essere soggetto a ulteriori leggi sulla conservazione dei record se, ad esempio, sei un appaltatore federale o il tuo stato ha standard diversi. In caso di dubbio, non buttarlo fuori.

È possibile accedere a risorse aggiuntive sulla tenuta dei registri e sui rapporti obbligatori presso la Society of Human Resource Management (SHRM).

Si prega di notare che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per l'accuratezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e i regolamenti sull'occupazione variano da stato a stato e paese a paese. Si prega di chiedere assistenza legale o assistenza dalle risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che l'interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono per orientamento, idee e assistenza.