Come rispondere al telefono professionalmente alla tua attività

Tutti nella tua azienda devono sapere come rispondere al telefono in modo professionale, non solo l'addetto alla reception o il rappresentante del cliente. Non si sa mai quando la persona che dovrebbe rispondere al telefono non sarà in grado di farlo e qualcun altro entrerà e lo raccoglierà (specialmente se stai gestendo un'azienda a casa). Anche in questi giorni in cui messaggi ed e -mail, il telefono è ancora il principale punto di contatto della maggior parte delle imprese con i clienti e il modo in cui il telefono della tua azienda riceverà la prima impressione del tuo cliente della tua attività. Se la persona che risponde alla chiamata non è professionale, è possibile che anche l'ultima impressione del cliente! Ecco come rispondere correttamente al telefono e vincere affari invece di perderlo.

Come rispondere ai consigli del telefono

1. Rispondi a tutte le telefonate in arrivo prima del terzo squillo.
2. Quando rispondi al telefono, sii caloroso, entusiasta e professionale. La tua voce al telefono a volte è l'unica impressione della tua azienda che un chiamante riceverà.
3. Quando rispondi al telefono, benvenuto ai chiamanti cortesemente e identifica immediatamente te stesso e la tua organizzazione. Dì, ad esempio, "Buongiorno. Cypress Technologies. Susan che parla. Come posso aiutarti?"Non dire solo" ciao ". Nessuno dovrebbe mai chiedere se hanno raggiunto tale e un tale business.
4. Enuncia chiaramente, mantieni il volume vocale moderato e parla lentamente e chiaramente quando rispondi al telefono in modo che il tuo chiamante possa capirti facilmente.
5. Controlla la tua lingua quando rispondi al telefono. Non usare gergale o parole d'ordine. Invece di dire "ok", o "nessun problema", ad esempio, dire "certamente", "molto bene" o "tutto giusto". Se sei una persona che usa i riempitivi quando parli, come "uh huh", "um" o frasi come "come" o "sai", allenati attentamente a non usarli quando parli al telefono. (Scopri di più sul problema del discorso dell'uso dei riempitivi e su come risolvere il problema.)
6. Allena la tua voce e il vocabolario per essere positivi quando rispondi al telefono, anche in un giorno "giù". Un vocabolario positivo è uno che si concentra sull'aiutare il cliente. Ad esempio, piuttosto che dire "Non lo so", dì, "Fammi scoprire per te."
7. Quando rispondi al telefono, prendi i messaggi telefonici completamente e accuratamente. Se c'è qualcosa che non capisci o non puoi scrivere, come il cognome di una persona, chiedi al chiamante di ripeterlo o scriverlo per te. Quindi assicurati che il messaggio arrivi al destinatario previsto.
8. Se le persone hanno dovuto lasciarti messaggi, rispondere a tutte le tue telefonate entro un giorno lavorativo. Non posso sottolinearlo abbastanza. Ricorda il primo uccello? Il primo chiamante può ottenere il contratto, la vendita, il problema risolto ... e rafforzare l'impressione favorevole della tua attività che si desidera far circolare. Poche cose infastidiscono i chiamanti che cercano di raggiungere la tua attività più delle chiamate non restituite.
9. Chiedi sempre al chiamante se va bene metterla in attesa quando rispondi al telefono e non lasciare le persone in attesa. Fornire chiamanti in attesa con rapporti di avanzamento ogni 30-45 secondi. Offri loro le scelte se possibile, come "quella linea è ancora impegnata. Continuerai a trattenere o se dovessi richiamarti ________?"
10. Non usare un telefono altoparlante a meno che non sia assolutamente necessario. I telefoni degli altoparlanti danno al chiamante l'impressione che non ti concentri completamente sulla sua chiamata e lo facciano pensare che la sua chiamata non sia privata. L'unica volta per usare un telefono altoparlante è quando hai bisogno di più di una persona per essere alla conversazione alla fine. Chiedi al chiamante se puoi metterli sul telefono degli altoparlanti prima di farlo.
11. Se usi la posta vocale o una segreteria telefonica per rispondere alle chiamate quando non è possibile, assicurati di avere un messaggio professionale registrato, che fa la stessa cosa del Suggerimento n. 3 e fornisce ai chiamanti qualsiasi altra informazione pertinente prima di registrare i loro messaggi. Aggiorna il tuo messaggio di posta vocale secondo necessità. Ad esempio, se la tua attività sarà chiusa per una vacanza, aggiorna il tuo messaggio di posta vocale per dirlo e per dire quando la tua attività riaprirà.
12. Allena tutti gli altri che possono rispondere al telefono per rispondere allo stesso modo, compresi altri membri della famiglia se gestisci un'azienda a domicilio. Verificare come viene data risposta al telefono della tua attività chiamando e vedendo se il telefono viene data risposta in modo professionale. Se non superano il test, rilascia questo elenco "Come rispondere al telefono" con loro per assicurarti che tutti nella tua attività sappiano come rispondere correttamente alle telefonate.

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