Come costruire un kit di fornitura di base per seminari e conferenze

Gli organizzatori di eventi trascorrono molto tempo a prepararsi per i loro eventi, ma a volte possono trascurare le piccole cose che loro - o i loro clienti - potrebbero aver bisogno del giorno dell'evento reale. Un grande organizzatore di eventi non arriva mai a un evento a mani vuote. Un modo per evitare il viaggio di emergenza dell'ultimo minuto al negozio per un bisogno di un evento aziendale di base è quello di creare un kit di approvvigionamento che andrà con te ovunque tu vada. Sia che tu stia preparando per un seminario, una conferenza o un altro tipo di evento, il kit di fornitura di pianificatore di eventi dovrebbe aiutarti a ottenere un bind. Ecco alcuni articoli che vorrai mantenere il tuo kit.

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Cancella di archiviazione pastica chiara

Getty/Blend Images/Marc Romanelli

Inizieremo con la scatola di archiviazione stessa. È importante acquistare una scatola di forniture di stoccaggio che non è troppo grande ma che ha abbastanza profondità per contenere una gamma di forniture. Una scatola di deposito in plastica trasparente è estremamente utile per questo scopo e, in quanto tale, può contenere molti articoli diversi.

La sfida è trovare un fornitore che abbia qualcosa che ha la dimensione giusta per contenere oggetti più grandi, come distributori di nastro. Potresti riuscire con scatole o vasche con le seguenti dimensioni: 5.87 "alto x 10.62 "largo x 16.12 "profondi.

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Taglierino

Getty/immagine fonte

I pianificatori di eventi e incontri spediscono un'incredibile quantità di materiale in scatole per ogni evento. Anche un piccolo seminario per 35 persone richiederà spesso l'apertura di una dozzina di scatole di cartone di forniture. A seconda di ciò che viene spedito, a volte promozionali e altri oggetti vengono spediti in scatole più piccole all'interno di quelle scatole. Qui è dove un taglierine sarà utile.

Ad alcune persone piacciono i taglierini più grandi e voluminosi che consentono una presa forte. In generale, di solito stai solo tagliando il nastro all'esterno delle scatole. Per il tuo kit di fornitura di eventi, leggero è quasi sempre la scelta migliore. 

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Nastro di spedizione e archiviazione con distributore

Getty/E+/Burak Bukakcan

Altrettanto importante come il taglierina è il nastro postale e il distributore di archiviazione. Dopo la conclusione dell'evento, tutto deve essere ri-boxed e spedito in ufficio o nella posizione successiva dell'evento.

Una pistola a nastro è generalmente troppo grande per la maggior parte delle esigenze, ma un distributore portatile è estremamente facile da usare e fa il lavoro. Prepara un ruolo con un distributore nel tuo kit, e questo farà la preparazione per la spedizione con facilità.

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Forbici

Getty/Moment Open/Alex Turton

Sembra un oggetto che potrebbe non ottenere molto uso, ma le forbici sono estremamente importanti per tagliare tutto, dai panni da tavolo scarsamente cuciti con thread esposti agli acquisti dell'ultimo minuto che necessitano di prezzi rimossi.

Un paio di forbici classiche da 5 "si adatteranno comodamente nella scatola (in più sarà un peso più leggero). La maggior parte delle forbici disponibili nei negozi di forniture per ufficio sono leggermente più grandi a circa otto pollici. Trova una coppia fatta di un acciaio inossidabile di buona qualità poiché dureranno attraverso l'usura di base.

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Tag del nome o badge

Getty/Photodisc/Jacobs stock photography

Uno degli ultimi articoli da produrre prima di qualsiasi evento aziendale è il badge del nome ospite. Questo perché molte persone confermano e/o rifiutano gli inviti all'ultimo minuto, il che richiede che i pianificatori delle riunioni attendano fino all'ultima ora possibile per produrre i tag dei nomi per non sotto o oltre l'ordine.

Inevitabilmente ci saranno nomi possono essere scritti errati e alcune persone arriveranno senza preavviso. Per quelle situazioni, è più facile avere una fornitura di tag di nomi vuoti per le persone semplicemente scrivere i loro nomi. Se sei un po 'un overachiever, puoi anche portare con sé tag di nomi vuoti che hanno il laser del logo dell'azienda o dell'associazione per dare un aspetto più raffinato e professionale al tag di nome "di emergenza". Ci piace mantenere 3 "x 4" (la dimensione più popolare) a portata di mano in ogni momento.

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Segnali e evidenziatori Sharpie

Immagini Pixabay/Public Domain

Mantenere una scorta di marcatori e evidenziatori è utile in molte situazioni per gli organizzatori di eventi. La maggior parte di voi non ha bisogno di me per contrassegnare gli usi ovvi per evidenziare gli articoli nei quaderni di eventi, ecc. Tuttavia, è interessante considerare le richieste esterne che potresti ricevere quando un evidenziatore sarà utile.

Ad esempio, i dirigenti aziendali e altri arrivano generalmente preparati per le proprie presentazioni e di solito hanno pagine di note pre-stampate. I relatori si affidano spesso al pianificatore delle riunioni per fornire pulizie e altri messaggi che potrebbero essere necessari uno qualsiasi dei presentatori. Ho scritto quegli articoli in alcuni casi direttamente sulle pagine delle note ed evidenziato in colori non tradizionali come l'arancione per far risaltare queste situazioni.

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Penne e matite

Flickr/Paulsh

Allo stesso modo, non è mai una cattiva idea portare un paio di scatole extra di penne e matite al tuo evento. Si prevede che l'incontro o il pianificatore di eventi disponga di queste forniture a portata di mano, non solo per se stessi, ma per i presentatori, i partecipanti e persino il personale degli eventi.