Come chiudere l'ufficio per le vacanze

Preparare il tuo ufficio prima di chiudere le vacanze richiede un'attenta preparazione. La messaggistica adeguata garantirà che i tuoi clienti, venditori e dipendenti possano pianificare l'arresto, e ciò significa che non dovrai affrontare molti reclami arrabbiati prima e dopo la pausa. Ciò dovrebbe rendere una vacanza spensierata e un meritato riposo. 

Ecco una semplice lista di controllo dei passaggi, dall'impostazione dei messaggi passati per il ripristino dei termostati, che renderà la chiusura delle vacanze fluida e redditizia. 

Notifica dipendenti, clienti e venditori

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Assicurati di avvisare le parti interessate nella tua azienda almeno due o quattro settimane di anticipo. I dipendenti possono essere avvisati e ricordati attraverso sistemi di calendario in ufficio, notifiche e-mail, cartelli e pubblicazioni in ufficio e inserti nelle loro buste paga. E non dimenticare quei promemoria di follow-up; Non tutti i messaggi lo fanno attraverso la prima volta.

Puoi avvisare i clienti tramite il tuo sito Web e il messaggio di assistenza automatizzato sul tuo sistema telefonico.

Notare i fornitori (in particolare quelli con programmi di consegna ricorrenti) via e -mail, telefono o posta postale regolare. 

Avvisare il personale o i servizi di sicurezza

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Avvicina il tuo personale di sicurezza o il tuo servizio di sicurezza sulle tue prossime date di chiusura. Assicurati che i tuoi fornitori di sicurezza abbiano un elenco di contatti di emergenza aggiornato che contenga le informazioni di contatto, inclusi i numeri di telefono, per te e i dipendenti chiave. Dovrebbero sapere chi contattare in caso di un problema di sicurezza, anche quando l'ufficio è chiuso per affari e chi è autorizzato ad essere nell'edificio durante l'arresto.

Cambia saluto automatizzato per assistenti

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Una settimana o due prima della chiusura, registrare un saluto automatico del sistema telefonico che spiega che l'ufficio sarà chiuso per un lungo periodo. Includi la data in cui si chiude e quando ti aspetti di riaprire. Poco prima di partire, registra un secondo saluto automatico che enfatizza quando tornerai e, se del caso, a chi i chiamanti dovrebbero dirigere qualsiasi domanda in tua assenza.

Se fornisci servizi di emergenza, come riscaldamento e raffreddamento, impianti idraulici o altri servizi clienti essenziali, assicurati di dire ai chiamanti come raggiungere il tuo servizio di risposta o il tuo cellulare in caso di emergenza.

Notifica il tuo servizio di risposta

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Avvicina il servizio di risposta alle date che l'ufficio sarà chiuso e aggiorna la tua lista di contatti con i numeri di telefono di dipendenti che saranno di guardia. Assicurati di sapere chi contattare in situazioni specifiche; Non vuoi che i manager di alto livello siano stati avvisati in caso di un problema di consegna, ad esempio.

Cambia saluti vocali

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Se il tuo sistema telefonico consente ai dipendenti di ricevere chiamate esterne ai loro banchi, istruire loro di registrare un messaggio "chiuso per le vacanze" o saluto "fuori ufficio" che fornisce ai chiamanti dettagli essenziali sulla chiusura. I dipendenti dovrebbero far sapere ai chiamanti quando torneranno in ufficio e cosa fare se hanno bisogno di assistenza immediata mentre l'ufficio è chiuso. Nella maggior parte dei casi, non si desidera che i dipendenti forniscano informazioni di contatto personale. 

Ridurre i termostati, spegnere le attrezzature per ufficio

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Risparmia energia e denaro impostando o riprogrammando i termostati dell'ufficio durante l'arresto. Sarai sorpreso dal risparmio sui costi che puoi maturare e potrebbe essere una buona opportunità di pubbliche relazioni; mostra che la tua azienda è impegnata a preservare le risorse.

Puoi anche risparmiare energia e denaro disattivando tutte le attrezzature per ufficio non essenziali, tra cui lampade da scrivania, fotocopiatrici, stampanti e computer.

Server di backup

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Se hai computer e server, assicurarsi che il ciclo di backup sia in atto prima e dopo l'arresto. Riduci la tua esposizione a un disastro programmando il backup fuori sede per un prelievo anticipato. È un'area in cui si desidera avere istruzioni chiare per chi contattare in caso di problema, quindi assicurati che il servizio di risposta sia correttamente informato.

Non spegnere

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Ci sono alcune attrezzature per ufficio che non dovresti spegnere, incluso:

• Macchine per fax
• Sistema telefonico
• Server e sistemi di backup
• Unità di refrigerazione
• Sistemi di sicurezza