Come sviluppare un'agenda di incontro efficace

Un'agenda delle riunioni è un elenco di articoli che i partecipanti sperano di realizzare in una riunione. L'agenda dovrebbe essere distribuita prima di una riunione, minimamente 24 ore di anticipo in modo che i partecipanti abbiano l'opportunità di prepararsi alla riunione. Preferibilmente, se possibile, l'agenda dovrebbe essere disponibile diversi giorni prima della riunione. Più tempo i tuoi colleghi avranno a disposizione per prepararsi per una riunione, più è probabile che parteciperanno a partecipare efficacemente.

Sviluppare un programma di incontri

Il primo passo nello sviluppo di un'agenda è identificare se sono necessari altri dipendenti per aiutarti a pianificare la riunione. Quindi, decidi cosa speri di realizzare tenendo l'incontro e stabilisci obiettivi fattibili per la tua riunione. Gli obiettivi che hai fissato stabiliranno il quadro per un piano di incontro efficace. Assicurati di non aver pianificato più di quanto sia ragionevolmente raggiungibile entro i tempi della riunione.

Come ha detto Stephen Covey in "Le 7 abitudini di persone altamente efficaci", "iniziano alla fine in mente."Lo scopo della riunione determinerà il focus della riunione, l'agenda della riunione e i partecipanti alla riunione.

Quindi, considera quanto tempo ti aspetti di aver bisogno per ogni articolo dell'ordine del giorno. Se l'incontro è durare un'ora e hai cinque articoli per l'ordine del giorno, questo ti dà un'idea generale del periodo di tempo con cui stai lavorando. Non significa che ogni elemento dell'agenda deve essere precisamente 12 minuti, ma i cinque combinati ovviamente non possono avere una media di più tempo di così.

Decisioni da prendere

Dopo aver determinato l'obiettivo generale, tu o la tua squadra dovete prendere determinate decisioni. Oltre allo scopo o all'obiettivo dell'incontro, includi anche con la tua agenda:

• Una data, ora e posizione per la riunione
• Partecipanti necessari durante la riunione
• Articoli per la discussione
• La quantità di tempo in cui prevedi che il gruppo dovrà discutere ogni articolo
• Pre-lavoro per l'incontro. Ciò includerà qualsiasi lettura, documentazione, dati, verbali delle riunioni da una riunione precedente o qualsiasi altra preparazione che renderà il tuo incontro effettivo di successo. I documenti pertinenti dovrebbero essere allegati all'avviso di riunione e all'ordine del giorno quando li distribuisci ai partecipanti invitati.

Identificazione dei partecipanti

Una volta che hai deciso che è necessario un incontro per raggiungere il tuo obiettivo, devi sviluppare un elenco di partecipanti. Non tutti i dipendenti possono o dovrebbero partecipare a ogni incontro, ma invitare i partecipanti giusti migliorerà la tua probabilità di successo. Determina i tuoi partecipanti ponendoti alcune domande:

• Chi deve possedere la soluzione che il gruppo sviluppa?
• Chi possiede il processo che il gruppo sta discutendo?
• Chi ha bisogno di conoscere le informazioni che stai distribuendo?
• Chi può fornire dati e fatti per guidare il processo decisionale?
• Chi ha esperienza o competenza da condividere con il gruppo?
• Chi deve supportare l'implementazione di eventuali soluzioni o attività?
• Chi deve fornire l'autorizzazione o le risorse per realizzare il risultato della riunione?
• Chi potrebbe opporsi all'implementazione di qualsiasi soluzioni o direzione?

Agende per riunioni regolarmente programmate

Non ogni incontro ha bisogno di un'agenda su misura sviluppata. La maggior parte dei dipendenti ha riunioni regolarmente programmate per i loro dipartimenti o gruppi di lavoro. Hai anche team e progetti a cui partecipi.

Un progetto in corso potrebbe non richiedere un'agenda di recente sviluppo per ogni incontro, ma il tuo team sarà ben servito adottando un approccio standard alla riunione. La riunione dei dipendenti regolarmente programmata è divisa in tre segmenti per i quali ciascuno ha articoli di agenda standard:

Articoli informativi

Scrivi tutti gli articoli dell'ordine del giorno che siano informativi per ogni incontro. Ad esempio, il manager aggiorna il gruppo sui risultati della riunione del senior management.

Articoli di azione

Posiziona all'ordine del giorno tutti gli articoli che ti aspetti che il gruppo vorrà rivedere in ogni riunione regolarmente programmata. Ad esempio, prestazioni per il budget per il periodo di tempo e l'identificazione dei risparmi sui costi e i miglioramenti continui che il gruppo prevede di raggiungere.

Pianificazione in avanti

Posizionare all'ordine del giorno tutti gli articoli che il gruppo desidera pianificare o prepararsi in anticipo. Ad esempio, gli obiettivi a breve termine per il prossimo mese o la necessità di assistenza dei colleghi sui compiti imminenti.

Se segui queste linee guida quando sviluppi l'agenda della riunione, migliora la probabilità che il tuo incontro sia più produttivo.

Cosa includere nell'ordine del giorno della riunione

Un ordine del giorno per una riunione regolarmente programmata può aiutare a produrre i risultati che cerchi includendo alcuni articoli di base:

• Riscaldamento e saluti. Prendi in considerazione un breve interruttore di ghiaccio a seconda della frequenza con cui il gruppo si incontra. Anche in una riunione online, i partecipanti possono essere ben serviti da un rompighiaccio.
• Rivedere lo scopo della riunione, l'agenda e i risultati e il prodotto previsti.
• Rivedere, correggere (se necessario) e approvare i verbali della riunione precedente.
• Fornire informazioni dipartimentali e aziendali adeguate di cui il team ha bisogno.
• Rivedere i progressi sugli articoli d'azione, i piani d'azione e gli impegni. Rivedere i progressi del gruppo sugli obiettivi.
• Discutere e prendere decisioni sugli articoli dell'agenda per questo incontro.
• Identifica i prossimi passaggi.
• Identifica lo scopo, il risultato e l'agenda per il prossimo incontro.
• Alla fine della riunione, il Taker dovrebbe rivedere gli impegni assunti dalle persone durante la riunione.
• Identificare qualsiasi assistenza necessaria dalle persone non nel gruppo e assegna ai partecipanti a contattare.
• Determina chi al di fuori della riunione i partecipanti devono sapere cosa e decidere come realizzerai la comunicazione.
• Distribuire minuti entro 24 ore dalla riunione o immediatamente se il Taker li ha portati elettronicamente.

La linea di fondo

Puoi rendere le tue riunioni online o di persona più efficaci e più probabilità di produrre i risultati che cerchi quando si effettua un'agenda dettagliata. L'agenda è il risultato del tuo pensiero disciplinato sui risultati che desideri ottenere. L'agenda della riunione è la manifestazione esterna del tuo piano e degli obiettivi.