Come documentare le prestazioni dei dipendenti

La documentazione è cruciale per il corretto processo decisionale

Nel mondo delle risorse umane e dell'occupazione, la documentazione sulle prestazioni di un dipendente può fare o interrompere la tua capacità di disciplinare, interrompere o promuovere, premiare e riconoscere in modo equo.

La documentazione è essenziale per i manager e il personale delle risorse umane perché è necessario fare uno sforzo serio per registrare tutti gli eventi nella storia dell'occupazione dei tuoi dipendenti, sia di incidenti positivi e negativi delle prestazioni.

Qui troverai tutto ciò di cui i manager e il personale delle risorse umane hanno bisogno per documentare attentamente le prestazioni dei dipendenti.

Perché dovresti documentare le prestazioni dei dipendenti

• La documentazione fornisce prove che i problemi di prestazione sono stati discussi con il dipendente in modo tempestivo e conciso.
• La documentazione offre una storia di miglioramento del dipendente o incapacità di migliorare le prestazioni nel tempo. È cronologico e una descrizione precisa delle azioni del dipendente, delle azioni e degli eventi del manager mentre si verificano.
• La documentazione fornisce prove che supportano le decisioni di gestione per intraprendere azioni sfavorevoli come la disciplina o la risoluzione con un dipendente.
• La documentazione offre la prova che un dipendente merita una promozione disponibile o un'opportunità rispetto ad altri dipendenti che sono anche idonei.
• La documentazione fornisce prove per giustificare gli aumenti salariali, le diminuzioni o il motivo per cui un dipendente non ha ricevuto alcun aumento.
• In caso di causa legale, la documentazione completa e completa protegge gli interessi di un datore di lavoro. La documentazione può supportare le azioni della direzione nel terminare un dipendente senza successo. Può anche dimostrare che il dipendente è stato chiuso per ragioni legali rispetto ad altri come la discriminazione illegale.

Cosa documentare

I manager devono documentare le prestazioni dei dipendenti, sia contributi positivi che fallimenti delle prestazioni. Devono documentare esattamente ciò che il dipendente ha fatto e ha detto e ciò che il manager ha fatto e ha detto in risposta durante la riunione o la conversazione.

È necessario documentare eventuali accordi effettuati durante la conversazione, gli obiettivi stabiliti, i miglioramenti richiesti e previsti e la sequenza temporale per il miglioramento. La documentazione dovrebbe inoltre contenere impegni che il gestore assume per assistere il dipendente.

Come documentare

La documentazione deve essere scritta durante o immediatamente dopo l'incontro o la conversazione con il dipendente. Non dovresti mai perdere la conversazione con il dipendente il giorno in cui è realmente accaduto. Aspettare fino a dopo o il giorno successivo influisce sulla qualità della documentazione perché si basa su ciò che ricordi.

Uno dei peggiori errori che i gestori commettono è credere di poter ricostruire una storia di consulenza dei dipendenti secondo necessità. Nessuna persona delle risorse umane che abbia esperienza di documentazione decente e tempestiva è mai ingannata da un record ricostruito. I manager che ricostruiscono dalla memoria portano un rischio non necessario e inaccettabile per la propria azienda perché una storia inventata non regge in una potenziale causa.

Hai bisogno della tua documentazione per apparire professionale, pulito e organizzato. Scrivi la documentazione come se stessi parlando della storia degli eventi a una terza parte. Non sai mai chi potrebbe leggere la tua documentazione un giorno, quindi assicurati che rifletta la tua professionalità. (Il retro di un tovagliolo da cocktail, una busta o una nota appiccicosa non si qualifica come documentazione professionale.)

La tua documentazione dovrebbe andare al nuovo manager di un dipendente se il dipendente ottiene un nuovo lavoro o fai la tua organizzazione. Per la tua memoria e per informare il nuovo manager del dipendente, devi mettere il nome e il titolo del dipendente, il tuo nome e il tuo titolo e la data completa su ciascun documento.

Scrivi documentazione fattuale, equa, legale, obiettivo, completa e coerente. Evita le opinioni (Mike è sciatto. Alice è pigra. Tom mi stava mentendo.), Nome-call, editoriale (John è un coglione. Mark ha un problema di atteggiamento.) e l'etichettatura (Maria è irresponsabile. George non è un giocatore di squadra.).

Evita anche di cercare di interpretare il comportamento del dipendente. (Marsha non deve apprezzare questo incarico. Paula sembra essere sopra la sua testa.) Riduci al minimo l'uso di parole descrittive come aggettivi e avverbi (lentamente, sciatti, infelici, lunatici, maleducati). Dichiarare il comportamento e le azioni specifiche del dipendente, non la tua opinione o interpretazione.

Quale documentazione deve fornire

Nella successiva revisione della documentazione, ciò che è necessario è un record accurato della conversazione. Resta con i fatti e scrivi proprio quello che hai detto e quello che ha detto il dipendente. Assicurati che la tua documentazione sia inequivocabile e che ottenga i fatti dritti. (In qualsiasi potenziale situazione legale, gli errori in uno qualsiasi degli eventi documentati rendono sospettato tutto il resto della documentazione.)

Infine, documenta eventuali accordi, impegni, tempistiche, miglioramenti necessari, punti di check-in e altri dettagli che potrebbero scivolare dalla memoria. Assicurati di fissare una data e un orario per scadenze e date di scadenza in modo che non si verifichi incomprensioni.

Conosci la politica di documentazione del dipartimento delle risorse umane, che ti dirà quale documentazione necessita di un posizionamento nel personale del personale del dipendente, dovrebbe essere sicuramente inclusa qualsiasi documentazione di azioni disciplinari.

Dove documentare e archiviare la documentazione

Poiché la documentazione sui dipendenti è confidenziale e privata per il dipendente, è necessario prestare attenzione che qualsiasi documentazione rimanga riservata al manager, alle risorse umane, e potenzialmente il prossimo manager del dipendente. Pertanto, non è consigliabile mettere la documentazione su un'unità computer condivisa. La documentazione scritta a mano e la documentazione di un manager stampate sono meglio conservate in archiviazione bloccata. 

La linea di fondo

Se segui queste linee guida, quando vai alle risorse umane per chiedere aiuto per disciplinare, interrompere o trasferire un dipendente a un lavoro con una migliore vestibilità potenziale, le risorse umane ti aiuterà a risolvere il problema o migliorare la situazione. Quando le risorse umane ti dicono di documentare, documentare, documentare o non possono aiutarti; Dovrai coprire tutte le tue basi.

Si prega di notare che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per l'accuratezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e i regolamenti sull'occupazione variano da stato a stato e paese a paese. Si prega di chiedere assistenza legale o assistenza dalle risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che l'interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono per orientamento, idee e assistenza.