Come dare un saluto professionale per la segreteria per il tuo dipartimento

Se la tua azienda utilizza scatole di posta vocale dipartimentali per le chiamate in arrivo, ti consigliamo di registrare un saluto vocale del dipartimento del suono professionale. Questo tipo di saluto per la segreteria telefonica è leggermente diverso dal saluto personale vocale associato alla casella di posta vocale di un individuo. Ad esempio, se il sistema telefonico consente che un gruppo di estensioni telefoniche sia "raggruppate" insieme per servire tutte le chiamate contabili generali, tutte le estensioni del reparto contabilità possono essere raggruppate ai sensi dell'estensione generale del dipartimento contabilità. Quando l'assistente automatizzato trasferisce una chiamata a tale estensione, la prossima estensione disponibile riceverà la chiamata. Se tutte le estensioni del dipartimento contabile sono occupate o non disponibili, la chiamata verrà trasferita nella casella di posta vocale del dipartimento.

Opzioni di saluto vocale

A seconda del sistema telefonico che hai presso la tua azienda, potrebbero esserci diverse opzioni per il tipo di saluti vocali che puoi comporre. Questi includono:

• Saluto generale vocale: usato come saluto vocale predefinito se non è impostato nessun altro tipo di saluto.
• Saluto interno della posta vocale: abituato a salutare le persone che chiamano il tuo dipartimento all'interno della tua compagnia (io.e. da un'altra estensione). Generalmente, questo è applicabile solo a aziende molto grandi.
• Saluto esterno della segreteria telefonica: giocato per le persone che chiamano al di fuori della tua compagnia. Assistente automatico del sistema telefonico può giocare un saluto in compagnia generale che tutti i chiamanti esterni sentiranno. Se il nome della tua azienda è menzionato in quel saluto, non è necessario dirlo di nuovo nel saluto dipartimentale.
• Il saluto temporaneo o fuori ufficio vocale: Questo è fissato quando l'intero dipartimento non sarà disponibile per un determinato periodo di tempo. Ad esempio, il dipartimento è gestito solo tra le 8:00 e le 17:00 o c'è una riunione del dipartimento obbligatoria che rimuove tutte le persone dal rispondere al telefono. La maggior parte dei sistemi di posta vocale ti consentirà di impostare una data e ora di scadenza in modo da non dover ricordare di disattivarlo quando il tuo dipartimento ritorna alle operazioni normali.
• Al telefono (occupato) Saluto vocale: Questo saluto viene utilizzato per informare i chiamanti che il dipartimento è disponibile ma che nessuno può ricevere immediatamente la chiamata perché tutte le estensioni nel pool del dipartimento sono impegnate con altri chiamanti.

Elementi di un buon dipartimento di saluto vocale

• Nome Dipartimento
• Affermazione che non puoi prendere la loro chiamata adesso
• Invito a lasciare un messaggio
• Quando possono aspettarsi una chiamata di ritorno
• Opzioni aggiuntive disponibili (e.G. "Premi il tasto sterlina per tornare a ...")
• Indirizzo del sito Web se può fornire informazioni significative
• Non più di 20-25 secondi (regola e mezzo)
• Non iniziare con il saluto "La tua chiamata è molto importante per noi ...". Questa frase è abusata e di solito è una "spegnimento" per i chiamanti.
• Evita di dare troppe informazioni e fare un saluto troppo lungo.

Assaggia buoni saluti

• Hai raggiunto il dipartimento contabilità. Tutti i nostri rappresentanti sono impegnati a servire altri chiamanti. Invece di perdere tempo prezioso in attesa, vorremmo restituire la tua chiamata entro due ore lavorative. Se desideri tornare al menu precedente, premere Star ora. Altrimenti, lasciaci un messaggio dettagliato con il tuo nome e numero. Dopo aver registrato il tuo messaggio, puoi premere il tasto sterlina per ulteriori opzioni. Grazie per aver chiamato.
• Hai raggiunto il dipartimento delle vendite presso Operations Tech, Inc. Tutti i nostri rappresentanti di vendita sono impegnati a servire altri clienti, ma vorremmo restituire la tua chiamata il prima possibile. Per le informazioni sui prezzi attuali o per verificare lo stato del tuo ordine, visitaci sul Web. Altrimenti, lasciaci un messaggio con il tuo nome e numero dopo il tono. Se desideri tornare al menu precedente, premi ora il tasto Star.
• Hai raggiunto il dipartimento contabilità presso Operations Tech, Inc. Il dipartimento è attualmente chiuso. Le nostre normali ore di operazioni sono dalle 8:00 alle 17:00 dal lunedì al venerdì. Siamo chiusi il sabato e la domenica. È possibile premere il tasto Star in qualsiasi momento per tornare al menu precedente. Altrimenti, lasciaci un messaggio con il tuo nome e numero e restituiremo la chiamata quando l'ufficio riapre. Puoi riagganciare dopo aver lasciato il messaggio o premere il tasto sterlina per opzioni aggiuntive. Grazie per aver chiamato.

Bad Voicemail Saluti

• Hai raggiunto il dipartimento delle vendite. Lasciaci un messaggio.
• Ciao. Hai raggiunto il dipartimento contabilità di XYZ.com. Tutti i contabili stanno attualmente partecipando a una riunione del dipartimento obbligatorio e nessuno è disponibile a prendere la chiamata. La tua chiamata è molto importante per noi e vorremmo restituire la tua chiamata non appena torneremo. Tuttavia, è la fine dell'anno e il nostro backlog di chiamata è molto lungo. Se stai chiamando di effettuare un pagamento su un account scaduto, assicurati di dirci nel tuo messaggio in modo che possiamo richiamarti immediatamente. Altrimenti, attendi il tono e lasciaci un messaggio confidenziale dettagliato.
• Il dipartimento è chiuso. Si prega di lasciare un messaggio dopo il tono.