Come fare un budget basato su zero per la tua attività

Il budget basato su zero suona come una di quelle idee imprenditori alle prime armi introducono in una conversazione quando vogliono impressionare i capitani dell'industria e degli investitori angeli. Ma il concetto non ha bisogno di spaventarti o di mandarti lo arrampicarti per usarlo ad ogni evento di networking. Invece, capire che è un approccio rudimentale alla gestione aziendale che le aziende stanno utilizzando su ogni scala, dalle micro imprese alle società multinazionali, e anche questo può aiutare la tua impresa a crescere con sostenibilità.

Budget basato su zero

A partire da una "base zero" (i.e., Senza saldi o spese trasportate), ogni periodo nel calendario di una società è interamente preventivo in relazione alle esigenze e ai costi per quel periodo. Che un mese, un quarto o all'anno, un periodo può essere una misurazione del tempo che funzioni meglio per la tua attività.

All'inizio di un nuovo periodo, i requisiti finanziari e le spese giustificate sono gli input principali per il budget dell'azienda, indipendentemente dal fatto che il budget fosse più alto o inferiore nel periodo precedente. Quando inizia il periodo successivo, torni alla base zero e ripeti il ​​processo.

Come funziona

Il budget tradizionale o il budget basato sui costi prevede la gestione delle operazioni di un'azienda in base al budget dei periodi precedenti. Ad esempio, se un'azienda anticipa un aumento del 5 % della produzione grazie all'atterraggio di un nuovo cliente, aggiunge semplicemente il 5 percento al budget del periodo precedente. Il budget basato sui costi presuppone che tutte le spese precedenti per la produzione e le operazioni siano necessarie e si spostano con il mantenimento del budget per tali funzioni senza ulteriori analisi.

Nel budget basato su zero, ogni spesa deve essere giustificata ogni periodo, quindi le spese ricorrenti vengono riviste, quindi approvate, adeguate o sospese in base alla necessità. E le nuove spese vengono analizzate con la stessa attenzione del budget tradizionale, ma sempre con la consapevolezza che i costi dovrebbero essere ottimizzati per l'efficienza e il valore.

Ad esempio, se sei un solopreneur che gestisce una società di beni di carta creativa fuori dalla tua casa, potresti decidere di implementare un budget basato su zero per migliorare l'efficienza dopo aver deciso di prendere la tua azienda internazionale e spedire all'estero. Un'area che può influenzare sono i costi di stampa. Dopo una revisione completa, ti sei reso conto che potresti compensare le spese di spedizione aggiunte e abbreviare il tempo di consegna acquistando due nuove stampanti e sfruttando l'acquisto di massa per l'inchiostro della stampante grazie a una nuova partnership con un fornitore locale. Ogni periodo, rivederesti tutte o le tue spese per determinare se il costo è giustificato nel tuo budget con un prezioso ritorno sull'investimento.

Come iniziare

I passaggi per iniziare un metodo di budget basato su zero sono semplici:

1. Identifica il tuo obiettivo. Speri di aumentare le entrate del 10 percento? Vuoi ridurre i costi del 2 percento? Il tuo obiettivo deve essere misurabile e raggiungibile entro il lasso di tempo che hai selezionato.
2. Considera come puoi raggiungere questo obiettivo. Cosa hai nell'arsenale che può essere utilizzato per regolare i costi, l'efficienza o le risorse per raggiungere il tuo obiettivo?
3. Rivedi le tue opzioni dal passaggio 2. L'implementazione di un'attività ti aiuterebbe a raggiungere il tuo obiettivo? O devi attuare diversi corsi d'azione? E se è così, li tiri fuori individualmente nel tempo o tutti in una volta?
4. Dai la priorità alle nuove attività e documenta i costi necessari per l'implementazione.
5. Valutare Tutto I costi e le spese necessari per quel periodo imminente in ogni aspetto della tua attività (o il dipartimento che prevedi di adattarsi per raggiungere il tuo obiettivo). Includi i costi necessari per le nuove attività documentate nel passaggio 4.
6. Se la valutazione soddisfa l'approvazione e tutte le spese sono giustificate, impegnarsi nell'attuazione e seguire il budget.
7. Alla fine del periodo, esamina le misurazioni e determina se hai raggiunto il tuo obiettivo. L'implementazione è andata senza intoppi? Se sono stati commessi errori, si desidera adattarsi e andare avanti con il processo nel periodo successivo? O interrompere del tutto le attività?
8. Ricominciare al passaggio 1 all'inizio di un nuovo periodo.

Perché potrebbe essere giusto per te

A causa della sua struttura dettagliata, il budget a base zero consente agli imprenditori di incorporare nuove strategie per un periodo di tempo senza la paura di perdere la sostenibilità. Spesso impostato su base arrotolante, il processo offre agli imprenditori l'opportunità di immergersi in profondità nei loro piani di attuazione ed evitare gli aumenti del budget della carte blanche che potrebbero non mostrare un ritorno sugli investimenti per lunghi periodi di tempo.

Un altro vantaggio di questo metodo di gestione aziendale è che può effettivamente ridurre i costi per le operazioni quotidiane. Le risorse sono assegnate solo quando sono necessarie, riducendo gli sprechi e la ridondanza aumentando anche la comunicazione tra i dipartimenti che richiedono un migliore coordinamento per rimanere con il budget.

Perché potrebbe non essere giusto per te

È vero che il metodo può portare a minori costi operativi per le grandi imprese, ma questo spesso significa che i dipartimenti di produzione non-effetto possono essere cambiati o sottofinanziati. Laddove alcune aree del budget come la produzione o le vendite giustificheranno facilmente le loro spese, altre funzionalità necessarie come il servizio clienti o la ricerca e lo sviluppo potrebbero avere un momento più difficile giustificare le loro spese oltre il minimo indispensabile.

Un altro svantaggio del budget a base zero è che può richiedere molto tempo rispetto al budget basato sui costi o al budget basato sulle attività. Ciò è particolarmente vero per le aziende più grandi, ma suona anche vero per i proprietari di piccole imprese. Passare attraverso ogni elemento di linea ogni periodo giustificando la sua necessità può essere ad alta intensità di lavoro e un uso inefficiente del tuo tempo.

Dove può portarti

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, il budget a base zero richiede di dare un'occhiata più da vicino a ciò che guida il valore nel processo. Sebbene richiede tempo, è un metodo, se utilizzato correttamente, che può portare a una maggiore sostenibilità e una crescita equilibrata.

In definitiva, ogni imprenditore che sceglie di utilizzare il budget basato su zero per le loro operazioni imparerà sicuramente l'importanza di investire tempo e risorse per guidare l'efficienza e il valore della loro attività.