Come gestire il flusso di informazioni sulla pianificazione degli eventi

Mantenere più gruppi sulla stessa pagina è una delle maggiori sfide che gli organizzatori di eventi affrontano quotidianamente. Mentre tutti quelli coinvolti in un evento vogliono che sia un successo, senza un percorso definito per le comunicazioni, ci sarà sempre la possibilità per i dettagli di cadere attraverso le fessure. La prevenzione delle supervisione può essere evitata stabilendo un diagramma di flusso di informazioni fin dall'inizio. Seguire le linee guida seguenti per mantenere tutti i lati funzionare nella stessa direzione.

Essere il capo

La maggior parte degli eventi è uno sforzo congiunto tra diversi dipartimenti, ma alla fine, ci deve essere un leader per supervisionare l'intera produzione. Ogni persona nella squadra dovrebbe concentrarsi sulla propria specialità e comprendere l'importanza dei loro confini. Identificati come il Pianificatore principale dall'inizio del progetto. Spiega ai tuoi colleghi l'importanza del flusso di informazioni e illustra cosa succede quando i protocolli vengono ignorati. Dal momento che nessuno vuole essere responsabile della creazione di un problema, spiega le regole per il dialogo interno il primo giorno.

Organizza i comitati per l'evento

L'obiettivo qui è quello di abbinare i lavoratori le cui responsabilità si intersecano in qualche modo. Ad esempio, il dipartimento marketing dovrebbe essere nello stesso comitato del team audiovisivo per garantire che tutte le grafiche e i loghi siano visualizzati correttamente. La creazione di team che deve naturalmente lavorare insieme eliminerà molte e -mail ridondanti che tendono a perdersi nella shuffle. Scegli un contatto da ciascun comitato per riferirti con i recenti sviluppi.

Pubblica scadenze per continuare a pianificare i team in pista

Pubblicare scadenze con largo anticipo ridurrà i livelli di stress per tutti i soggetti coinvolti. Puoi rafforzare il valore delle tue scadenze creando un diagramma di flusso che illustra come il lavoro di ciascun comitato verrà utilizzato per riunire tutto. I dipendenti generalmente rispondono meglio quando sanno che un altro dipartimento sta aspettando la loro risposta. La condivisione di queste informazioni mantiene il processo trasparente ed enfatizza la responsabilità senza usare un'azione negativa.

Mantieni i dirigenti informati

Uno dei più grandi errori che puoi fare è lavorare dietro le quinte fino a quando non sei pronto a presentare idee ai tuoi dirigenti. Raramente, se mai, entrerai nel loro ufficio e se ne andrai senza dover cambiare qualche aspetto del tuo evento. Salva questa frustrazione incontrando proattivamente con loro a intervalli regolari durante il processo di pianificazione. È molto più facile apportare modifiche nel mezzo del tuo progetto invece di girare alla fine.

Contatta i tuoi venditori

Un altro errore apparentemente innocente che può verificarsi sono le comunicazioni secondarie con i venditori. Succede quando un collega prende l'iniziativa di contattare direttamente un fornitore per condividere i dettagli di pianificazione di cui non sei a conoscenza. Il risultato di queste conversazioni laterali può avere un grande impatto su come l'evento si unisce. L'unico modo per impedire questo è quello di impedire al tuo fornitore di prendere ordini da altri dipendenti. Potresti pensare che all'inizio sembra duro, ma dormirai molto più facilmente sapendo che tutte le informazioni fluiscono attraverso di te.

Fornire aggiornamenti sulle informazioni proattive

Essere il Pianificatore principale per un evento richiede di condividere tutte le informazioni che ricevi. Conservare un documento di pianificazione principale che delinea i dettagli dell'evento e invia aggiornamenti settimanali a tutti i membri del comitato. Mantieni le tue comunicazioni brevi e al punto. Vuoi che tutti leggano le note nei tuoi aggiornamenti e -mail settimanali, ma se vaghi incessantemente, perderai rapidamente la loro attenzione.

La gestione del flusso di informazioni dei tuoi eventi richiede le stesse procedure delle comunicazioni interdipartimentali. Tieni tutti consapevoli delle proprie responsabilità e condividi importanti aggiornamenti con tutte le parti coinvolte. La differenza critica è che sei il CEO del progetto. Il tuo ruolo è quello di gestire tutti i dettagli che entrano e li traducono in una visione condivisa che soddisfa le esigenze di ciascun dipartimento. La Fondazione per il successo è assicurarsi che tutte le informazioni fluiscano nella stessa direzione.