Come organizzare un evento multimediale di successo

Uno dei modi più semplici per la tua azienda di ricevere un'esposizione ai media gratuita, spesso noto come "media guadagnati", è attraverso eventi multimediali. Sia che tu stia collaborando con diversi sponsor per aiutare i meno fortunati o tenere una conferenza stampa per annunciare una versione del prodotto, ci sono alcuni passaggi che dovresti seguire per organizzare un evento multimediale di successo.

Inizia con un comunicato stampa

Inviare il tuo comunicato stampa aiuterà i media a decidere se la tua storia è abbastanza degna di copertura. Ecco perché aiuta a mantenere semplice il tuo comunicato stampa e non usare mai alcun clamore. Stazioni e giornali sono alla ricerca di notizie; Non stanno cercando uno spiel di vendita.

Hai una finestra per inviare il tuo comunicato stampa. Non vuoi inviarlo troppo presto e poi viene dimenticato o sepolto, e non vuoi inviarlo troppo tardi quando altre storie potrebbero essere già state assegnate e semplicemente non possono adattarsi al tuo evento. Generalmente, due o tre giorni prima che l'evento sia sufficiente preavviso per consentire al tempo di stampa di programmare i giornalisti.

Vuoi anche essere sicuro di includere indicazioni e eventuali istruzioni speciali all'interno del tuo comunicato stampa. Se il quartier generale della tua azienda si trova in una posizione, ma il tuo evento è nella tua pianta a 30 miglia di distanza, devi chiarire questo nel tuo rilascio.

Guarda le telefonate

Dopo aver inviato il comunicato stampa, puoi chiamare gli editori sui giornali o i produttori nelle stazioni TV per verificare che lo ricevano. Questo è tutto ciò che devi chiedere.

Aprirà spesso la conversazione per loro di dirti se pensano che saranno in grado di venire o no. Ma anche se non lo fa, non vuoi chiedere se stanno arrivando. Saranno lì se possono ma non faranno alcuna promessa.

Tieni presente che le ultime notizie o i giorni di notizie pesanti potrebbero impedire loro di arrivare all'ultimo minuto. Non vuoi infilarli per vedere se stanno arrivando, anche il giorno dell'evento quando sei lì ad aspettare che i giornalisti si presentino.

Vuoi anche guardare il tempo in cui fai la tua telefonata. Chiamare a dieci minuti prima delle 5:00 P.M. Potrebbe sembrare la fine della giornata per te, ma per un produttore è dieci minuti fino a un telegiornale notturno. I momenti migliori da chiamare sono generalmente intorno alle 10:00 a.M. e tra le 1:00 e le 2:30 P.M.

Pianifica attentamente il tempo del tuo evento

Tutti stanno lavorando alle scadenze. I giornali hanno fissato i tempi che hanno messo a letto il problema del giorno successivo. Significa se arrivano al tuo evento alle 5:00 P.M. Giovedì, la copertura potrebbe non presentarsi fino a sabato.

Le stazioni televisive generalmente hanno una mattina, mezzogiorno, 5:00, 6:00, 10:00 e/o 11:00 P.M. telegiornali durante la settimana, a seconda del mercato televisivo. Ottenere copertura se il tuo evento multimediale inizia alle 4:00 P.M. Potrebbe essere molto complicato. Non saliranno solo nella loro macchina di notizie e guidano come un matto per mettere il nastro in onda entro le 5:00. C'è una sceneggiatura che deve essere scritta e un nastro che deve essere modificato.

Pianifica il tempo del tuo evento in modo che non sia conveniente solo per i giornalisti, ma aumenti anche le tue possibilità di ottenere un'esposizione più immediata.

Non provare a fare tutto

Per quanto allettante potrebbe essere un regista, non dire al giornalista, ai fotografi o ai videografi quali scatti vuoi che ottengano. Vuoi stabilire un certo rapporto con loro e iniziare una relazione con il giornale o la stazione TV. Non vincerai amici dicendo loro come fare il loro lavoro.

Rendi facile entrare (e uscire)

Se stai organizzando l'evento nella tua pianta di 50.000 piedi quadrati e l'area che stai permettendo ai media è sul retro dell'edificio, dai loro il più facile accesso possibile. Non farli parcheggiare nella parte anteriore dell'edificio e quindi trascinare le loro attrezzature fino alla parte posteriore se puoi aiutarlo. Se c'è un modo per guidare sul retro, fai sapere ai media le indicazioni stradali nel tuo comunicato stampa e segnano chiaramente la strada quando arrivano.

Vuoi anche considerare quale area della tua struttura è rigorosamente vietata. Ad esempio, se non puoi evitare una lunga passeggiata, vuoi davvero che i media attraversino l'intero edificio con le telecamere? Ciò non significa che inizieranno a sparare quello che vogliono. Ma molte aziende hanno politiche rigorose su dove telecamere e non dipendenti possono andare per motivi proprietari.

Considera le immagini

Pensa attentamente ai tuoi elementi visivi. Dai ai media più esperienza pratica possibile. Parlare di un prodotto per mezz'ora e poi fare riferimento all'immagine nella brochure è qualcosa che i media non devono nemmeno presentarsi. Ricorda, stanno trasmettendo la grafica ai tuoi potenziali clienti, i loro spettatori o lettori, quindi è importante tenere a mente il tuo pubblico in modo da poter ottenere la copertura di cui hai bisogno.

Non dimenticare un kit di stampa

Includi le informazioni sul tuo evento e distribuisci i media. Queste informazioni li aiuteranno a scrivere la storia, ma ti aiuta anche ad avere un maggiore controllo sulle notizie poiché stai fornendo loro le informazioni cruciali.

Assicurati che il contatto multimediale sia disponibile

Non dimenticare di rendere disponibile il contatto con i tuoi media per le domande. Se un giornalista ha ulteriori domande, deve essere in grado di ottenere rapidamente il contatto con i media. Assicurati di includere il numero di telefono del contatto multimediale e qualsiasi altra informazione di contatto all'interno del kit di stampa.

Usa i dipendenti con esperienza

Non devi limitare i portavoce del tuo evento al tuo contatto mediatico. Se un dipendente può dare un soundbite migliore perché ha avuto più esperienza in via di sviluppo e lavoro con un determinato prodotto, renderli disponibili per le domande.

Prepara la tua dichiarazione in anticipo

Se hai intenzione di parlare sulla fotocamera o a un giornalista di giornali, pensa a cosa vuoi dire in anticipo. Può aiutare ad avere un amico che non abbia familiarità con la tua attività per leggere il tuo kit di stampa e porre domande che hanno. Da queste domande e un po 'di brainstorming, escogita un elenco di risposte. Non vuoi sembrare provato, ma non vuoi sembrare impreparato o dire "umm ..." neanche molto.

Vuoi anche considerare i diversi tipi di mezzi. Il giornale ha esigenze diverse rispetto alla televisione e viceversa. Un giornalista di giornali potrebbe farti domande molto diverse da un giornalista TV. Ogni mezzo ha modi diversi di presentare le tue notizie in modo che abbiano bisogno del tipo di questo pubblico il meglio.

E se il giornalista non si mostri?

La stazione o il giornale possono benissimo inviare un fotografo o un videografo anziché un giornalista. Ciò non significa che la tua storia non sia importante per loro. Non sarebbero lì se non avessero intenzione di dare la copertura della tua storia, quindi tratta chiunque si presenti molto bene.

Se un videografo sta trascinando la propria attrezzatura, non consegnare loro un kit di stampa in questo momento. Offrilo di portarlo per loro fino a quando non sono stati in grado di ottenere i colpi di cui hanno bisogno. Trattarli come un cittadino di seconda classe tornerà alla stazione e potrebbe danneggiare le tue possibilità di copertura futura.