Come ridurre il costo dei viaggi d'affari dei dipendenti

Con una certa simpatia per i datori di lavoro che stanno cercando di controllare le spese di viaggio, chiedere ai dipendenti di condividere le stanze non è dove iniziare o finire.

Queste idee sono meno stressanti e offensive per il dipendente medio che viaggia per le imprese per il loro datore di lavoro. I dipendenti sono umani normali che desiderano un po 'di privacy e distanza dai colleghi durante un viaggio d'affari, soprattutto se hanno trascorso la giornata con i colleghi. I datori di lavoro non hanno bisogno di chiedere ai dipendenti di condividere le stanze.

Altri modi per risparmiare sul costo dei viaggi per i dipendenti

• Richiedere ai dipendenti di viaggiare lo stesso giorno quando possibile.
• Sviluppare e implementare una politica di viaggio aziendale che fornisce dettagli specifici sui pagamenti giornalieri in varie destinazioni, catene alberghiere preferite in cui il datore di lavoro potrebbe aver stabilito un tasso di sconto, rimborsi per le spese e limiti che richiedono la firma di un manager in anticipo se superato.
• Tenere i dipendenti alla lettera della legge come indicato nella politica di viaggio senza previa autorizzazione delle eccezioni. Non rimborsare le spese che non sono state consentite dalla politica o dall'eccezione.
• Renegoziare o negoziare tariffe aziendali con catene alberghiere comuni alle tue destinazioni. Cerca hotel che offrano servizi come colazione gratuita, un cocktail ora gratuito, snack pomeridiani e stuzzichini, frigoriferi e produttori di caffè nelle camere. Richiedere ai dipendenti di utilizzare questi hotel e servizi quando sono disponibili.
• Usa una catena alberghiera meno costosa quando si effettuano prenotazioni. La maggior parte dei dipendenti regala una stella per una stanza privata. Non aspettarti standard più bassi in aree come la pulizia e altri servizi di comfort dei dipendenti da hotel che sono classificati con meno stelle. I dipendenti in viaggio per il viaggio periodicamente per assicurarsi che le posizioni selezionate soddisfino le loro esigenze.
• Utilizzare un servizio di prenotazione di viaggi coerente come American Express Global Business Travel per aiutare a controllare i costi. Ti aiuteranno a pianificare, adottare politiche, risparmiare costi e limitare la spesa per i dipendenti. Anche i servizi di viaggio locali possono aiutarti a risparmiare sui viaggi d'affari. Ma il vantaggio per una società americana Express è la sua portata a livello nazionale e internazionale e i suoi servizi online.
• Prendere accordi con una compagnia aerea per utilizzare i propri servizi quando possibile per ricevere uno sconto aziendale su ogni volo. Richiedi ai dipendenti di utilizzare il servizio di prenotazione della compagnia aerea, ad esempio, Southwest Airlines Corporate Travel. I datori di lavoro possono anche risparmiare quando gli aerei sono prenotati con largo anticipo.
• Prendi dipendenti che prendono le decisioni di viaggio dell'ultimo minuto ottenere l'autorizzazione. In un caso, in una società di clienti, un biglietto aereo che sarebbe costato $ 300 se prenotato in anticipo, costava $ 1200 quando il dipendente ha effettuato la prenotazione due giorni prima dell'evento. Ciò dovrebbe accadere solo in caso di emergenza poiché la maggior parte dei biglietti è trasferibile anche se non sono rimborsabili.
• Ridurre i costi di viaggio in altre aree, come pasto e alcol per diemi e trasporti. Vary i per diem per la posizione. New York City è costoso rispetto a Las Vegas, ad esempio. Le aree più piccole e non resort sono ancora più convenienti. La tua politica di viaggio dovrebbe riflettere i costi che i tuoi dipendenti sperimenteranno mentre viaggiano in diversi stati e locali.
• Sperimenta con incontri virtuali, servizi come Skype for Business e video. Sebbene inizialmente a disagio, le riunioni non di persona sono un'abilità acquisita. I dipendenti si sentono più a loro agio in quanto utilizzano questi servizi nel tempo. I webinar funzionano bene per vari tipi di formazione, in particolare seminari che consentono a più dipendenti di partecipare.
• Richiedi ai tuoi dipendenti di utilizzare i trasporti pubblici meno costosi e i servizi di navetta, quando sono disponibili, piuttosto che i taxi, soprattutto quando i dipendenti viaggiano tra aeroporti e hotel. La maggior parte delle conferenze di grandi dimensioni offre un servizio di navetta gratuito tra gli hotel e il centro conferenze. Meno utilizzo del taxi o il requisito che i dipendenti si riuniscono per pagare un taxi di gruppo possono risparmiare un sacco di soldi.

Chiedere ai dipendenti adulti di effettuare prenotazioni tempestive, spese di bilancio per viaggi di lavoro ed esplorare opzioni diverse dai viaggi per riunioni e formazione è l'approccio giusto per semplificare i costi dei viaggi d'affari. Sono rispettosi dei dipendenti.

Avanelliranno il datore di lavoro perché i dipendenti si sentono rispettati e curati, il che produce morale positivo. Mantengono il ciclo di relazione positivo in movimento nella giusta direzione.