Come scrivere un rapporto sulle spese aziendali

Se possiedi una piccola impresa, prima o poi, dovrai tenere traccia delle spese quotidiane della tua azienda mentre costruisci la tua impresa da zero.

Può sembrare inutile quando inizi per la prima volta, poiché le tue spese di capitale più piccole possono apparire non sostanziali e avere scarso effetto sulla tua attività. Ma prima inizi a mantenere un rapporto sulle spese aziendali su un intervallo regolare, meno lavoro devi fare durante la stagione fiscale e gli orari in cui il capitale operativo è basso.

Cos'è un rapporto sulle spese aziendali?

Se il nome è un'indicazione, i rapporti sulle spese aziendali sembrano seguire ogni centesimo che spendi mentre gestisce la tua azienda, ma sebbene ciò sia vero in una certa misura, non è esattamente quello che sono. I rapporti sulle spese sono essenzialmente forme che segnano tutti i soldi spesi per viaggi, pasti, alloggio, formazione, casual e intrattenimento che un dipendente o un imprenditore acquistano di tasca proposito dell'utilizzo di un primo fornito per Diem.

Il modulo o il rapporto viene compilato su base regolare (in genere mensile o trimestrale), quindi inviato al contabile della società, al dipartimento dei conti pagabili o al proprietario. Una volta che le spese sono state giustificate con una ricevuta per l'acquisto e l'approvazione della società, la persona che ha presentato il rapporto viene inviato un assegno per il rimborso delle spese sostenute.

Motivi per cui è necessario utilizzare un rapporto sulle spese aziendali

I rapporti sulle spese possono essere un faccenda noioso, ma alla fine servono i migliori interessi dell'azienda nel caso di una controversia finanziaria o di una revisione contabile. Presentando questi rapporti su base regolare, puoi assicurarti che tu e i tuoi dipendenti siete adeguatamente per le spese necessarie per mantenere la tua attività finanziariamente sicura, nonché per mantenere il morale dell'azienda e l'avviamento.

Nessun dipendente (o imprenditore) vorrebbe mai utilizzare i loro fondi personali per fare il lavoro che sono assunti per fare per uno stipendio. Quindi mantenere e presentare un rapporto di spesa lascia tutte le parti coinvolte in una situazione finanziaria migliore rispetto al consumo di tali costi dal dipendente o dal proprietario anziché dalla società.

Se sei un solopreneur o se si esegue un micro-business, i rapporti sulle spese possono sembrare sciocchi, ma ancora una volta, sono altrettanto importanti per la tua azienda come lo sono per un dipendente in una società come Apple o Disney. Il monitoraggio dove spendi i tuoi fondi per impegnarsi nelle attività professionali della tua piccola impresa fanno parte del controllo fiscale della tua azienda e dovrebbe essere utilizzato quando si presentano le tasse per tenere conto di quanti soldi la tua azienda ha speso durante tutto l'anno.

Come fare un rapporto di spesa su misura per la tua attività

Le industrie individuali possono dettare ciò che i moduli di spesa della piccola impresa devono contenere in base ai costi di serie per la tua azienda. Ad esempio, se un certo numero di dipendenti è in vendita e si prevede che occasionalmente prendano i clienti potenziali e affermati a pranzo o a cena, il modulo del rapporto di spesa della tua azienda dovrebbe riflettere l'opportunità per il membro del team di vendita di presentare una ricevuta per il cibo e intrattenimento e i dettagli delle spese facilmente in modo che possano essere rimborsati per l'importo speso per vincere e cenare un cliente. Pertanto, l'ingresso o il codice per i pasti dovrebbero essere standard nel modulo di rapporto spese della tua azienda.

Un altro esempio di adattamento efficace delle spese delle tue piccole imprese per le tue esigenze è consentire un codice o un ingresso dedicato alla formazione o alle commissioni della conferenza. In molti settori di oggi, è necessario per rimanere competitivi in ​​cima a nuove tecnologie, sessioni di brainstorming o rinnovi di certificazione per rimanere competitivi per rimanere competitivi. Se la tua azienda non tiene regolarmente conto di tali eventi e seminari nel budget annuale, inclusa tale opzione su un rapporto di spesa personalizzato per il rimborso è una scelta conveniente e ragionevole. 

Modelli o campioni di rapporti sulle spese aziendali generali possono essere trovati online facilmente, ma ogni piccola impresa è unica e dovresti tentare di modificare qualsiasi modello per rispecchiare le tue esigenze aziendali specifiche. A volte questi modelli sono solo in un formato di carta stampata e altri sono tutti digitali. Ad ogni modo, ricordati di assicurarti che tutti i costi richiesti per il rimborso siano supportati da una fattura o una ricevuta. Questa non è solo una misura solida per i file di contabilità, ma potrebbe anche essere necessario un audit fiscale.

Se non hai mai usato un rapporto di spesa prima e non puoi determinare se si desidera utilizzare un modulo cartaceo o un'opzione online, inizia con un rapporto carta Servizio o applicazione digitale.

 Di seguito è incluso un esempio di un rapporto di base delle spese per piccole imprese: 

Questo modello può essere semplicistico, ma cattura il minimo di ciò che i rapporti sulle spese della tua azienda dovrebbero essere monitorati e può essere facilmente modificato per includere più categorie o una varietà di eventi. I dipendenti che viaggiano spesso a conferenze, intrattengono clienti o si impegnano in diversi seminari e sessioni di formazione ogni anno dovrebbero essere in grado di inserire tutte le loro informazioni per il mese (o più) su ogni forma.

Se il modello sopra è troppo rudimentale, una semplice ricerca online può rivelare una vasta selezione di opzioni di report delle spese cartacee e digitali tra cui scegliere. Se sei interessato ai servizi di monitoraggio delle spese basate su cloud, aziende come Procurify, Zoho Spese e Rydoo offrono sistemi popolari che rendono la registrazione delle spese semplici e intuitive.

Come prendere il controllo fiscale della tua piccola impresa

I proprietari di piccole imprese sarebbero saggi per iniziare a utilizzare i rapporti di spesa non appena saranno in grado di far decollare la propria azienda. Oltre a offrirti l'opportunità di tenere traccia di dove vanno i soldi della tua piccola impresa in qualsiasi momento, ti consentono di prepararti per la stagione fiscale e stare al passo con un audit, oltre a assicurarsi che i dipendenti si sentono apprezzati conoscendo la loro azienda copre le spese sostenute mentre si concentravano sul lavoro.

Una società di successo è quella in cui il controllo fiscale è saldamente garantito nelle mani del proprietario del business e un sistema di report di spesa aziendale consolidata può aiutarti a raggiungerlo.