Come scrivere una descrizione del lavoro che i tuoi volontari adoreranno

Perché le descrizioni dei lavori di volontariato sono così importanti

Nessuna attività o non profit avrebbe iniziato ad assumere persone prima di capire cosa avessero bisogno di fare loro. Scrivono descrizioni di lavoro in modo molto dettagliato perché sono i progetti per il reclutamento, la gestione e il mantenimento dei dipendenti.

Lo stesso principio si applica ai volontari.

Uno strumento incredibilmente utile, la descrizione del lavoro di volontariato aiuta i tuoi sforzi di assunzione volontari, la gestione di quel volontario e la mantenerlo. La definizione delle aspettative con una descrizione del lavoro dovrebbe essere il lavoro numero uno per qualsiasi responsabile volontario.

Potresti oscillare a questo requisito, pensando che potresti aver bisogno di scrivere molte descrizioni di lavoro. In realtà, non avrai bisogno di descrizioni di lavoro per alcuni dei tuoi volontari, in particolare quelli che svolgono un compito una volta di complessità limitata. Ad esempio, i volontari che si arruolano per iscrivere i partecipanti alla tua carità annuale probabilmente non hanno bisogno di nulla al di là delle istruzioni verbali il giorno dell'evento. Né i volontari hanno bisogno di molto di più per la tua giornata di pulizia annuale per raccogliere la spazzatura o tirare le erbacce.

Tuttavia, la tua organizzazione benefica probabilmente ha anche diversi lavori di volontariato complessi a lungo termine in cui potrebbe essere necessaria una formazione specializzata. In quei casi, ha senso gestire quelle posizioni come faresti una posizione a pagamento. Ciò include una descrizione dettagliata del lavoro che puoi utilizzare per reclutare quei volontari. La descrizione del lavoro può anche essere utile quando valuti i volontari, aiutando entrambi a ricordare di cosa si tratta il lavoro.

Ogni descrizione del lavoro dovrebbe spiegare l'incarico, oltre alle competenze, alle abilità e agli interessi necessari per svolgere con successo l'attività di volontariato. 

La chiarezza è ciò che ogni volontario preferisce. Prima ancora di iniziare a reclutare volontari, fai un elenco dei lavori che vuoi che si esibiscano e quindi descrivi quelle posizioni il più chiaramente possibile. 

Una descrizione del lavoro volontario non è molto diversa da quella che prepari per un dipendente a pagamento. Le chiare aspettative possono aiutare a evitare una serie di problemi, compresi quelli legali.

Cosa includere in una descrizione del lavoro volontario

Esistono molti modi per scrivere la descrizione della posizione, ma ecco alcune aree che dovrebbero coprire:

1. Titolo di lavoro
   Un titolo descrittivo dà al volontario un senso di identità e aiuta il personale stipendiato e altri volontari a comprendere questo ruolo particolare. Allontanarsi dalle descrizioni che hanno a che fare con la retribuzione. Ad esempio, perché chiamare l'addetto alla reception un receptionist "volontario"? Non dici receptionist "pagato" per un membro dello staff.
2. Posizione del lavoro
   Dove lavorerà l'individuo? Il lavoro può essere svolto a casa o in un sito particolare? Esistono trasporti pubblici vicino al tuo lavoro di lavoro in modo da poter reclutare persone che potrebbero non avere un trasporto personale?
3. Scopo della posizione
   In che modo il lavoro del volontario influenzerà il risultato, i clienti o la missione di un progetto? Indicare l'impatto atteso sia per i servizi diretti che per gli incarichi amministrativi in ​​modo che i volontari comprendano quanto siano importanti per l'organizzazione.
4. Responsabilità e doveri
   Spiega i doveri e gli obblighi specifici della posizione di volontariato. Di 'chiaramente cosa ci si aspetta.
5. Titoli di studio
   Vale la pena essere molto chiara e concreta quando elenca le qualifiche per qualsiasi posizione di volontariato. Includere istruzione, caratteristiche personali, abilità, abilità ed esperienza.
6. Impegno previsto
   Quanto tempo ti aspetti dal volontario? Includere la durata del servizio, ore a settimana e ore al giorno. Includi requisiti speciali come il lavoro di fine settimana.
7. Formazione
   Elenca quale formazione riceverà il volontario. Includi una formazione generale che tutte le posizioni richiedono più qualsiasi formazione specifica per la posizione per questo incarico.

Includere la data della descrizione o la data in cui è stata aggiornata. Elenca il nome del supervisore volontario e le sue informazioni di contatto. Includi informazioni su come ottenere maggiori informazioni e chi chiamare se è interessato. 

Campione di una descrizione del lavoro volontario 

Titolo di lavoro: sedia da giorno

Scopo: Il presidente del giorno è receptionist per l'agenzia della contea di Charles sull'invecchiamento, sostenendo la missione dell'agenzia di sostenere la popolazione anziana della Contea di Charles. Il presidente del giorno rappresenta l'agenzia ai membri del pubblico che visitano i suoi uffici lunedì, sposa e venerdì dalle 9 a.M. - 4 p.M.

Posizione: La presidente del giorno lavora nell'area di accoglienza pubblica dell'ufficio centrale dell'agenzia a 567 N. Oak St a Tulsa, ok. 

Responsabilità chiave:

• La sedia del giorno risponde al telefono e dirige le chiamate.
• Saluta gli ospiti e li dirige verso altri uffici o luoghi.
• Risponde alle domande sull'agenzia e fornisce forme quando necessario.
• Stampa un elenco di attività che si svolgono quel giorno negli uffici dell'agenzia e nelle sedi satellitari.
• Fa ricordare le telefonate ad altri volontari che hanno assegnato a progetti per il giorno seguente.
• Apre la posta e la distribuisce.
• Inserisce le donazioni ricevute per posta nel database.
• Correggere la copia della brochure quando il tempo lo consente.
• Aiuti nella preparazione di invii all'ingrosso.
• Prepara la corrispondenza secondo necessità.
• Altri doveri assegnati.

Rapporti al vicedirettore dell'agenzia della contea di Charles sull'invecchiamento

La durata dell'appuntamento: La sedia del giorno serve un giorno alla settimana per tre mesi. Dopo tre mesi, la presidenza del giorno può essere rinnovata per altri tre mesi a discrezione del supervisore. Dopo sei mesi, la persona che funge da sedia da giorno può ruotare in un'altra posizione all'interno dell'agenzia.

Impegno del tempo: Un giorno a settimana (m, w o f) per sei ore (9-12 e 1-14 pm), per un minimo di tre mesi.

Titoli di studio: Conoscenza di base dell'immissione di computer e dati. Modo piacevole, pazienza, capacità di risoluzione dei problemi, affidabilità.

Supporto: Verrà fornita formazione per questa posizione. Inoltre, il vicedirettore sarà disponibile per domande e assistenza.

Requisito dell'età: Nessuno

Codice di abbigliamento: Affari casual

Altre categorie che potresti voler includere in una descrizione della posizione di volontariato sono:

• Certificazioni/licenze richieste, come la certificazione CPR o una patente di guida commerciale.
• Opportunità di sviluppo, come la formazione e la promozione ad altre posizioni. 
• Controlli di sicurezza richiesti, come il controllo della storia penale o il controllo delle impronte digitali.
• Vantaggi, come un certificato di servizio, parcheggio gratuito o remissione.

Le descrizioni dei lavori di volontariato non sono solo per il bene del volontario, ma per assicurarsi che non ci siano anche problemi legali. I volontari adorano le chiare aspettative, la formazione e la coerenza dei loro manager di volontari.

Scrivere buone descrizioni di posti di lavoro è solo parte del fatto che il tuo non profit si prepara a ricevere e lavorare con i volontari.