Come scrivere un'applicazione di volontariato per proteggere la tua organizzazione benefica

Le organizzazioni benefiche dipendono dai volontari. Tuttavia, hanno bisogni contrastanti quando si tratta di quei volontari. Devono reclutare volontari essendo amichevoli e accoglienti. D'altra parte, le organizzazioni benefiche devono anche stare attenti a scegliere quei volontari.

Ci sono molte storie horror su volontari inadeguatamente controllati che danneggiano i clienti di un non profit, specialmente quando ci sono popolazioni a rischio come bambini o anziani.

Per proteggere l'organizzazione e i volontari, un'applicazione di volontariato dovrebbe essere uno dei primi passi nel processo di assunzione di volontari.

Salvaguardie da considerare (cosa fare attenzione)

La tua organizzazione, compresa il personale e i membri del consiglio, potrebbe essere ritenuta responsabile di atti di volontari illegali a meno che non vi siano adeguate garanzie e supervisione. Inoltre, i volontari potrebbero essere personalmente responsabili se causano lesioni nel corso del loro lavoro di volontariato.

Le salvaguardie contro la responsabilità che accompagnano l'incorporazione, le polizze assicurative ombrello e le leggi federali e statali proteggono le organizzazioni non profit fino a un certo punto, ma soltanto Se le organizzazioni eseguono la dovuta diligenza.

Quella due diligence inizia con l'applicazione di volontariato.

Cosa includere su una domanda di volontariato

A volte è difficile mettere i volontari che vogliono solo aiutare attraverso la seccatura dei controlli in background e dei moduli di domanda, ma questo è un problema che non dovrebbe essere trascurato.

Renderlo amichevole

Puoi rendere rapidamente la tua domanda più amichevole e accogliente per i volontari scrivendo alcuni paragrafi introduttivi che spiegano cosa fa la tua organizzazione, la sua missione, chi servi e i contributi dei tuoi numerosi volontari.

Mettere alcune di queste informazioni in un manuale dei dipendenti può aiutare a evitare che il modulo di domanda diventa troppo lungo e scoraggiante. Fornisci un link al tuo manuale sulla tua applicazione.

Riassumi alcuni dei ruoli che i tuoi volontari svolgono, la formazione che ricevono e come ti diverti con il volontariato. Dopotutto, vuoi reclutare volontari energizzati e felici. La tua applicazione chiederà alcune informazioni piuttosto serie, quindi inizia con una faccia amichevole.

Raccogli le informazioni più vitali

Le organizzazioni non profit devono verificare con il consulente legale sulle garanzie necessarie e aiutare a redigere o approvare il modulo di domanda di volontariato.

Tali forme variano da organizzazione a organizzazione ma in genere includono almeno alcuni dei seguenti componenti. Scegli elementi a seconda della natura del tuo lavoro e della popolazione che servi.

• Informazioni di contatto, incluso un indirizzo email
• Data di nascita
• Numero di previdenza sociale (solo necessario per controlli di background o di credito)
• Contatto di emergenza, relazione del contatto, indirizzo e numero di telefono
• Lavoro precedente o esperienza di volontariato
• Il livello di istruzione più alto raggiunto
• Lingue parlate
• Limitazioni fisiche
• Attuale datore di lavoro
• Altre organizzazioni in cui il richiedente si è offerto volontario
• Descrizione della formazione o dell'esperienza che può essere pertinente alla posizione di volontariato desiderata.
• Dichiarazione e descrizione di precedenti condanne penali o reati
• Certificazioni come pronto soccorso e CPR con date di certificazione e scadenza
• Licenza di guida valida # (importante se è coinvolta la guida)
• Riferimenti: uno o più riferimenti personali con le informazioni di contatto; e uno o più riferimenti professionali o relativi al lavoro con il nome del supervisore e le informazioni di contatto
• Elenco di controllo delle competenze (elenco di abilità necessarie nelle posizioni di volontariato dell'organizzazione come computer, tutoraggio, competenze amministrative, telefonate, insegnamento, supervisione).
• Aree di volontariato preferite (elenca i lavori di volontariato regolari che il richiedente può verificare se interessati)
• Motivo del volontariato
• Come hai saputo di noi?
• Ore e giorni disponibili per il lavoro di volontariato
• Includi eventuali disclaimer dell'organizzazione. Ad esempio, è possibile includere una dichiarazione equa e pari opportunità e un elenco di requisiti per i volontari, come controlli di riferimento, interviste, periodo di prova e formazione richiesta.
• Firma del richiedente e data di firma.

Prendi in considerazione l'inclusione di un rilascio dalla dichiarazione di responsabilità che il richiedente deve firmare. Il Consiglio nazionale delle organizzazioni senza scopo di lucro ha dichiarazioni di responsabilità campione che potresti voler consultare.

Esempio di applicazione volontaria

Ecco una domanda di volontariato di base. L'esempio può aiutarti a guidarti alle informazioni che molto probabilmente desideri includere e formattazione suggerita. Naturalmente, usa l'esempio solo come punto di partenza, modificandolo per adattarsi alla tua particolare organizzazione. Vedi il campione di seguito e scarica il modello (disponibile in Google Docs e Word Online).

Passi successivi e alcune risorse

Rendere accessibile l'applicazione

La maggior parte delle organizzazioni non profit rende disponibili le loro applicazioni di volontariato online, nonché in loco. A volte possono essere inviati online o stampati per il volontario per inviare posta. Un PDF renderà il processo ragionevolmente senza sforzo.

Per un esempio di un'applicazione completa, vedi questo dal Johns Hopkins Hospital. La maggior parte delle piccole organizzazioni avrà bisogno di una forma molto più semplice per dare il via al processo.

Diffondere la rete

Considera l'uso di uno dei tanti portali di volontari per raggiungere e attrarre volontari. Questi portali ti consentono di pubblicare una descrizione e requisiti minimi del lavoro e quindi dirigere i potenziali clienti sul tuo sito Web per ulteriori informazioni. Alcuni portali aiutano persino con i controlli in background. I portali ben noti includono VolunteerMatch, tutto per il bene e idealista.

Andare oltre l'applicazione

La tua applicazione non dovrebbe essere il tuo unico strumento di screening. Assicurati di seguire un'intervista che può identificare sia gli attributi negativi che quelli positivi dei tuoi potenziali volontari. Non assumeresti mai un membro dello staff senza un'intervista approfondita. Allo stesso modo, intervistare i tuoi potenziali volontari non solo ti aiuta a metterli in una posizione appropriata, ma fornisce anche preziosi indizi sul loro background e il loro carattere.

A volte, un'intervista presenterà abilità e talenti unici che il volontario non si rendeva nemmeno conto potrebbe aiutare la tua organizzazione. È il volontario un buon scrittore, un fotografo o ha abilità artistiche? Al contrario, chiedi cosa non vuole fare il volontario. Forse il lavoro clericale non è la loro preferenza, o non desiderano svolgere lavori che già fanno nella loro vita normale. Forse vogliono sviluppare abilità specifiche o imparare qualcosa di nuovo.

La linea di fondo

Costruire una forza di volontariato affidabile per la tua organizzazione benefica non deve essere eccessivamente complicata, ma richiede un sistema. La prima parte di quel sistema è quella di fornire un modulo di domanda che può essere compilato rapidamente e inviato in modo efficiente. Impara dall'esperienza di migliaia di altre organizzazioni benefiche e crea il modulo di domanda utilizzando le migliori pratiche.