Come scrivere e -mail efficaci

Molti di noi non hanno imparato a scrivere e -mail a scuola, ma sapere come scrivere un'e -mail è un'abilità inestimabile sul posto di lavoro. Ciò è particolarmente vero per coloro che lavorano in (o cercano) lavori di telelavoro. Accanto alla buona etichetta telefonica, probabilmente non c'è abilità importante come l'e-mail quando si tratta di ottenere-e mantenere-un lavoro a casa.

Un'e-mail ben scritta rende facile per il destinatario capire e agire sul suo messaggio. Nella ricerca di lavoro, l'e-mail può precedere o addirittura sostituire la prima impressione faccia a faccia, quindi una corretta punteggiatura e un messaggio coerente è la chiave. E sul lavoro, le e -mail poco chiare causano confusione e ritardi. Segui questi suggerimenti per scrivere e -mail efficaci a colleghi, clienti, potenziali clienti, responsabili delle assunzioni e persino amici e familiari.

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Innanzitutto, considera il messaggio e il destinatario

Immagini Marc Romanelli / Getty

Un'e -mail dovrebbe iniziare nella tua mente, non con le dita sulla tastiera. Per scrivere e -mail in modo efficace, prima, considera Perché stai scrivendo. Che tipo di risposta vuoi? Che messaggio desideri impartire? Se stai richiedendo informazioni, richiedere un lavoro o indagare sulle aperture, assicurati che la richiesta di azione da parte del destinatario sia chiara.

Successivamente, considera il punto di vista del destinatario. Quali informazioni hanno bisogno per agire o comprendere il tuo messaggio? Fornire informazioni di base necessarie (ma non eccessive). Inoltre, tieni a mente l'etichetta appropriata per questo particolare destinatario. Emoticon e abbreviazioni, come OMG o LOL, non sono appropriate per le applicazioni di lavoro e la maggior parte delle e -mail aziendali.

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Scrivi una riga di oggetto e -mail descrittivo

Quando scrivi un'e-mail, non scrivere qualcosa di vago nella riga dell'oggetto come "ciao" o "lavoro di lavoro a casa" o lasciarlo vuoto. Le e -mail con questo tipo di riga dell'oggetto hanno buone possibilità di finire nella scatola dello spam del destinatario o semplicemente ignorate. Se stai facendo domanda per un lavoro, metti il ​​nome della posizione nella riga dell'oggetto. Se l'e -mail è a un collega, fai in modo che la riga dell'oggetto si riassumi lo scopo del messaggio.

Un altro vantaggio di scrivere una riga dell'oggetto descrittivo è che sarà più facile per te trovare nella tua casella di posta se hai bisogno di cercarlo in seguito. Qualcosa con una linea di posta elettronica come "domanda" non sarà utile, però.

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Saluta correttamente il destinatario

Se conosci il nome del tuo destinatario ma non conoscerli personalmente, saluta usando un titolo, ad esempio. Cara Sig.ra. Brunelli. (Usa “MS."Per le donne quando non sono sicuri se" MRS."O" miss "è appropriato.) Se non sei sicuro di genere, usa semplicemente il nome e il cognome, io.e. Caro Chris Smith. Se non conosci il nome della persona, inizia la tua email senza saluto o usa un semplice saluto, ad esempio. Ciao, saluti, caro manager, ecc.

Se l'e -mail è a un collega o a qualcun altro che conosci, usa il nome che useresti di persona o al telefono.

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Usa la grammatica e la punteggiatura corrette

È molto importante utilizzare la grammatica corretta in una e -mail. Consapevolmente o inconsciamente, i lettori penalizzano i mittenti per errori grammaticali.

• Frasi di corsa - Quando scrivi un'e -mail, non risparmiare i periodi. Quella piccola pausa dà ai lettori il tempo di ammirare i significati delle parole. Le frasi brevi consentono di più di queste piccole pause. Rompere frasi lunghe anche quando non sono tecnicamente frasi run-on.
• Virgole - Troppo o troppe virgole possono essere confuse. Impara a usare correttamente la virgola.
• Concordanza soggetto verbo - Le frasi con questo tipo di errore sono bandiere rosse per i datori di lavoro in cerca di candidati con buone capacità comunicative. Recensione delle regole per un accordo in materia-verbo.

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Controlla l'ortografia e la capitalizzazione

Usa un controllo ortografico, ma non fare affidamento su di esso. Un controllo ortografico non catturerà "loro" per "il" o "lì" per "loro" e questo tipo di errore indica la disattenzione. Non utilizzare abbreviazioni di messaggi di testo come "u" per "tu" o "tho" per "però."

Usa la capitalizzazione corretta. La maggior parte delle persone sanno di capitalizzare l'inizio della frase e dei nomi propri, ma molti non riescono a farlo nelle e -mail. Mostra che non ti dispiace prendere quella frazione extra di secondo per colpire il tasto del turno. D'altra parte, troppe lettere maiuscole possono distrarre il lettore. Evita di scrivere frasi in tutti i limiti (che molti interpretano come l'equivalente di urla di persona) e capitalizzando, solo per enfasi, la prima lettera di parole che non è all'inizio di una frase o nomi propri.

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Usa una formattazione semplice nell'e -mail

Ricorda che i programmi di posta elettronica vengono tutti in modo diverso. Ciò che sembra perfettamente allineato sul tuo schermo può funzionare insieme su qualcun altro. Per questo motivo, evita di incollare un documento di elaborazione di testi altamente formattato, come un curriculum o una lettera di presentazione, in una e-mail. Usa i documenti scritti in formato di testo semplice. 

Rendi i paragrafi brevi. Come i periodi, le pause del paragrafo danno un occhio al lettore. Qualcuno che legge e -mail su un telefono cellulare beneficerà di brevi paragrafi. Ma fai attenzione a seguire ancora le regole di base per quanto riguarda i paragrafi.

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Sii conciso

Le e -mail tortuose che seppelliscono il punto vengono presentate e alla fine dimenticate. O peggio, possono essere fraintesi. Rendi il tuo scopo chiaro, usando un linguaggio conciso.

• Elimina le parole - Scrivi con verbi attivi. "Jack mi ha inviato i moduli" usa un verbo attivo. "Le forme sono state inviate da Jack" è passivo. La forma passiva usa solo poche parole in più, ma si aggiunge. Inoltre, richiede ai lettori di riorganizzare le idee nelle loro teste.
• Attenersi al punto - Resistere alla tentazione di aggiungere informazioni o idee estranee. Salvali per un'altra e -mail.
• Usa i punti elenco - Questi consentono al tuo lettore di utilizzare indizi visivi per prendere ciò che è importante. Ma in caso di dubbi su come verranno visualizzate i proiettili, usa asterischi o trattini per creare proiettili.

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Firma e -mail in modo appropriato

Se la tua e -mail è impostata predefinita per una firma standard, assicurati che sia appropriata per la particolare e -mail che stai inviando. Le firme con dichiarazioni politiche o i nomi e le età dei tuoi figli vanno bene per l'e -mail personale, ma per il lavoro usa una firma meno personale. A seconda del tuo lavoro e del tuo datore di lavoro, potresti comunque personalizzare la tua firma e -mail con un preventivo. Scegli qualcosa di non controverso. Se stai chiedendo un lavoro, usa la tua firma per fornire informazioni di contatto appropriate senza quotazioni o personalizzazione extra.

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Rileggi/ripensamento prima di colpire l'invio

Controlla gli errori di ortografia e punteggiatura prima di colpire l'invio. Se trovi un errore in un'e -mail per una domanda di lavoro, risolvilo, quindi rileggi di nuovo prima di premere Invia. Ma anche rileggere i contenuti. Se la tua e -mail è lunga, pensa a modi per renderla più concisa. E se la tua e -mail è controversa o è stata scritta con rabbia, premi salva non inviare. Torna ad esso qualche ora o un giorno dopo e vedi se vuoi ancora inviarlo.

Questo può sembrare molto da fare prima di inviare un'e -mail, ma se stai inviando e -mail efficaci e stai organizzando in modo più efficiente la tua e -mail, scoprirai che in realtà hai più tempo non meno.