Come scrivere lettere di performance dei dipendenti di rimprovero

Le lettere di rimprovero sono lettere scritte dal manager per fornire una dichiarazione ufficiale di un problema di prestazione che un dipendente deve migliorare. Le lettere di rimprovero sono spesso un passo nel processo di azione disciplinare formale che può comportare un'azione disciplinare aggiuntiva per il dipendente fino a e compreso la risoluzione dell'occupazione se il dipendente non riesce a migliorare.

Le lettere di rimprovero sono una componente significativa nella documentazione di un problema di prestazione dei dipendenti per il dipendente e il datore di lavoro. Lettere scritte di rimprovero dichiarano chiaramente e specificamente le prestazioni che devono migliorare e le conseguenze se le prestazioni non migliorano.

Queste lettere aziendali formali generalmente seguono dopo qualsiasi tentativo di coaching verbale da parte di un supervisore. Tuttavia, vengono spesso prima di una correzione verbale al convoglio di un avvertimento verbale o di un avvertimento verbale formale. Tutti i passaggi dovrebbero concentrarsi sul problema delle prestazioni o sui relativi problemi di prestazione.

Componenti delle lettere di rimprovero

Lettere efficaci di rimprovero hanno diversi componenti in comune. Dovrebbero avere una chiara dichiarazione del problema o del problema delle prestazioni che il dipendente deve migliorare. La lettera potrebbe elencare diversi esempi di modi in cui il dipendente può cambiare le loro prestazioni per rispettare le aspettative delle prestazioni. Dare esempi fornisce al dipendente un significato condiviso per l'immagine-around del manager e delle aspettative dell'azienda.

Se pertinente, includi una sequenza temporale all'interno della quale le prestazioni del dipendente devono migliorare. Questo riferimento può essere sotto forma di una data di scadenza o di fine, in quel momento, il manager rivaluterà la performance del dipendente.

Spiega come la non performance influisce non solo i dipendenti ma il luogo di lavoro e il successo dell'organizzazione. La lettera di rimprovero dovrebbe anche fornire una chiara dichiarazione sulle conseguenze che un dipendente può aspettarsi se le loro prestazioni non riescono a migliorare come descritto nella lettera di rimprovero.

L'importanza delle firme

La firma del supervisore o del direttore del dipendente è importante quando si tratta di rimproveri. La lettera generalmente contiene una dichiarazione che la firma del dipendente rappresenta di aver ricevuto la lettera. Non indica necessariamente che sono d'accordo con il suo contenuto. Devi essere specifico nella formulazione in modo che il dipendente capisca che stanno riconoscendo la ricezione della lettera, non illegando.

Dare un'opportunità per la risposta ai dipendenti

Dovresti dare al dipendente la possibilità di rispondere alle questioni sollevate nella lettera di rimprovero. L'obiezione dovrebbe essere scritta, datata e firmata dal dipendente. Il dipendente può essere d'accordo, in disaccordo, esprimere contrizione e così via. Le confutazioni scritte dal dipendente sono allegate alle lettere originali del rimprovero.

Esempio di lettera di rimprovero

Questo è un esempio di una lettera di rimprovero. Scarica la lettera di rimprovero (compatibile con Google Docs e Word Online) o vedi sotto per ulteriori esempi.

Esempio di lettera di rimprovero n. 1 (versione di testo)

A: Jeffery Jones

Da: George Peterson

Data: 1 settembre 2018

Ri: lettera di rimprovero

Questa è una lettera di rimprovero formale per avvisarti che la tua performance non sta incontrando i livelli di contributo previsti. Nel tuo lavoro come esperto tecnico per l'assistenza clienti, le aspettative di lavoro sono state sviluppate dall'intero gruppo di esperti di supporto tecnico e dal loro manager. Ciò significa che sono lo standard accettato per le prestazioni di ciascun esperto di supporto tecnico.

Non riesci a esibirti nei seguenti modi.

• Il numero di clienti che servi in ​​una settimana è del 30% al di sotto dello standard che il resto degli esperti di supporto tecnico si incontrano.
• Il grado di difficoltà dei problemi a cui scegli di rispondere è del 40% al di sotto dello standard che il resto del personale sta raggiungendo.
• Il periodo di tempo che i clienti trascorrono al telefono con te supera il resto del personale del 25%.

Come puoi vedere, nelle tre più importanti misurazioni delle prestazioni per il tuo lavoro, non ci stai succedendo. Il tuo supervisore ti ha parlato numerose volte e hai ricevuto una formazione aggiuntiva. Di conseguenza, crediamo che non sei disposto a esibirti. Questo sta influenzando negativamente il carico di lavoro del resto del personale tecnologico.

Dobbiamo vedere un miglioramento immediato in tutte e tre le aree di performance o ulteriori azioni disciplinari fino a includere la risoluzione dell'occupazione. Abbiamo fede che puoi migliorare. Dobbiamo vedere un miglioramento immediato.

George Peterson, supervisore

Marian DeMark, direttore delle risorse umane

Esempio di lettera di rimprovero n. 2 (versione di testo)

A: Linda Rodriguez

Da: Mary Wilmont

Data: 1 settembre 2018

Ri: lettera di rimprovero

Lo scopo di questa lettera di rimprovero è di metterti in considerazione formalmente che la tua frequenza influisce negativamente sulla tua capacità di completare il tuo lavoro. Sebbene stipendiati, i dipendenti esenti non sono tenuti a lavorare ore specifiche, una settimana lavorativa di quaranta ore è standard e prevista.

Non ti sei presentato per lavoro almeno un giorno alla settimana da quando ha iniziato il tuo nuovo lavoro e stai lavorando solo trentadue ore a settimana. Il tuo manager ti ha informato della disponibilità del tempo libero FMLA per problemi medici personali o familiari. Ti ha anche chiesto se hai bisogno di un alloggio in modo da poter eseguire efficacemente il tuo lavoro.

Ha suggerito di visitare il dipartimento delle risorse umane per discutere di questi problemi e la tua partecipazione. Hai rifiutato tutte e tre le opportunità che abbiamo offerto di aiutarti a migliorare queste scarse prestazioni.

La realtà è che non puoi svolgere il tuo lavoro in meno di quaranta ore. Ti mancano le scadenze per i tuoi incarichi di lavoro e il tuo ritardo influisce negativamente sul lavoro dei colleghi del dipartimento di marketing. Mancano le loro scadenze a causa della tua incapacità di esibirsi. 

Inoltre, il tuo lavoro incompiuto quando assegnato ai tuoi colleghi sta mettendo i loro carichi di lavoro in sovraccarico poiché hanno già un lavoro che richiedono quaranta ore di lavoro a settimana. Questo è ingiusto e non tollereremo questi impatti negativi sul posto di lavoro a partire da ora. 

Dobbiamo vedere un miglioramento immediato della tua partecipazione o interromperemo il tuo lavoro. Ciò significa che devi partecipare al lavoro cinque giorni alla settimana. Se non riesci a partecipare al lavoro cinque giorni alla settimana, non puoi raggiungere gli obiettivi per i quali sei stato impiegato.

Le nostre politiche di riposo a pagamento standard ti danno sei giorni di malattia retribuiti e due giorni di congedo personale che devi usare per un anno. È necessario richiedere i giorni di vacanza in anticipo.

Hai già usato quattro dei tuoi giorni di malattia e tutti i tuoi giorni personali con le tue attuali assenze. Non abbiamo intenzione di darvi più tempo. Questo ti lascia solo due giorni di malattia e il tuo tempo di vacanza pagato che devi richiedere in anticipo.

Se hai un'assenza al di sopra del tuo tempo libero disponibile, interromperemo il tuo lavoro. Speriamo che tu capisca quanto sei vicino a perdere il lavoro. Non riceverai più avvertimenti.

Saluti,

Mary Wilmont, manager

Thomas Credence, direttore delle risorse umane

Riconoscimento dei dipendenti della ricevuta

È importante creare una scia di azioni di rimproveri dei dipendenti. Questo processo consente la creazione di prove che il dipendente ha ricevuto un'adeguata preavviso di problemi e passi, come consulenza, non è stato preso per porre rimedio alla situazione.

Un semplice riconoscimento della ricevuta per la guida chiarisce che il dipendente ha ricevuto un rimprovero.