Come puoi beneficiare di un audit del progetto

Ogni progetto può beneficiare di un audit di volta in volta. Ma non preoccuparti, non è così spaventoso come sembra. Un audit del progetto è il luogo in cui una persona imparziale esamina il tuo progetto e fornisce indicazioni su ciò che potrebbe essere fatto in modo diverso per migliorare le sue possibilità di avere successo. Questo articolo spiega tutto e ti porta attraverso come prepararti per un audit del progetto.

Quanto è formale un audit di progetto

Un audit del progetto è normalmente un esercizio formale. L'equivalente informale è normalmente chiamato una revisione tra pari. È qui che un collega esamina il tuo progetto e la documentazione associata e ti dà un feedback su dove dovresti passare un po 'più di tempo.

Gli audit del progetto sono formali in quanto di solito hanno una serie definita di domande e sono realizzati da qualcuno che fa quel tipo di cose regolarmente.

Chi esegue gli audit del progetto

La persona che fa il tuo audit del progetto potrebbe essere un altro project manager (probabilmente qualcuno con una grande esperienza nella gestione di progetti) ma è più probabile che sia qualcuno dell'ufficio del progetto che gestisce frequentemente gli audit.

Sarà qualcuno che può considerarsi imparziale, quindi non sarà il tuo manager di linea o sponsor del progetto. Potrebbe anche essere una squadra di persone, a seconda delle dimensioni del progetto.

Come prepararsi per un audit di progetto

La prima, e principale, cosa da organizzare è avere copie della documentazione del progetto per il revisore da rivedere. Se hai un coordinatore del progetto, chiedi loro di mettere insieme un pacchetto di documenti (preferibilmente elettronici). Dovresti avere tutte le tue informazioni facilmente accessibili, ma anche se lo fai, questo passaggio può comunque richiedere del tempo. Come minimo, assicurati di avere il piano di progetto, il registro dei rischi, il registro delle emissioni, il budget e la pianificazione disponibili per il revisore.

Chi ha bisogno di essere coinvolti

Questo dipende dal tipo di cose che il revisore vuole guardare. Tu, come project manager, dovrai trascorrere un po 'di tempo con loro. Aspettatevi che anche i membri del tuo team vengano chiamati per chattare con il revisore.

Tieni presente che più a lungo trascorrono a lavorare su compiti relativi all'audit, meno tempo hanno per il lavoro del progetto, quindi potresti dover riprogrammare alcune attività e lavorare più lentamente durante il periodo di audit.

Quanto tempo impiega un audit di progetto

Non esiste un periodo di tempo fisso per un audit del progetto. Su progetti di grandi dimensioni, scoprirai che ci vuole molto più tempo. Su piccoli progetti, il revisore potrebbe essere fatto entro poche ore. Non appena sai che il tuo progetto verrà controllato, chiedi al tuo team di audit per quanto tempo prevedono il loro lavoro di lavoro.

Cosa cerca l'audit

Se l'audit è stato chiamato a causa di una particolare preoccupazione, come l'incapacità di colpire obiettivi di qualità, allora aspettati che sonnirà profondamente quell'area. Un audit di routine esaminerà ampiamente le diverse aree della gestione del progetto e i risultati su cui il progetto sta lavorando. Coprirà il tempo, il costo e la qualità del progetto e il coinvolgimento degli stakeholder.

L'obiettivo dell'audit è scoprire se il progetto raggiungerà i suoi obiettivi o no. Se il revisore ritiene che in base alle prestazioni attuali il progetto non raggiungerà tali obiettivi, lui o lei presenteranno raccomandazioni per l'azione.

Le raccomandazioni dipendono da ciò che si trova

Le raccomandazioni nella relazione del revisore dipenderanno da ciò che hanno trovato. Aspettatevi che siano positivi e formulati in un modo che dovrebbe permetterti di adottarli facilmente. Dovrebbero essere pratici.

Ad un estremo, il revisore può raccomandare che il tuo progetto sia chiuso, anche se ciò accadrebbe solo se ritenessero che non vi fosse alcuna possibilità che qualsiasi progetto di progetto da questo punto in avanti fornisca qualsiasi tipo di valore per l'organizzazione.

Guarda il controllo del tuo progetto come un'esperienza positiva. Dovrebbe darti un avvertimento precoce di tutti i segni che il tuo progetto è nei guai ed è un'opportunità per lavorare con un professionista esperto. L'implementazione dei loro consigli dovrebbe rendere te, il tuo team e il tuo progetto di maggior successo, e questo può essere solo una buona cosa.